A experiência dos participantes em um evento é conquistada através de tudo o que fazemos – desde o planejamento do evento em questão, sua execução e até no pós evento – para garantir sua satisfação e deixá-los com o pensamento: “Quando poderei viver isso novamente?”, “Como posso saber mais sobre tudo isso?”.
Em outras palavras, a experiência dos participantes é o que eles vivem ao longo de todos os processos do seu evento, se:
- Eles receberam uma divulgação eficiente e que os chamou a atenção;
- No momento da inscrição tudo ocorreu tranquilamente e atenciosamente;
- O evento em si foi bem organizado;
- Foram promovidas ações após o término do evento…
E assim por diante – tudo isso conta pontos positivos para uma experiência incrível dos participantes.
Afinal, não existe evento sem os inscritos e, portanto, garantir que eles tenham uma boa experiência é fundamental para o sucesso do seu negócio. Além disso, embora não deva ser o foco principal, essa é a estratégia mais sustentável para você aumentar as inscrições dos seus eventos, considerando que, assim, você acaba por gerar um efeito cascata positivo.
Ainda não está convencido? Continue lendo!
Por que se preocupar com a experiência dos participantes?
Mas será que a experiência dos participantes é assim tão decisiva no sucesso de um evento e, consequentemente, no aumento do número de inscritos?
Elencamos 3 motivos que provam para você que: sim, esse é realmente um fator bastante determinante. Veja:
As pessoas amam experiências diferenciadas:
Uma coisa é certa: as pessoas não querem voltar a um lugar onde não se sentem à vontade, ou ficam entediadas, ou até mesmo se arrependem de ter comparecido. Por isso, empenhar-se para proporcionar aos seus inscritos uma experiência fora do comum significa ganhar sua atenção e sua satisfação completa.
Nesse sentido, o efeito cascata do qual já falamos começa a se desencadear: pessoas que gostam de algo, normalmente falam desse algo para alguém, que posteriormente também irão querer participar.
Com isso, você ganha três coisas: a satisfação dos seus participantes, o nome da sua marca com uma boa reputação, e ainda mais inscritos para seus próximos eventos.
Experiências diferenciadas geram mídia espontânea:
Como o próprio nome já diz, a chamada ‘mídia espontânea’ está relacionada ao aparecimento de conteúdos, situações e ações de marca sem que haja necessariamente um pagamento ou investimento financeiro, de forma que tudo ocorre naturalmente.
Nesse cenário, uma experiência incrível é, consequentemente, uma experiência que gera mídia espontânea. Afinal, quando uma grande parte de pessoas gostam de alguma coisa, a probabilidade disso se tornar conhecido é muito grande.
Retenção de clientes (sendo essa a chave para aumentar suas inscrições):
Você já deve ter compreendido que, quando os participantes saem do seu evento satisfeitos, consequentemente há novos depoimentos de sucesso, indicações e ainda a probabilidade de que você retenha novos clientes.
4 fundamentos para promover uma experiência incrível aos participantes
Agora que você já sabe por que investir no proporcionamento de uma experiência boa aos seus participantes, você vai aprender 4 fundamentos para fazer justamente isso.
#1 Abertura do evento
Nada melhor do que começar o seu evento com o ‘pé direito’. Afinal, a primeira impressão dos participantes é extremamente decisiva e, mesmo que o restante do seu evento seja bom, se o seu pré evento e a sua abertura deixarem a desejar, há uma grande chance dos inscritos acabarem ficando desinteressados depois.
Por isso, um dos grandes segredos para construir uma experiência incrível aos seus inscritos é você proporcionar um impacto inicial extremamente forte – realmente levantar a energia dos seus participantes lá em cima.
Isso começa desde a divulgação. Aliás, não adianta nada fazer um espetáculo na abertura do evento se as suas ações de divulgação foram fracas e não tiveram nada a ver com a identidade visual do seu projeto.
Outro ponto indispensável é a pontualidade do início do evento, que inclusive, é um erro muito comum: achar que sempre “tá tudo bem, todo mundo se atrasa”. Na realidade, esse é um dos fatores que mais demonstram sua organização e planejamento no evento.
A dica, portanto, é: cause uma boa primeira impressão!
#2 Experiência durante o evento
A ações ao longo do evento também são indispensáveis para um evento de sucesso. Aliás, a discrepância entre uma divulgação e uma abertura bombásticas contrastando com um evento ‘mais ou menos’, é capaz de prejudicar muito a experiência dos participantes.
Para evitar que isso aconteça, e garantir que o seu evento seja incrível do início ao fim, empenhe-se em:
- Manter uma comunicação clara (não deixe as pessoas perdidas): uma comunicação eficaz passa atenção, eficiência e cordialidade aos participantes. Por isso, busque estruturar uma equipe de trabalho pronta para atender os participantes da melhor maneira possível. Essa comunicação também pode ser feita a partir de recursos visuais, por exemplo;
- Surpreender o participante com um overdelivery: overdelivery consiste em entregar ao participante algo além do que ele espera. Dessa forma, a percepção de valor do seu evento aumenta. Algumas dicas de overdelivery, são: um convidado especial surpresa, brindes, quitutes, e por aí vai;
- Promover interatividade: a interatividade é capaz de quebrar barreiras entre os participantes e os palestrantes, ou até entre os próprios participantes entre si, fazendo com que a experiência no evento fique mais rica e dinâmica. Algumas dicas: momentos para networking e troca de ideias,
- Utilizar o Mentimeter para rodar pesquisas em tempo real: O Mentimeter é um aplicativo utilizado para criar apresentações com feedback em tempo real. Essa ação é importante durante o evento pois, assim, você enquanto organizador fica por dentro do que as pessoas estão achando.
#3 Encerramento do evento
Aquilo que iniciou bem e correu bem ao longo de todo o evento, deve finalizar igualmente bem. Portanto, finalize seu evento com chave de ouro e faça com que o encerramento gere a percepção aos participantes de que, realmente, foi tudo incrível. Isso é muito importante para uma boa experiência dos participantes.
Além disso, se for o caso, aproveite o encerramento para divulgar algum outro conteúdo de valor ou até fazer uma oferta.
Depois disso, foque no…
#4 Pós evento
Afinal, um evento não acaba com seu encerramento, não é? O pós evento é tudo o que acontece depois que o evento termina – desde a análise de como ele ocorreu, a coleta dos feedbacks, a gestão dos certificados, e assim por diante.
Para que a experiência dos participantes do seu evento continue mesmo após o término dele, é importante que você:
- Envie uma pesquisa de satisfação por e-mail: aqui, ao pedir a opinião dos seus inscritos, você demonstra aos participantes que genuinamente se importa com eles;
- Emita certificados de participação ou conclusão: os certificados, além de gerarem credibilidade para o seu evento, também consolidam a experiência do participante, que terá algo para lembrá-lo do evento que participou;
- Colete o máximo de feedbacks: no mesmo sentido da pesquisa de satisfação, a coleta de feedbacks permite que você saiba quais são seus pontos fortes e pontos de melhoria, e ainda gera credibilidade da sua organização aos participantes.
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