O que é e como organizar um congresso?

Tendo em vista que o congresso se caracteriza como um encontro completo, com vários eventos internos e diversos participantes, organizar um congresso pode ser um desafio para os produtores de eventos: exige organização e planejamento de primeira qualidade.

Sendo assim, para fazer um evento deste porte dar certo, o produtor e organizador precisa ter experiência, uma equipe bem estruturada, muito planejamento e agilidade para enfrentar os problemas e dificuldades que vão aparecer antes, durante e após o congresso. Ainda assim, ele certamente vale muito a pena, considerando que os participantes saem de cheios de bagagem de conhecimento e uma experiência inesquecível.

Se você está prestes a embarcar nessa empreitada, leia este post para entender mais sobre o que exatamente é um congresso e como planejar um evento desse na sua empresa, igreja ou instituição.

O que é um congresso?

O congresso é um tipo de evento em que profissionais de determinado setor se encontram para discutir um tema bem específico, que é desenvolvido pelos palestrantes e demais participantes.

O objetivo deste tipo de programação é fazer com que o público se engaje e tenha mais conhecimento sobre o tema, e no final, todos recebem certificados por terem participado do encontro. Dessa maneira, trata-se de uma modalidade de evento educativo, que visa melhorar o conhecimento técnico de profissionais de uma área específica.

Quais tipos de congresso existem?

Um exemplo bem comum de congressos são aqueles da área da saúde, que acontecem durante todo o ano. Eles costumam reunir uma determinada especialidade médica para falar sobre uma patologia específica, como ginecologistas e obstetras em um congresso sobre HPV, por exemplo.

No ramo empresarial, esse tipo de encontro também ocorre com frequência. Congressos de marketing, de vendas, atendimento ao cliente ou outros temas – todos com foco na educação e na capacitação de profissionais da área – são bastante frequentes.

Como organizar um congresso?

A primeira dica para organizar um congresso é fazer um planejamento completo e detalhado de tudo, desde o local onde o evento acontecerá, passando pela gestão financeira e de inscrições, as ações de divulgação e até a quantidade de pessoas que poderão participar. Por isso, é preciso separar um tempo razoável para o planejamento – levando em conta que congressos maiores iniciam essa etapa um ano antes da data de execução.

Depois que todas as informações necessárias estiverem documentadas de forma minuciosa, você pode partir para a preparação e efetiva execução do evento.

Por maior que seja a sua verba, será preciso estabelecer um público máximo, seja por limitações do espaço ou por questões logísticas. Por isso, defina os valores que poderão ser gastos e quantas pessoas podem participar. Normalmente, congressos não restringem quem pode participar – independentemente da área de atuação, quem quiser pagar e ir ao evento pode ir sem problema algum.

Depois, com o tamanho do evento planejado, considere quais e quantos palestrantes você deve chamar e comece a entrar em contato o quanto antes. Não se esqueça de que quanto mais antecedência os profissionais tiverem, maiores são as chances de aceitarem o convite — e mais tempo você tem para procurar reservas.

Converse também com fornecedores e confirme a capacidade do local do evento para garantir que tudo corra bem. O congresso pode ser feito em apenas uma sala ou em várias, e as palestras podem ocorrer ao mesmo tempo ou em horários diferentes; ambos os modelos funcionam, mas é importante que o cronograma estabelecido esteja claro e seja seguido à risca.

Por fim, quando tudo estiver organizado, dê início à divulgação, que é fundamental para que o congresso dê certo. Você pode apostar no estilo que achar mais adequado para o seu evento, desde que ele mantenha a estrutura tradicional de um congresso.

Quais as vantagens de um congresso?

A principal vantagem do congresso é o famoso networking. Com a presença de diversos profissionais que trabalham em áreas afins, você vai ter a oportunidade de conhecê-los, trocar informações de contato e manter aquela relação essencial para uma carreira de sucesso.

Além disso, os congressos também podem oferecer:

novas oportunidades de negócios;
conhecimentos diversos;
acesso a novidades e tecnologias;
e outras diversas vantagens que você só vai perceber após participar de um.

E aí, pronto para começar a organizar seu congresso?

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