Como manter a organização de um evento enquanto ele é realizado?

A organização de um evento exige muito trabalho, desde o momento da pré-produção até depois do encerramento. São necessárias muitas reuniões para planejar as etapas da produção, definir os papéis de cada membro da equipe, determinar como será feita a divulgação, entre outros processos necessários para que o evento seja um sucesso.

Mas é no dia da realização que a movimentação se torna mais intensa, já que tudo o que estava escrito no papel deverá ser posto em prática. Neste momento, desde a montagem dos equipamentos até a recepção dos convidados devem estar sob controle para que o evento saia como o esperado. E é claro que tudo isso exige uma boa coordenação por parte dos organizadores.

Se você quer saber como manter tudo sob controle durante o evento, leia os 5 passos que indicamos abaixo!

1. Faça uma checklist

No dia do evento, é muito importante ter em mãos uma checklist com tudo o que deve ser averiguado para o bom andamento da produção. Assim você garante que não vai se esquecer de nenhum aspecto da organização e que tudo estará na mais perfeita ordem.

Inclua nessa lista mesmo as coisas pequenas, que podem se tornar grandes problemas se forem deixadas de lado. Alguns passos que devem ser listados são as atividades de montagem dos equipamentos, a chegada de materiais, o trabalho dos fornecedores e as tarefas das equipes de produção.

2. Esteja em contato com sua equipe

O contato entre os membros de uma equipe é um passo muito importante para a organização de um evento. Dessa forma, você garante que todas as tarefas estarão alinhadas e evita problemas de comunicação, que costumam gerar grandes prejuízos na produção.

Uma saída simples é investir em rádios de comunicação, que podem ser alugados. Caso não queira gastar dinheiro do seu orçamento com isso, crie um grupo no WhatsApp e inclua todos os organizadores.

3. Mantenha-se informado sobre os fornecedores

É fundamental ter uma agenda com os contatos de todos os fornecedores que estão participando da organização do evento. Dessa maneira, você pode se comunicar a qualquer momento para saber como está o andamento das atividades e manter sob controle o trabalho deles. Essa atitude permite prever quaisquer problemas, como os atrasos.

4. Organize o credenciamento de participantes

Quanto maior for o seu evento, maior deve ser o número de organizadores encarregados pelo credenciamento dos participantes, com o objetivo de evitar longas filas desorganizadas. Além disso, lembre-se de abrir o credenciamento antes do início das atividades para que as pessoas não percam nenhum momento.

Se você precisar fornecer crachás para os participantes do seu evento, nós indicamos utilizar o serviço de gerenciamento de etiquetas da E-inscrição, que torna essa tarefa mais rápida e prática.

E para otimizar a entrada e agilizar o credenciamento dos participantes, uma ideia é utilizar o mecanismo de leitura de QR Code. A E-inscrição também oferece esse serviço, com seu aplicativo de check-in

5. Esteja pronto para lidar com imprevistos

Esta é uma das dicas mais importantes, já que os imprevistos podem acontecer até mesmo nos eventos mais organizados. Os tipos mais comuns são atrasos na entrega de materiais, ausência de convidados e falhas nos equipamentos. Por isso, sempre tenha um plano B para cada uma dessas situações.

Quer aprender mais sobre a organização de um evento? Siga a E-Inscrição no Facebook e fique ligado em nossos posts!

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