Organizar um evento em sua cidade é cômodo porque há a segurança de conferir tudo pessoalmente. Contudo, quando se trata de uma feira ou outra atividade fora do ambiente local, o checklist para organizar evento deve ser planejado com muita atenção e cuidado.
Isso porque, provavelmente, você não conhece os fornecedores para saber se eles são confiáveis, não viu pessoalmente a estrutura do ambiente e não sabe se o hotel para hospedagem é aconchegante. Além disso, o evento externo precisa de muito mais organização para a comodidade dos participantes.
Mas, não se preocupe! Neste post, você aprenderá algumas dicas para organizar um evento em outra cidade com segurança. Confira!
Verifique a infraestrutura disponível
O primeiro passo é você escolher um local para a realização do evento. Para isso, é necessário ter alguns cuidados:
- pesquise muito;
- procure por recomendações;
- converse com pessoas que já realizaram eventos no local;
- leia o contrato com muita atenção;
- compare todos os benefícios do ambiente.
Além de o local acomodar o número de convidados, é preciso verificar se ele possui banheiros, alimentação disponível, aparelhos de sonorização e iluminação, como é a decoração (e se é necessário locar mobiliário) e outros pontos que você julga necessário ter no evento.
Confirme como será feita a alimentação
Você precisa averiguar se no local onde será realizado o evento terá alimentação e bebidas disponíveis para a equipe de trabalho. Tanto a hospedagem quanto a alimentação devem ser combinadas antes da viagem, dando muita atenção para as leis trabalhistas.
Com relação à alimentação e bebidas para os participantes, normalmente os ambientes de locação para eventos já possuem uma equipe treinada para isso e/ou indicam os parceiros conveniados.
Então, é só entrar em contato e combinar o que é necessário. Mas lembre-se de que é importante pesquisar muito bem as referências na internet para saber se a empresa é confiável e presta um bom atendimento.
Tenha uma plataforma para a gestão das inscrições e certificados
Principalmente por ser em outra região, aposte em novas tecnologias para facilitar o controle de participantes. Invista em plataformas online que façam a inscrição de forma rápida e prática. Assim, facilita a vida dos integrantes e também a sua organização.
Com as plataformas, é possível que você controle o número de convidados, perfil de público e colete todos os dados que são necessários para a mensuração de resultados do evento. Além disso, permitem emitir os certificados de maneira rápida e eficaz.
Escolha o local ideal para a hospedagem dos participantes
No momento de escolher a hospedagem dos participantes é essencial avaliar o custo-benefício de acordo com o financeiro da empresa. Porém, mais do que isso, é preciso que o local seja:
- agradável;
- limpo e organizado;
- com camas e quartos individuais;
- de fácil localização;
- próximo a restaurantes e locais para turismo.
Os hotéis que possuem áreas centrais são os mais caros, mas possuem a vantagem da facilidade do transporte. Além disso, possuem restaurantes e ainda oferecem opções para o turismo, para que os funcionários possam descansar e aproveitar a viagem nas horas vagas.
Separe todos os documentos necessários
A parte burocrática do checklist para organizar evento deve ser analisada com muito cuidado, pois ela é fundamental para tudo acontecer dentro dos prazos estipulados. Isso significa que você precisa ter em mãos todos os documentos necessários:
- alvará de funcionamento;
- documento de toda a equipe;
- contrato de todos os fornecedores;
- documentos necessários para fazer o check-in no hotel;
- documentos da empresa que está organizando o evento;
- documentos para embarque;
- taxa do ECAD paga.
Organizar um evento em outra cidade exige muito planejamento e organização. Por isso, é preciso analisar com calma todos os itens que são necessários, avaliar as recomendações e ter documentação para tudo. Dessa maneira, seguindo o nosso checklist para organizar evento, temos a certeza de que você o realizará com muito sucesso.
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