Como organizar uma excursão: o que você precisa saber? Como organizar uma excursão: o que você precisa saber?
Organização de Eventos

Como organizar uma excursão: o que você precisa saber?

Se você trabalha com o setor de turismo ou eventos, certamente já se perguntou como organizar uma excursão, correto? A tarefa costuma ser bastante trabalhosa, mas igualmente recompensadora quando o profissional encontra as estratégias corretas. Com tantas responsabilidades envolvidas, você deve criar um planejamento cuidadoso. 

Faça uma série de pesquisas com antecedência e busque aprimorar seus conhecimentos sobre as questões econômicas do mercado. O plano de viagem baseado em uma estrutura eficiente transforma a experiência dos viajantes em algo inesquecível e capaz de destacar o serviço oferecido. 

Quer saber mais? Vamos mostrar tudo o que você precisa entender na hora de fazer uma excursão de sucesso. Se você tem interesse nesse assunto, continue a leitura e confira agora mesmo!

O que é uma excursão?

A excursão faz muito sucesso como um dos principais modelos de viagens no Brasil. Esse tipo de roteiro permite conhecer novos lugares com um grupo de pessoas. Uma das principais vantagens é o custo-benefício que se mostra como um dos melhores do mercado de turismo.

O viajante que procura por uma excursão deseja fazer novas amizades, ter companhia para os passeios e uma organização otimizada. A melhor parte de tudo é receber o melhor cronograma em mãos sem precisar se preocupar com questões cansativas, como a busca por transportes, reservas em pontos turísticos, alimentação ou pesquisas sobre os riscos do destino.

Além disso, ter um guia informando sobre cada passo faz toda a diferença no resultado final da experiência. Como o trabalho de organização lida diretamente com o público, você precisa ter algumas características específicas, como liderança, simpatia, calma na hora de resolver imprevistos e proatividade.

Mercado de turismo 

Outra questão muito importante envolve o conhecimento sobre os dados do mercado turístico e do setor hoteleiro. Mesmo em tempos de grave crise no país, a área segue se destacando com algumas adaptações. É preciso estudar toda a logística sobre como organizar uma excursão para encontrar as opções adequadas com a intenção de posicionar seu negócio como uma referência do segmento.

Por mais que você seja articulado e interessado em tudo que envolve viagens, o crescimento do profissional depende também de estudar as necessidades do mercado para criar estratégias com resultados em longo prazo. 

As pesquisas e a capacitação profissional são os maiores investimentos que um organizador pode fazer. Por isso, coloque em seu currículo cursos alinhados com os objetivos do serviço que agregam valor ao trabalho. 

Como organizar uma excursão de forma estratégica?

Organizar uma excursão é um processo complicado. Afinal, todas as etapas exigem uma série de decisões importantes que impactam diretamente os passageiros. O grande segredo está em começar os preparativos com o máximo de antecedência possível para encontrar as melhores condições de viagem.

Tenha uma base do que é possível oferecer em seus roteiros para otimizar o trabalho. Assim, se torna mais simples ajustar as condições de acordo com as preferências dos grupos. Lembre-se de que o monitoramento do tempo será um dos principais aliados na conquista de um serviço eficiente. 

Não importa qual seja o número de participantes, alguns cuidados representam o ponto inicial do trabalho. Com toda certeza, procurar por preços atrativos é uma de suas prioridades. No entanto, tenha muita atenção com as escolhas. Nem sempre o menor custo vai oferecer o conforto e o suporte necessário.

As análises de segurança também devem ser extremamente cuidadosas. Saiba que esse é um dos quesitos que mais contam pontos para a decisão de compra de uma excursão. Muitas pessoas idosas, por exemplo, buscam por essa forma de viajar, exatamente por se sentirem mais tranquilos com o suporte oferecido. 

Fique de olho ainda em questões burocráticas, como as condições do contrato, seguros, indicação dos roteiros, características e prazos de pagamentos. Tudo isso precisa ser pesquisado antes de fechar negócio com os participantes da vigem. Quanto maior for o detalhamento do processo, menor será a chance de imprevistos durante o trajeto. 

O controle absoluto de todos os passos ao organizar uma excursão ajuda muito no momento de criar um orçamento. Como você pode imaginar, os gastos são muitos e precisam ser calculados de forma correta para garantir a tranquilidade com pedágios, taxas extras de hospedagem, aluguéis e alimentação. 

Claro que não é necessário ter todas as repostas na ponta da língua, mas é muito importante se preparar e conhecer as particularidades que, muitas vezes, são negligenciadas por um viajante tradicional.

Um esquecimento durante essa etapa pode se transformar em um grande transtorno responsável por atrapalhar a diversão e render comentários negativos sobre o desempenho da organização. 

Para onde deve ser o destino da excursão?

O destino da excursão é uma das chaves para oferecer um trabalho diferenciado. Por isso, a escolha deve ser feita com base nos estudos sobre o perfil do público-alvo. Considere, inicialmente, se o roteiro será voltado a lugares românticos, cheios de aventuras, tradicionais, praianos ou em experiências gastronômicas.

Outra opção que desperta o interesse dos clientes é fazer um grande combinado com atrações para todos os gostos e idades. Alguns lugares são de alta temporada o ano inteiro e repletos de atrações democráticas. Essa tática ajuda muito a fugir dos preços altos dos períodos de férias sem perder os melhores passeios. 

Pesquise muito sobre o destino escolhido em sites especializados. O ideal é ler as avaliações online sobre as definições do trajeto e os possíveis imprevistos que podem surgir ao organizar uma excursão. Use as ferramentas do Google para fazer anotações sobre horários de funcionamento, preços das atividades, recomendações dos viajantes e endereços.

Não se esqueça de conferir sempre se as informações estão atualizadas antes de montar o roteiro oficial. Com isso, você consegue oferecer diferentes pacotes para atender a todos os tipos de orçamentos dos viajantes. A estrutura de logística também interfere diretamente na forma como o serviço costuma ser oferecido. 

Então, fique de olho na necessidade de descolamento entre os pontos que serão visitados. Adequar o tempo com inteligência é fundamental. Ninguém merece passar uma viagem inteira conhecendo a estrada, não é mesmo?

Fazer um planejamento desse quesito se transforma em uma das principais funções do organizador. Ainda que o grupo descubra novos pontos interessantes durante a excursão, o destino oficial precisa ser respeitado minuciosamente. Essa regra mostra o profissionalismo da empresa e fortalece o relacionamento com o público.

Como definir a data e o horário da excursão?

A data e o horário da excursão devem ser definidos com bastante antecedência. Com essas informações em mãos, fica mais fácil partir para os próximos passos da organização. Caso seja necessário reservar hotéis, por exemplo, a confirmação das datas se torna essencial na hora de definir os custos, verificar a disponibilidade de hospedagem e outros serviços. 

O ideal é buscar as reservas dois meses antes da viagem. Diante desse prazo, você consegue negociar bons descontos de acordo com o número de participantes. Em épocas mais movimentadas no setor turístico, como os meses de julho e janeiro, tenha mais atenção com o fechamento de datas.

Os locais concorridos costumam ficar lotados e dificultam a vida de quem comanda grupos grandes. Quando algum serviço não está disponível nos horários estipulados, a recomendação é fazer um planejamento com um plano B ao organizar uma excursão. Discutir com o grupo uma segunda opção de data melhora as condições de reserva e evita frustrações em longo prazo.

A questão do horário precisa ser respeitada por todos os viajantes. No momento de montar o cronograma, o organizador deve sempre colocar um tempo de tolerância em cada atividade para evitar problemas. Porém, torna-se indispensável ser rigoroso com a programação com o intuito de evitar prejuízos em outras reservas. Isto é, quando um participante atrasa, o planejamento perde a eficiência e pode gerar uma série de taxas extras. 

Como escolher e personalizar os roteiros da excursão?

Como já falamos, o roteiro é parte fundamental para organizar uma excursão de sucesso. De nada adianta criar uma estrutura completa se o itinerário não oferecer uma boa experiência do lugar. O ideal é atender às expectativas dos participantes sem deixar a qualidade do serviço de lado.

Para surpreender de forma positiva, você precisa ir muito além dos pontos turísticos. É evidente que os locais mais comentados devem ser visitados, porém, quando opções de lazer são adicionadas ao cronograma, a viagem ganha mais diversão.

Diante disso, o grupo pode se conhecer melhor e ainda realizar atividades de acordo com as suas preferências. O preparo adequado permite aproveitar o tempo, economizar dinheiro e ter tranquilidade para resolver qualquer tipo de interferência.

Tenha cuidado também com a sobrecarga de passeios. Por mais que o destino seja repleto de atividades, torna-se necessário dividir as atrações de forma estratégica. Veja algumas questões que devem ser avaliadas:

  • quantidade de crianças ou idosos no grupo;

  • locais para alimentação; 

  • possibilidade de primeiros socorros;

  • acessibilidade; 

  • espera em filas; 

  • duração de cada atividade; 

  • abertura das atrações em dias de chuva;

  • possibilidade de cancelamento. 

Todas essas informações são decisivas para garantir que tudo aconteça conforme o esperado. Outro ponto que deve ser observado cuidadosamente é o objetivo principal da viagem. São inúmeras possibilidades e o grupo pode ter a intenção de aproveitar os pontos turísticos, conhecer museus, participar de um evento específico, peregrinar pelas igrejas da região ou visitar clubes e festas típicas. 

Tendo essa base como pano de fundo do seu trabalho, os roteiros personalizados ganham detalhes especiais de acordo com a intenção dos participantes e exigem um conhecimento profundo na hora de definir os melhores serviços terceirizados.

Como controlar o número de pessoas e inscrições?

O número de participantes da excursão é um fator que determina outras decisões importantes. A partir disso, você consegue avaliar o melhor meio de transporte, a necessidade de reservas de hospedagens e os principais cuidados com a estrutura geral.

Estabeleça um prazo para o encerramento das inscrições para evitar alterações de última hora no processo logístico. Também é essencial que você tenha um limite de viajantes. Sendo assim, diminuem as chances de problemas com a administração do roteiro e de questões burocráticas.

Esse tipo de cautela funciona como um verdadeiro divisor de águas no momento de realizar a contagem dos participantes antes e depois das paradas. Nada de prometer uma estrutura repleta de atrativos que podem complicar o conforto do grupo.

Saiba que é melhor impressionar com qualidade do que receber avaliações negativas com passos maiores do que as pernas. Monitore os dados recebidos para reforçar o cuidado com os inscritos e ter uma boa noção do grau de liderança.

Além do mais, essas informações se tornam essenciais na reunião de seu material corporativo sobre organizar uma excursão bem-sucedida. Pense em ações futuras de divulgação com foco no relacionamento do pós-viagem. O contato de pessoas que já experimentaram o serviço pode ajudar em diversas situações de marketing que trazem retorno positivo no segmento de mercado.

Como escolher uma empresa para fretar o transporte?

Os serviços terceirizados que fazem parte do pacote da excursão são uma das maiores preocupações de quem trabalha com organização. Por esse ângulo, o fretamento do transporte precisa ser realizado com bastante cautela.

Seja um ônibus, van ou carro particular, você precisa fazer uma pesquisa sobre os serviços oferecidos e a recomendação de outros clientes. Lembre-se de que a forma como a empresa trata os viajantes será uma parte importante da experiência total da viagem. Por isso, veja alguns detalhes para ficar de olho antes de escolher a melhor opção: 

  • conforto;

  • responsabilidade;

  • experiências anteriores;

  • segurança;

  • referências sobre os motoristas;

  • documentação em dia; 

  • detalhes da última revisão;

  • formas de pagamento;

  • condições do veículo; 

  • planejamento contra imprevistos.

Durante as pesquisas, separe, pelo menos, três opções para conhecer a fundo e conversar sobre o orçamento. É muito importante ter em mente que nem sempre o nome mais famoso representa melhor atendimento. Por isso, além de ler as avaliações, se torna indispensável procurar por reclamações ou possíveis processos contra as empresas. 

Outra questão que precisa ser avaliada ao organizar uma excursão é o posicionamento nas redes digitais. Esse tipo de trabalho mostra diretamente o conceito do negócio diante do público. Se você quer encontrar opiniões genuínas dos clientes, certamente, as páginas virtuais são uma ótima solução. A interação diante dos comentários ajuda a tirar muitas dúvidas sobre o processo operacional. 

A partir disso, por exemplo, é possível avaliar como a empresa resolve as reclamações que geram as principais crises. Caso seja possível, durante a negociação, visite a sede da empresa ou tenha um encontro com o responsável. A medida traz mais segurança na assinatura e ajuda a tirar todas as suas dúvidas.

O processo de assinatura do contrato também precisa ser feito nos mínimos detalhes. Você precisa se certificar que a empresa oferece soluções caso algum imprevisto aconteça. Imagine só se o motorista contratado é acometido por um problema de saúde e não pode cumprir o serviço? Seu grupo seria prejudicado até conseguir uma alternativa na mesma linha. 

Obviamente que essa responsabilidade não pode ser direcionada ao seu negócio. Por esse motivo, coloque uma cláusula no contrato contra imprevistos desse tipo e peça informações sobre o possível substituto do condutor oficial. As taxas são outro ponto que você deve ficar de olho para não ter nenhuma reclamação do público. 

As empresas de fretamento mais confiáveis são as que prestam assistência completa. Verifique o conhecimento do motorista sobre o destino específico. Informações adicionais, nesse momento tão importante, fazem muita diferença nos resultados da viagem. 

Durante o processo de negociação do serviço, já é possível avaliar o método de atendimento e a postura dos profissionais diante dos problemas. Não se esqueça que nenhuma excursão está imune aos imprevistos. Porém, saber que existe um suporte atencioso na resolução das situações garante a tranquilidade do trabalho.

Valores cobrados 

O cuidado com o financeiro da excursão é uma das responsabilidades mais importantes. A função do organizador deve ser guiada por disciplina e bom senso para que o trabalho alcance o objetivo. Calcule todos os custos com despesas antes de decidir o retorno de lucros. É indispensável ter uma conta bancária específica da empresa e monitorar o orçamento em todos os momentos. 

Agregar valor a viagem representa despertar o interesse dos clientes de imediato. Com as estratégias corretas, as pessoas passam a enxergar os pagamentos como um verdadeiro investimento e não apenas como mais uma despesa da viagem. Sempre que possível aposte em promoções com a intenção de fidelizar os participantes. No segmento de turismo, o famoso compre um e leve dois costuma funcionar muito bem. 

Faça um planejamento de marketing com base nos meses menos concorridos do ano. Trabalhe a opinião do cliente por meio de brindes especiais, programas de vantagens e descontos em próximas compras. Algumas experiências ocasionais também podem ser extremamente vantajosas no posicionamento do serviço. 

Por exemplo, em uma excursão para uma festa, o organizador pode oferecer um vale bebida grátis durante o trajeto para os passageiros. Esse tipo de cuidado conta muitos pontos no momento de recomendar uma empresa ou decidir repetir a dose em um novo roteiro. 

Como manter uma boa relação com os participantes e as empresas contratadas?

A forma como você se relaciona com todas as pessoas envolvidas no trabalho é determinante para o sucesso. O organizador precisa ter em mente que a sua forma de conduzir a viagem transforma o serviço em algo positivo. O trajeto até o destino, muitas vezes, pode ser longo.

Por isso, ser acessível a todos os envolvidos funciona como um suporte às necessidades. Motive os participantes a manterem o mesmo espírito de coletividade. O último desejo de quem compra uma excursão é ver desentendimentos ou um clima pesado. Dessa forma, crie atividades que promovam o entrosamento.

A prática se mostra muito eficiente com grupos de características diferentes. Tenha uma cartilha de recomendações e mantenha sempre sua palavra. Credibilidade é o ponto-chave para o crescimento do seu negócio. Responda a todas as dúvidas e seja claro na hora de repassar as regras de horários.

Logo, a decisão de compra se transforma diretamente no reflexo do atendimento oferecido. Outro fator decisivo envolve estudar a fundo as informações sobre os passageiros. O objetivo principal dessa pesquisa deve ser evitar constrangimentos ou situações de conflito.

Passar confiança mostra referência ao grupo e, por essa questão, tenha o máximo de empenho para corresponder às expectativas. Caso os seus estudos sobre o destino não sejam suficientes, não hesite em contratar um guia turístico. O mais importante é promover uma viagem tranquila e completa.

As recomendações de pesquisa são as mesmas dos outros profissionais terceirizados. No entanto, você deve ter atenção no momento de verificar se o guia está cadastrado no Ministério do Turismo. Uma opção qualificada e com um bom currículo traz muitas vantagens aos participantes que podem aproveitar ao máximo todos os lugares.

Como vender a excursão? 

Mostrar seu serviço ao público de maneira eficiente é uma questão que desperta muitas dúvidas. Com a influência da internet na rotina de compra atual, a empresa que não se destaca nas redes sociais acaba perdendo mercado e, consequentemente, vendas significativas.

Uma estratégia de marketing digital bem direcionada vai muito além de apenas uma foto na página oficial. É preciso ter um cronograma conforme o perfil dos clientes para alcançar resultados positivos. A grande cartada, nesse caso, envolve conhecer profundamente as brechas do segmento e as necessidades de atendimento. 

Se posicione sobre o valor do serviço oferecido para conquistar um longo alcance de divulgação. Escolha os canais corretos sem deixar de lado a linguagem que se adapta aos potenciais viajantes. Monte um calendário de conteúdo que seja interativo. Nada de postar e abandonar os comentários.

O retorno nas mídias digitais é um passo muito importante na visão de quem faz o negócio girar financeiramente. Como já falamos, uma avaliação positiva na internet pode ser um diferencial que faz o sucesso de um serviço. Por outro lado, impressões negativas afastam os clientes indecisos sobre a contratação. 

Direcione seus esforços para converter visitantes em leads com base na qualidade do trabalho. O famoso boca a boca em excursões também é um fator determinante. Clientes satisfeitos compartilham suas experiências na rede de amigos e ajudam bastante a vender os pacotes virtualmente. 

Agora, você já sabe como organizar uma excursão e entendeu que oferecer um serviço de qualidade envolve diversos cuidados a serem tomados em um planejamento estratégico. Lembre-se de que as responsabilidades envolvidas exigem um perfil de liderança do organizador. Ao lidar com o público, é preciso ter estrutura para se construir um relacionamento de confiança, impulsionando, assim, o crescimento do negócio. 

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