6 passos simples para transformar seu evento presencial em online

Seu evento presencial já estava sendo planejado mas os cenários não são favoráveis para que ele aconteça? Nós sabemos como é. Muitos organizadores estão tendo que encarar essa transição de presencial para virtual novamente – e é aqui que surge o receio: como transformar um evento presencial em online? Será que isso é possível?

Antes de tudo, precisamos te tranquilizar: os eventos online, mesmo antes da pandemia, já eram uma tendência forte e crescente. Com o isolamento social enquanto medida obrigatória de segurança, então, a modalidade online se popularizou ainda mais e estourou de maneira gigantesca. 

Tendo isso em vista, você tem um primeiro ponto para pensar: as pessoas já estão adaptadas ao formato online, não há motivos para cancelar seu evento de uma vez por todas ou pensar que os seus participantes não participarão. Na realidade, seu alcance pode até aumentar muito mais.

Continue lendo e entenda!

Benefícios do evento online

Os eventos online não são apenas medidas temporárias para o cenário atual. Na realidade, eles possuem muitos benefícios capazes de convencer diversos organizadores a manter o formato a longo prazo. Leia nosso artigo específico e descubra 5 razões para manter eventos e cursos online mesmo após a pandemia.

Alguns desses benefícios, são:

  • Aumento do alcance da marca: apesar dos eventos presenciais serem muito vantajosos em alguns fatores, os eventos online vencem disparadamente quando falamos de alcance. No ambiente virtual, o alcance da marca é expandido sem precedentes;
  • Redução de custos: no mundo digital, investimentos como infraestrutura, assentos, decoração, alimentação, hospedagem e transporte dos convidados são dispensados, dando espaço a um conjunto de fatores que certamente sairão mais em conta: equipamentos de gravação, transmissão, ações de divulgação;
  • Maior alcance de pessoas: enquanto que os eventos presenciais possibilitam que apenas as pessoas daquela região participem, pessoas de diversos lugares do Brasil e do mundo podem participar de eventos online, no conforto de seus lares;
  • Material para o pós-evento (comunicação em redes sociais): a transmissão do seu evento online pode ser aproveitada para 
  • Maior facilidade de organização: em eventos online você recepciona, cumprimenta e acomoda milhares de pessoas ao mesmo tempo através de uma transmissão ao vivo, sem precisar se preocupar com altos investimentos, uma equipe gigantesca que precisa ser treinada e sem preocupações com o local ou a infraestrutura.

Passo a passo: como transformar seu evento presencial em online

Agora que você já sabe as vantagens dos eventos virtuais, vamos ao passo a passo para transformar seu evento presencial em online. São apenas 6 passos práticos e bem simples para você ter uma transição tranquila e bem-sucedida.

Começando por:

#1 Adeque o tema do evento ao formato online

O nome do seu evento pode até permanecer o mesmo, mas, ao transformar seu evento presencial em online, algumas coisas terão que mudar – começando pelas atividades programadas.

Você planejava fazer dinâmicas em grupo, discussões entre os participantes ou, talvez, um momento de meditação ou reflexão? Ao transacionar seu evento para o digital, procure adequar seus planos para esse formato.

Mas calma! A experiência do participante não precisa ser reduzida só porque as atividades presenciais que você planejava não vão acontecer. Antes, aproveite o ambiente virtual e tudo o que ele oferece para montar uma programação inesquecível.

Pega algumas dicas aqui:

  • Utilize quizzes e formulários para ampliar a interatividade com os participantes;
  • Explore e diversifique os recursos: vídeos, slides criativos;
  • Esteja sempre se comunicando com os participantes durante as palestras e faça-os participar. Os eventos online não precisam ser um monólogo.

#2 Reveja seu público-alvo

No planejamento do evento presencial, seu público-alvo se limitava às regiões próximas ao local do seu evento? Ao transicioná-lo para o ambiente online, seu público-alvo pode se expandir muito mais, tendo em vista que as barreiras geográficas não são mais um problema.

O segundo passo prático para transformar seu evento presencial em online, portanto, é que você reveja seu público-alvo: quer alcançar pessoas de outras regiões? Do estado todo? Do país inteiro, talvez?

A dica é: realize novos testes, faça novas campanhas e aproveite o alcance que o virtual pode te proporcionar.

#3 Atente-se à venda e à gestão das inscrições

Para dar conta de tantas inscrições e ingressos vendidos, é preciso dar uma atenção especial à gestão de inscrições. E nem só por conta disso, mas também porque os eventos online exigem, naturalmente, uma gestão de venda com mais atenção e precisão.

Em eventos virtuais, é necessário que seu público tenha uma página para se inscrever, um meio para que façam seu pagamento com segurança e garantia e, ainda, o organizador precisa de uma forma de receber e exportar os dados e informações de cada inscrito.

Nossa dica é que você faça isso através de uma plataforma de gestão, assim você automatiza processos e agiliza as tarefas que, anteriormente, seriam feitas à mão. Afinal, não tem como ficar aprovando, recebendo pagamento e enviando confirmação de cada uma das inscrições manualmente, não é? Pega a dica aqui:

#DicadoE-i: o E-inscrição tem tudo o que você precisa para tornar os seus eventos – sejam eles online ou presenciais – um verdadeiro sucesso. Veja algumas das nossas funcionalidades:

  • Formulários personalizados;
  • Inscrições online;
  • Gestão de informações dos inscritos para arquivos em PDF;
  • Possibilidade de oferecer diversas opções de pagamento: parcelas em até 12x em boleto e no cartão de crédito;
  • Emissão de certificados;
  • Envio de e-mails para lista de contatos ou inscritos;
  • Página do evento com design moderno e de fácil configuração;
  • Descontos e cupons para grupos que o organizador quiser.

Clique no botão abaixo e veja como podemos te ajudar!

#4 Realoque os custos que você teria com infraestrutura e montagem 

A gente já disse que em eventos online, a economia é maior do que em eventos presenciais, não é? A nossa dica número #4 para transformar – com sucesso – seu evento presencial em online, portanto, é que você realoque os custos que teria com infraestrutura e montagem.

Realocar para onde? Você pode estar se perguntando. E a resposta é simples: para equipamentos de gravação e transmissão e campanhas de divulgação.

Afinal, para que seu evento online tenha audiência até o final, a qualidade audiovisual precisa ser alta – convenhamos, ninguém quer ficar assistindo a um evento que trava toda hora.

Em relação às campanhas de divulgação, o motivo é simples: tendo em vista que seu público-alvo e seu alcance aumentam em ambiente virtual, é preciso investir em formas de atrair pessoas e fazer seu evento chegar ao público que interessa a você.

Leia nosso artigo específico e descubra 4 dicas de como utilizar a mídia paga para aumentar as inscrições do seu evento ou curso.

#5 Emita certificados de participação digitais

Os certificados digitais só trazem vantagens – tanto para os participantes, quanto para o organizador. A próxima dica é exatamente essa: abandone os certificados físicos e comece a emitir certificados digitais. 

Depois do término do evento, envie aos participantes o certificado via e-mail, assim eles o recebem com segurança e você ainda aproveita para engajá-los um pouco mais.

Veja como funciona a emissão de certificados com o E-inscrição.

#6 Tenha uma plataforma de transmissão que atenda suas necessidades

Assim como os equipamentos de gravação são fundamentais, contar com uma plataforma de transmissão que atenda suas necessidades é imprescindível. Você precisa de recursos para interação, compartilhamento e gravação de tela, controle,  segurança e praticidade.

O E-inscrição pode ajudar com isso! Na realidade, nós podemos ajudar você a transformar seus eventos presenciais em online!

Você sabia que, além de gestão, nossa plataforma também tem recurso de transmissão? Estamos falando do E-i Streaming, a funcionalidade de videoconferência mais completa para os seus eventos e cursos online.

  • pensado para organizadores digitais ou híbridos;
  • permite ao organizador reunir até 500 participantes;
  • sem limite de tempo de reunião;
  • completamente integrado e automatizado com o E-inscrição gestão;
  • multiplataforma;
  • gravação da videoconferência;
  • interação com os participantes;
  • controle de privacidade.

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E aí? Quer saber mais sobre esse tema? Assista agora mesmo nossa aula completa e transforme seu evento presencial em online sem transtornos. É só clicar na imagem abaixo que a gente te direciona para lá!

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