Há quem pense que gestão financeira de eventos se resume apenas ao recebimento do pagamento das inscrições e ao pagamento das despesas geradas pelo evento, mas não é bem assim. Na realidade, se todo organizador soubesse a seriedade desse aspecto, certamente seu evento teria ainda mais sucesso e não enfrentaria erros de gestão financeira.
Assim como uma empresa ou marca, sem que haja controle e planejamento das entradas e saídas, a probabilidade de você ficar no vermelho é extremamente alta. É justamente a gestão financeira, nesse sentido, a sinalizadora de um evento bem-sucedido, ou não.
Neste artigo, você vai descobrir os 4 erros mais cometidos quando falamos de gestão financeira de um evento. Continue lendo!
4 erros mais comuns cometidos na gestão financeira de um evento
A gente sabe que os erros sempre acontecem, querendo ou não – afinal, imprevistos não podem ser controlados. Ainda assim, muita coisa pode ser evitada quando você prioriza o planejamento e a organização.
A seguir, vamos te mostrar erros de gestão financeira em um evento que, certamente, podem ser eliminados ou evitados se você tomar as medidas necessárias. Começamos por:
#1 Falta de planejamento orçamentário
O planejamento orçamentário de um evento caracteriza-se como um plano financeiro que é elaborado a partir da projeção (a expectativa que você tem, baseado em experiências anteriores) das entradas e saídas do seu evento, e é realizado a fim de controlar gastos, economizar e gerar rentabilidade.
Ele é, sem dúvidas, indispensável para uma gestão eficiente, tendo em vista que, quando um organizador não possui um controle de despesas e um cronograma de futuros gastos, imediatamente corre o risco de enfrentar problemas financeiros:
- Recursos podem faltar, e sua credibilidade ser afetada com os fornecedores e demais profissionais;
- Você pode terminar o evento com a conta no vermelho;
- Um evento que objetivava rentabilidade, pode acabar te dando prejuízo ao invés disso.
É exatamente essa falta de planejamento, o primeiro erro fatal na gestão financeira de um evento. Para evitá-lo, é indispensável que se mantenha todos os recursos sob controle e devidamente registrados, a fim de evitar dívidas futuras ou problemas mais sérios – estamos falando de manter um planejamento orçamentário bem definido.
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#2 Não pesquisar
Infelizmente, o não pesquisar é um dos erros mais comuns quando falamos de gestão financeira de um evento. Seja por falta de tempo, falta de experiência ou falta de conhecimento, muitos organizadores contratam os primeiros fornecedores que encontram, alugam o primeiro local que visitam e adquirem tudo, sem pesquisar primeiro.
A ausência dessa prática impacta diretamente na economia e na rentabilidade do seu evento – quando mais pesquisa, mais experiência e mais chances de encontrar algo que seja mais barato e de acordo com a sua realidade. Ao não pesquisar, porém, muitos organizadores perdem ótimas oportunidades de qualidade e economia.
Para eliminar esse problema do seu evento, siga nossas dicas:
- Trabalhe sua rede de networking para pedir indicações dos profissionais que também trabalham no seu ramo;
- Esteja sempre alinhado com as tendências do mercado.
#3 Falta de antecedência
Outro erro bastante comum quando falamos de gestão financeira de um evento, é o planejamento tardio – o tradicional ‘deixar para última hora’, que leva muitos organizadores a adquirirem dívidas.
O mais sério de tudo, porém, é que a falta de antecedência não prejudica apenas os organizadores, mas também os participantes, que terão sua experiência no evento prejudicada. Isso acontece porque eventos planejados tardiamente são eventos que sairão mais caros e que não oferecerão a qualidade e o valor compensatórios, antes, passarão a sensação de que tudo foi relativamente ‘improvisado’.
Nossa dica de ouro para eliminar esse problema, é que você comece a planejar seu evento com, no mínimo, 3 meses de antecedência. Assim, é possível prever os riscos e solucioná-los antes mesmo que ocorram.
#DicadoE-i: Para gerenciar seu tempo e alcançar o sucesso no planejamento, leia nosso artigo: Ferramentas de controle e planejamento essenciais para organizadores de eventos.
#4 Não ter uma reserva financeira
Organizadores que priorizam possuir um fundo de reserva e entendem a importância de poupar determinada quantia, conseguem ter mais tranquilidade para administrar e gerenciar seu evento, em todas as etapas. Não possuir uma reserva financeira, em contrapartida, é um erro fatal e, infelizmente, bem comum.
O que você precisa entender é que eventos produzidos com cada centavo contado, é um evento em constante perigo: o cancelamento de inscrições e as despesas urgentes de última hora podem acontecer, e é nesse momento que o fundo de reserva salva o dia.
Sendo assim, nossa dica é que você fixe um valor considerável a ser depositado no fundo de reserva, a fim de que se possua uma segurança no caso de emergências e para que futuramente se possa investir nos projetos ousados que você sonha para o seu negócio.
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