Eventos evangélicos podem ser um sucesso, mas para isso é necessário caprichar na organização. Muitos organizadores acreditam que incorporar um coffee break simples é uma forma inteligente de acolher e engajar as pessoas – e estão certos! Porém, trata-se de algo que demandará tempo para o planejamento e a aquisição de alguns itens.
Entretanto, essa questão não deve ser motivo para simplesmente desistir desse detalhe: quando o evento dura algumas horas, uma pequena pausa é fundamental para que as pessoas possam relaxar a mente e voltar com total atenção. Aliás, o termo “coffee break” pode ser traduzido para o português como “pausa para o café”, apesar de, na prática, representar muito mais que isso.
Se você está organizando um evento evangélico e a parte do coffee break anda tirando seu sono, saiba que ele realmente merece atenção. Afinal, é como se estivéssemos tratando de um evento à parte inserido em outro. Mas, não se angustie! Listamos abaixo algumas dicas que podem ajudá-lo nessa missão.
Saiba a quantidade de pessoas
A disposição da mesa, a quantidade de alimentos e até mesmo o tempo de duração do coffee break são fatores que estão diretamente ligados à quantidade de pessoas envolvidas no evento. Uma vez conhecido esse dado, é necessário trabalhar com uma margem de segurança e calcular a quantidade de comida a ser providenciada.
Normalmente, usa-se como base cerca de 5 salgados, 3 doces, 1 fruta e 300ml de bebida por pessoa. É claro que existem variações para mais e para menos, mas um acaba compensando o outro. Com relação ao tempo, para eventos pequenos, normalmente 15 a 20 minutos são suficientes. Já se for o caso de centenas de pessoas, pode ser que esse período se estenda em até 40 minutos.
O importante é ter bom senso para que, nesse intervalo, as pessoas relaxem, conversem e se sirvam com tranquilidade, sem perder o foco do evento ou ficar entediadas por esperar demais. Portanto, se você já conhece a quantidade de pessoas, comece a pensar nessas questões.
Escolha bem o local para o coffee break simples
Uma vez conhecidas as quantidades, é importante pensar no local onde os itens serão servidos. Ele deve ser condizente com a quantidade de pessoas sem ser amplo demais, pois se trata de um momento também de interação, o que sugere proximidade entre as pessoas. Além disso, servir o coffee break próximo ao lugar onde acontece o evento principal evita que os convidados percam muito tempo com deslocamentos.
O local escolhido deve dispor de uma mesa, geladeira, fornos… a arrumação fica por conta de quem organiza o evento: uma toalha de cor clara, louças harmoniosas e descartáveis para que os convidados possam se servir são itens indispensáveis.
Defina o cardápio de acordo com o horário
O horário do intervalo interfere diretamente no cardápio escolhido. Um coffee break pela manhã sugere itens mais relacionados ao café da manhã. À tarde, já se pode ousar um pouco mais, com a presença de bolos mais elaborados, por exemplo. Se o evento for à noite, um coquetel é uma boa pedida.
Além disso, existem algumas linhas de cardápios a seguir e você precisa definir qual será a utilizada. Para isso, é importante conhecer o perfil do público participante. Agradar a todos é impossível, mas agradar à maioria, nesse caso, é fundamental. Por que não aproveitar algumas ideias?
Cardápio saudável
Eventos religiosos normalmente levam em conta o bem-estar das pessoas. Dessa forma, o coffee break se torna uma ótima ocasião para reforçar a necessidade de alimentar-se de forma saudável e consciente. Criar um cardápio que reúna sabor e poucas calorias é algo totalmente possível. Além disso, uma seleção de itens pobres em sódio, gorduras e açúcares demonstra preocupação dos organizadores com a saúde e particularidades alimentares do público (como as de diabéticos, hipertensos, entre outros).
Leite desnatado, sucos naturais e torradas integrais são indispensáveis nesse contexto. Para complementar, pode-se oferecer uma pequena porção de salada de frutas. O café e o chá são adoçados a gosto do convidado.
Cardápio básico
É possível reduzir os custos do coffee break sem torná-lo sem graça. As bebidas podem se resumir a chá, café e água. Para comer, três opções de salgados e duas de doces são mais que suficientes. Entretanto, quando os itens disponíveis são mais simples, é necessário complementar o evento com uma bela decoração. Portanto, combine cores e itens decorativos na hora de arrumar a mesa.
Cardápio temático
Quando o evento acontece em dezembro, por exemplo, há a opção de organizar um coffee break com motivos natalinos. As opções de comidas servidas seguiriam esse enredo. O cardápio natalino sugere rabanadas, frutas e outras guloseimas que costumam aparecer em nossa mesa uma vez ao ano.
Outra ideia também é escolher itens que combinem com a estação do ano. Trata-se de uma excelente maneira de tornar o evento ainda mais marcante para o público. Citamos esses exemplos, mas isso não significa que um cardápio temático não possa ser incorporado a outras épocas do ano. Basta ser criativo e aproveitar oportunidades.
Oriente os participantes
Para que todos possam realmente curtir o momento, é importante manter a organização. Sendo o número de pessoas grande, talvez o melhor a fazer seja organizar uma fila para que cada um se sirva à mesa e imediatamente se afaste. Pessoas que ficam o tempo todo encostadas à mesa enquanto outras tentam apenas pegar um mero salgadinho se tornam verdadeiros inconvenientes.
Tal comportamento irrita os demais e acaba com o clima de harmonia e descontração que o coffee break sugere. Ao término da pausa, é importante orientar as pessoas para que retornem ao local do evento. Imagine se cada um dos convidados tivesse a “brilhante” ideia de esperar os demais saírem para atacar o que sobrou da mesa. O evento ficaria atrasado e o momento de interação se tornaria uma verdadeira batalha por comida.
Organizar um coffee break simples requer criatividade e bom senso na hora de planejar. Afinal, independentemente do tamanho do evento, o público merece uma mesa bem-arrumada e um cardápio bem elaborado. Prestando atenção a todos esses itens, tenha certeza de que seu evento será um sucesso!
Se este post foi útil para você, não deixe de ler também nosso post sobre a organização do coffee break em congressos.
Caso queira cadastrar-se gratuitamente em nossa plataforma e usufruir nossos incríveis benefícios, clique no botão abaixo agora mesmo!
- Plataforma gratuita para eventos gratuitos! Use todos os benefícios com custo ZERO
- Aplicativo de Check-in com leitura de QR-Code, acabou de uma vez por todas a complicação no credenciamento
- Página própria e personalizada do seu evento para receber inscrições e disponibilizar mais informações
- Pagamentos fáceis e seguros, o mais alto padrão de segurança: criptografia avançada + PCI Compliance
- Comunicação com participantes de forma automatizada e efetiva
- Divulgação facilitada, com sua própria página, divulgue ela tranquilamente em todos os seus canais
- E muito mais!
