Eventos grandes sempre são um desafio, nós sabemos! Chega um momento que o produtor não tem certeza se tudo está nos conformes e corre o risco de esquecer de algumas coisas básicas que comprometem a experiência do participante.
Pensando nisso, nós do time E-inscrição preparamos este post com 4 erros que você não deve cometer em seu evento com mais de 500 participantes.
E antes de começar, gostaria de avisar que no final desse artigo, preparamos um presente incrível para você que produz eventos com mais de 500 participantes! Continue lendo e descubra o que lhe espera! 🙂
Erro nº1: Esquecer dos detalhes básicos
Por mais que você se dedique e se esforce ao máximo para proporcionar a melhor experiência possível, jamais esqueça de proporcionar algumas experiências que são relativamente básicas e que causam um impacto enorme na percepção do participante.
Em eventos para mais de 500 participantes, a chance de que se você cometer esse erro e não conseguir contornar, os participantes com toda certeza irão se queixar e a imagem do seu evento pode ir por água abaixo.
Alguns detalhes básicos e de extrema importância:
- Acesso a água para se refrescar: Independente da estação do ano, sempre disponibilize essa comodidade básica para o seu participante, pode ter certeza que ele irá valorizar muito.
- Snacks: Normalmente um evento com mais participantes torna-se algo mais cansativo e que pode gerar um certo stress pela quantidade de informação. Por que não agrada-los com snacks, frutas ou alguma guloseima?
Poderíamos citar várias outros detalhes básicos, mas o objetivo aqui nesse tópico é fazer você refletir sobre o que o seu participante espera em um evento desse porte. Pense sempre em fazer o básico muito bem feito.
Erro nº2: Não promover interatividade
Em um mundo em que as pessoas anseiam por conexão e interatividade, deixar de promover essa prática pode literalmente arruinar a experiência dos seus participantes.
Pessoas que frequentam um evento com mais de 500 inscritos, com toda certeza esperam que se promova dinâmicas entre palestrantes, pastores, participantes e demais envolvidos.
Uma boa pedida para esses eventos é promover conversas e bate papos que tenham objetivo com o propósito do evento, dessa forma a experiência do participante se torna muito mais enriquecedora.
Confira 2 exemplos de dinâmicas para promover a interatividade do seu evento cristão:
01. Meus sentimentos
Objetivo: Apresentação e entrosamento
Material: papel, lápis de cor.
Desenvolvimento: cada um deve retratar num desenho os sentimentos, as perspectivas que têm. Dar um tempo para este trabalho individual que deve ser feito em silêncio, sem nenhuma comunicação. Num segundo momento as pessoas se reúnem em subgrupos e se apresentam dizendo o nome, de onde vem, mostrando o seu desenho explicado-o. O grupo escolhe um dos desenhos para ser o seu símbolo apresentando-o e justificando. Pode-se também fazer um grupão onde cada um apresenta mostrando e comentando o seu desenho. Palavra de Deus: Fl. 1,3-11 SL 6.
02. Mancha ou ponto
Objetivo: Oração, pedido de perdão, preces, revisão de vida…
Material: uma folha branca com um ponto escuro ou mancha, bem no centro da mesa.
Desenvolvimento: mostrar ao grupo a folha com o ponto ou mancha no centro. Depois de um minuto de observação silenciosa, pedir que se expressem descrevendo o que viram. Provavelmente a maioria≥ se deterá no ponto escuro. Pedir, então, que tirem conclusões práticas.
Exemplo: em geral, nos apresentamos nos aspectos negativos dos acontecimentos, das pessoas, esquecendo-nos do seu lado luminoso que, quase sempre, é maior. Palavra de Deus: 1 Cor 3,1-4 Sl 51
Erro nº3: Não ter pontualidade
Planejar um evento cristão é sempre uma corrida contra o relógio. Mas, por que a importância em ser pontual? Um evento cristão reflete a imagem da organização para seus inscritos, estando diretamente ligado aos valores e propósitos com Deus.
Vamos tomar como exemplo um evento voltado ao público interno de uma igreja. Se você espera pontualidade dos seus membros, a contrapartida é fundamental, entregando pontualidade em uma programação dedicada a eles.
Para conseguir seguir a programação à risca, repasse toda a agenda quantas vezes for necessário, evitando atrasos. Não cumprir com a agenda é um sinal clássico de falta de organização e compromete todo o evento, consequentemente, o propósito da sua mensagem.
Para isso, é necessário contar com a pontualidade de todos os envolvidos no processo, incluindo fornecedores, prestadores de serviço e voluntários. Nesse caso, vale lembrar-se de que tudo deve estar pronto e finalizado antes de os primeiros participantes chegarem. Não há nada pior do que a equipe de organização correndo de um lado para o outro enquanto as pessoas estão chegando ao evento.
Uma dica para deixar você seguro: preparem-se para que todos os detalhes estejam prontos uma hora antes do horário marcado para o início, antecipe os horários ao tratar com seus fornecedores e planeje-se. Esta margem garante tempo hábil para resolver eventuais problemas que, na maioria das vezes, acabam surgindo de última hora em um evento com mais de 500 participantes.
Erro nº4: Não utilizar mão de obra voluntária
Quanto falamos em eventos que irão contribuir para a propagação do evangelho, encontrar mão de obra voluntária não é tarefa difícil.
Existem diversas pessoas que sem dúvida alguma teriam interesse em contribuir para a causa cristã, afinal, um evento com mais de 500 inscritos além de causar um impacto muito grande para os irmãos, não deixa de ser uma oportunidade incrível para quem pode acompanhar a produção e gestão nos bastidores.
Obviamente existe o benefício da redução dos custos operacionais, imagine você, podendo reduzir os custos com a mão de obra e poder direcionar o mesmo investimento para agregar mais valor na experiência do participante. Realmente é algo incrível!
Bônus [+ Surpresa]: Não utilizar a tecnologia a seu favor para a gestão do evento
Nós, como especialistas em gestão online de eventos, afirmamos com muita convicção que se você não adere processos automatizados e que façam você ganhar tempo em eventos com mais de 500 inscritos, com toda certeza seu evento tende a fracassar ou ter enormes dificuldades.
Não é exagero, é simplesmente a revolução caminhando e refletindo no modo como os eventos são organizados no mundo todo.
Por isso, nesse momento da leitura, gostaria de fazer um convite super especial a você:
Para você que faz eventos com mais de 500 inscritos e leu o artigo até aqui, você acaba de ganhar um presente do time E-inscrição! Um diagnóstico gratuito sobre a gestão dos seus eventos + Um suporte lado a lado para criar gratuitamente seu evento em nossa plataforma!
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