Saber delegar funções é uma habilidade indispensável na organização de um evento na igreja – e em qualquer outra modalidade ou lugar – uma vez que proporciona produtividade, evita a sobrecarga de funções, possibilita uma maior organização e um maior controle sobre todas as etapas do evento.
Além disso, ao delegar funções, você aumenta a eficiência do trabalho e, como consequência, oferece aos participantes a melhor experiência.
Neste artigo, vamos te mostrar como delegar as funções na organização de um evento na sua igreja da melhor forma possível. Continue conosco!
#1 Distribua funções que sejam coerentes para cada voluntário
Em primeiro lugar é importante que, dentro de uma equipe, você saiba reconhecer quais são as habilidades que se destacam em cada um para que assim, possam ser aproveitados ao máximo o potencial de cada voluntário.
Para os voluntários mais comunicativos, por exemplo, destine a função da recepção ou do credenciamento durante o evento ou até do atendimento aos inscritos na etapa pré-evento.
Para os voluntários analíticos e com experiência nos negócios, destine a função relacionada aos pagamentos e à organização e gestão de dados.
#2 Tenha cuidado para que ninguém fique com muitas tarefas ou com a ausência delas
Embora a produtividade seja importante quando falamos em organização de um evento na igreja, é importante que ninguém fique sobrecarregado – é justamente esse o maior objetivo da delegação de funções.
Essa é, portanto, uma dica valiosa: zele para que as funções sejam distribuídas com coerência, para que todos os voluntários possam trabalhar com excelência e da melhor forma possível. Afinal, somente um trabalho bem feito proporciona resultados positivos.
#3 Confie nas pessoas para quem você delegou tarefas
Um erro bastante comum quando falamos em delegar funções, é que o responsável distribua as tarefas a cada voluntário, mas não dá a eles a liberdade necessária para trabalhar.
A dificuldade aqui está justamente na falta de confiança do gestor desse evento em relação à sua equipe, o que acaba dificultando o desempenho de cada um e o progresso do próprio evento.
Um gestor de sucesso é aquele que delega funções, transmite as informações necessárias, passa um treinamento completo e, por fim, confia no trabalho de seus voluntários.
#4 Alinhe cada função e treine os voluntários
Depois de delegar funções para cada um dos voluntários, chegou uma das partes mais importantes para o sucesso da equipe de voluntários em eventos cristãos: é hora do treinamento!
É importante ressaltarmos que, apesar de muitas pessoas terem habilidades naturais e intrínsecas, ainda assim o treinamento é fundamental para que tudo saia conforme o planejado.
Por isso, separe um tempo intencional para treinar todos os seus voluntários, alinhando-os conforme o objetivo central do evento e lembrando-os dos detalhes que eles precisam saber.
Como gerir todas as etapas do evento com excelência?
Agora que você já sabe como montar e delegar funções nos eventos da sua igreja, por onde começar a planejar? Como dar a largada nesse quesito? Como implantar a cultura dos eventos dentro de uma igreja que ainda não a tem?
Não se preocupe se você está se sentindo perdido e não sabe por onde começar a planejar, organizar e promover eventos na igreja. Nós vamos te ajudar!
Em primeiro lugar, tenha em mente que você precisa de três P´s indispensáveis na vida de qualquer organizador de eventos:
- Pessoas: como você descobriu hoje, delegar funções é essencial;
- Processos: um evento necessita de diversos processos para ser bem-sucedido, e eles vão desde antes do evento iniciar, até depois do término dele. Todos esses processos precisam ser executados com excelência;
- Plataforma: por causa dessa necessidade, nada melhor do que contar com uma ferramenta digital, inteligente e integrada para facilitar as tarefas e otimizar o seu tempo: estamos falando da plataforma de gestão.
E quando falamos em plataforma, temos a melhor dica de todas: o E-inscrição.
O E-inscrição é uma plataforma de gestão de eventos e cursos que simplifica processos e auxilia na administração das informações de maneira prática e eficiente, otimizando o tempo do organizador. Além disso, nossa plataforma é referência em eventos cristãos.
E quando falamos de financeiro, as coisas ficam ainda melhores:
- Você só paga quando vende, por inscrição confirmada;
- Em eventos gratuitos, nosso serviço é gratuito;
- Para eventos pagos, contamos com a melhor tarifa do mercado, apenas 6,9% – enquanto outras plataformas chegam a cobrar 10%;
- É possível antecipar recebíveis.
Todas essas vantagens, para desfrutar de dezenas de funcionalidades da plataforma de gestão do E-i. Veja algumas delas:
- Formulários personalizados;
- Inscrições online;
- Gestão de informações dos inscritos para arquivos em PDF;
- Possibilidade de oferecer diversas opções de pagamento: parcelas em até 12x em boleto e no cartão de crédito;
- Emissão de certificados;
- Envio de e-mails para lista de contatos ou inscritos;
- Página do evento com design moderno e de fácil configuração;
- Descontos e cupons para grupos que o organizador quiser.
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