Você já sabe como proporcionar uma experiência do participante incrível em eventos presenciais, não é? Mas será que é possível fazer isso em eventos online também? Se sim, como?
Quando se trata de eventos online, não há como surpreender os inscritos com uma recepção criativa, crachás e pulseiras para o credenciamento, brindes como blocos de notas, canetas ou lanchinhos – e tudo o que um evento presencial pode contar para dar aos participantes uma boa experiência.
Em contrapartida, isso não quer dizer que não há meios de proporcionar essa boa experiência também nos eventos online. Este artigo vai te provar isso! Hoje, você vai descobrir 10 dicas para proporcionar a melhor experiência do participante em eventos online – em todas as etapas. Boa leitura!
No pré-evento
O pré-evento, como o próprio nome já diz, compõe todas as ações que são desenvolvidas antes do evento ser realizado. Isso inclui: planejamento, divulgação, comunicação, as inscrições e as contratações de fornecedores e parceiros.
Veja a seguir as nossas dicas de como oferecer a melhor experiência aos participantes durante essa etapa:
#1 Utilize e-mail marketing para divulgar e comunicar
O e-mail marketing é uma ferramenta excelente para executar a comunicação entre organizador e inscritos. Na realidade, ele pode ser utilizado antes mesmo do público-alvo se inscrever no evento, como um meio eficiente de divulgação.
Porém, para que essa estratégia funcione da forma que a gente quer – enriquecendo a experiência do potencial participante – você precisa saber utilizá-la: antes de tudo, saiba quem é seu público-alvo e segmente sua base. Dessa forma, os e-mails serão disparados para as pessoas que você realmente quer alcançar.
Além disso, é importante que você planeje o conteúdo que irá enviar – monte um cronograma! Não adianta nada enviar e-mails às pessoas certas se o conteúdo deles não agrega nenhum tipo de valor e nem desperta expectativa no seu público. Lembre-se: a intenção é proporcionar aos inscritos uma experiência única.
Leia nosso artigo específico e descubra como utilizar e-mail marketing em eventos? | 7 dicas práticas.
#2 As redes sociais são ótimas para criar relacionamento e gerar engajamento
Seu evento será completamente online: aproveite isso e utilize as mídias sociais para criar relacionamento com os inscritos também de forma online – já no pré-evento!
Além de gerar expectativa nos potenciais inscritos, você os engaja e ainda entrega a eles um gostinho do que irão provar quando o dia do evento chegar. Percebe como essa ação faz estender ainda mais a duração do seu evento? A criação de um relacionamento com os inscritos desperta neles a sensação de que já estão participando do evento de alguma forma.
Para tornar a comunicação via redes sociais o começo da experiência incrível para os participantes, experimente publicar pequenas prévias do que vai acontecer no dia do seu evento, divulgue os palestrantes e interaja com os inscritos.
#3 Tenha um canal de atendimento direto com os inscritos para a retirada de dúvidas
Tenha em mente que, por se tratar de um evento online, as pessoas precisam se sentir o mais próximas possível do organizador e de tudo o que se relacione ao evento. Afinal, elas não irão a algum lugar para ouvir de perto os palestrantes convidados e conhecer pessoas novas como no caso do evento presencial.
Nossa dica, nesse cenário, é que você conte com um canal de atendimento direto com os participantes, para que esses retirem dúvidas e se sintam mais próximos de você. Isso fará com que um tipo de proximidade seja criada e, como consequência, a experiência dos participantes se enriqueça.
O canal pode ser o próprio site do evento ou um canal no Telegram, por exemplo.
Durante o evento
Essa etapa compõe a realização do evento em si, desde o credenciamento dos participantes, até o término do evento.
#4 Escolha com cuidado sua plataforma de transmissão
Mesmo que você tenha convidado pessoas de destaque na área do seu evento e que o conteúdo a ser transmitido seja imperdível, nada valerá a pena se você errar na plataforma de transmissão.
Pense comigo: como você proporcionará uma experiência incrível aos participantes se a videoconferência do seu evento ficar só travando, a imagem for quadriculada e o áudio de péssima qualidade, por exemplo?
Para evitar esses problemas e garantir a melhor experiência do participante em eventos online, pesquise muito e escolha uma boa plataforma de transmissão. Quer uma dica? A gente tem!
Você sabia que, além de funcionalidades de gestão, o E-inscrição também conta com uma plataforma de transmissão? Estamos falando do E-i Streaming, o recurso de videoconferência que nasceu da necessidade de, além de proporcionar um meio eficiente para a gestão de eventos, cursos e treinamentos, também proporcionar ao organizador a liberdade e a facilidade de ter tudo em apenas um lugar.
Na nossa plataforma, você pode reunir até 500 participantes sem custo adicional, garante tempo ilimitado de transmissão, compartilhamento de tela, controle de acesso, segurança total e interação com o participante. Parece até um sonho, não é? Clique no botão abaixo que a gente te mostra mais!
#5 Dê uma pausa
Mesmo que o seu evento esteja bombando e que as palestras e/ou atrações estejam sensacionais, uma pausa é sempre interessante para dar ao participante a melhor experiência no evento online.
Esse será o tempo para que os inscritos possam tomar uma água, fazer um lanche, ir ao banheiro ou simplesmente dar uma alongada. Lembre-se: o descanso é indispensável para qualquer aprendizado produtivo.
#6 Utilize recursos diferenciados durante o evento
Em um evento online, a quebra da monotonia é essencial. Não é segredo que as pessoas se entediam rapidinho se ficarem assistindo a mesma pessoa falar durante longos momentos – é muito mais fácil simplesmente sair da plataforma e ir fazer algo mais interessante, não é?
Por isso, nossa dica é que você utilize o máximo de recursos possíveis para diversificar a dinâmica do seu evento e proporcionar a melhor experiência aos participantes. Utilize:
- Vídeos;
- Materiais interativos;
- Votações e quizzes;
- Slides criativos.
#7 Esteja sempre se comunicando com os participantes
Em um evento online, as pessoas podem entrar na transmissão logo no início, lá no meio ou então só no final do evento. Uma coisa é certa: como os participantes podem chegar a qualquer momento da programação, alguém sempre estará perdido em relação ao que está sendo falado no seu evento. Aqui entra a importância de estar sempre se comunicando com os participantes.
De tempos em tempos, reforce aos inscritos qual é a temática e o objetivo do conteúdo que está sendo transmitido e quais são os tópicos que já foram falados anteriormente. Isso será muito importante para que os participantes permaneçam alinhados ao que está acontecendo.
Também é interessante que você cumprimente as pessoas que estão chegando depois – sempre que houver necessidade – e que mantenha todos informados em relação à programação do evento (próximas atrações ou mudança de horários, por exemplo).
No pós-evento
Por fim, chegamos ao pós-evento, a etapa na qual muitos organizadores acabam falhando quando falamos de experiência do participante – tanto em eventos presenciais, quanto online.
Seja por não considerarem o pós-evento tão importante assim, por falta de conhecimento ou por acharem que um evento realmente acaba com o seu término, as ações de agradecimento, comunicação, feedback e análise são deixadas de lado.
Felizmente, você pode mudar isso. Veja a seguir mais algumas dicas de como proporcionar uma experiência única em eventos online mesmo após ele já sido encerrado (e feche seu evento com chave de ouro!):
#8 Envie agradecimentos pela participação
Depois que o seu evento já terminou, cuide para que a comunicação com os inscritos não se encerre assim do dia para noite, mas que seja preservada estrategicamente. Afinal, você esteve se comunicando com eles durante todo o período pré-evento, é igualmente importante que você se faça presente no pós.
Para isso, utilize o e-mail marketing, o site do seu evento ou mesmo as mídias sociais para agradecer aos seus inscritos pela participação. Isso fará com que eles lembrem-se do evento e de você – o que é muito positivo para seus próximos eventos.
#9 Disponibilize o certificado e materiais exclusivos
O certificado de participação é indispensável em qualquer evento que preza pelo profissionalismo e a credibilidade. E o melhor: ele possibilita que a experiência dos participantes seja ainda mais aprimorada. Portanto, disponibilize o certificado digital no seu pós-evento.
#DicadoE-i: Ao fazer seu evento com o E-inscrição, você pode personalizar os seus certificados da forma que preferir! O processo é totalmente automatizado: você apenas personaliza e envia os certificados digitais por e-mail para quem participou do seu evento. Simples e rápido. Para simplificar o processo de emissão de certificados, clique no botão abaixo:
Outra dica é que você disponibilize materiais exclusivos para os participantes também no pós-evento – um e-book, uma vídeo aula, um artigo ou trechos do seu evento gravado – assim eles se sentirão parte do seu evento e ainda poderão continuar desfrutando do conteúdo.
#10 Colha feedbacks de forma criativa e amigável
E se a gente te contar que colher feedbacks pode ser positivo tanto para você, organizador, quanto para a experiência do participante nos seus eventos online?
Através de formulários personalizados que sejam criativos e amigáveis (nada muito cansativo e extenso demais) os inscritos podem opinar sobre o que acharam do evento e avaliar o que quiserem. Isso te ajuda a analisar e promover melhorias – vantagem pra você! – e ainda transmite aos inscritos que as opiniões deles são importantes para seu negócio – ponto a mais para a experiência do participante.
E aí? O que achou das nossas dicas? Está pronto para proporcionar a melhor experiência do participante em eventos online? Conte conosco!
O E-inscrição está repleto de funcionalidades e recursos para te ajudar nessa missão. Clica no botão abaixo que a gente te mostra:
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