Os congressos são um tipo de reunião para aprender mais e discutir sobre um determinado assunto de negócio. Com a finalidade de ampliar os relacionamentos e proporcionar conhecimento, eles são uma ótima estratégia do marketing para o ambiente corporativo. Mas, você sabe como organizar um coffee break nesse tipo de evento?
Sabendo que normalmente os congressos são de longa duração e as pessoas de deslocam até mesmo de outra cidade para comparecer à ocasião, elaborar as pausas para o descanso e integração são fundamentais. Isso porque é nesse período em que elas atualizam seu networking e renovam as suas energias para continuar aprendendo e discutindo.
Dessa maneira, organizar corretamente a alimentação e bebidas em um evento é uma necessidade. Mas, não se preocupe! Com este post, vamos apresentar 5 dicas incríveis de como organizá-los de maneira certeira! Leia mais!
1. Conheça o público participante
O público que comparece aos eventos empresariais são pessoas que buscam conhecimento sobre determinado assunto. Por exemplo, se o congresso é sobre tendências em suplementos, deduz-se que o público adere uma alimentação saudável. Dessa maneira, será um fracasso fazer um coffee break com frituras, você concorda?
Somente conhecendo o perfil das pessoas que comparecerão é possível elaborar um lanche que agrade a todos os paladares. Se você não sabe como investigar isso, experimente inserir esse campo na hora da inscrição online do candidato, assim, você conhece melhor as pessoas e não erra na escolha do cardápio.
Para saber como organizar um coffee break você pode perguntar, por exemplo, qual o tipo de alimentação que ele prefere ou se ele possui alguma restrição alimentar.
2. Avalie a estrutura do espaço
O ideal é fazer o coffee break em um local separado de onde estão acontecendo as principais atrações, como as palestras, workshops ou seminários. Isso faz com que as pessoas tenham que se levantar e se deslocar até outra sala e, automaticamente, faz com que o seu cérebro se desligue um pouco do foco do evento e ele consiga relaxar.
Organize pelo menos 3 mesas, separando 2 para comidas e 1 para as bebidas. É importante que haja passagem por todos os seus lados (e não encostar as mesas na parede): isso evita que as pessoas se acumulem.
Vale ressaltar que os materiais descartáveis e de higiene precisar estar à disposição:
- toalhas;
- guardanapos;
- pratinhos;
- garfinhos;
- copos para água;
- copos para café.
3. Coordene o horário e tempo do intervalo
Para servir comidinhas apropriadas é importante saber o horário do evento para calcular o horário da pausa e também a sua duração. Confira nossa sugestão:
- Manhã: a pausa deve acontecer entre as 9 e às 10 horas;
- Tarde: o recomendado é que seja entre as 15 e às 16 horas;
- Noite: o ideal que a pausa aconteça entre as 21 e às 22 horas.
Se o evento for pequeno (para até umas 50 pessoas), 20 minutos já é o suficiente. Mas, se o público for maior do que isso é recomendado que a pausa seja de 30 a 45 minutos.
Para não errar no tempo e saber o tempo do intervalo ideal é necessário analisar a quantidade de pessoas confirmadas, o tamanho do espaço disponível e como acontece o fluxo de passagem, entre os toaletes, local das atrações e o ambiente onde está a comida.
4. Escolha o cardápio ideal
Escolher o cardápio ideal não é uma tarefa tão complexa quanto parece. O primeiro passo é pensar no período em que o evento será realizado. Separamos algumas dicas para você não errar na escolha. Confira!
Intervalo no período da manhã
Pela manhã é ideal evitar qualquer tipo de fritura. É necessário apostar em alimentos forneçam energia para manter o foco e atenção nas palestras, tais como:
- café
- leite;
- água;
- chás;
- iogurte;
- sucos;
- biscoitos;
- sanduíches;
- bolos;
- frutas;
- geleias;
- torradas;
- pão de queijo;
- cereais.
Intervalo no período da tarde
O coffee break da tarde precisa ser mais reforçado para dar mais energia para as pessoas. Principalmente porque depois do almoço é um período em que as pessoas ficam mais cansadas e tendem a se sentir sonolentas. Confira os itens para compor o lanche:
- café;
- água;
- suco natural;
- refrigerantes;
- quitutes;
- sanduíches;
- doces;
- salgados assados;
- finger food;
- bolos;
- croissant;
- mini pães doces.
Intervalo no período da noite
O lanche à noite precisa ser muito semelhante a um coquetel porque não é exatamente um intervalo comum, é praticamente um jantar. Por isso, dependendo do tipo do evento é possível inserir até vinhos e bebidas alcoólicas.
O coquetel pode ser acompanhado por frutas e salgados. Você pode escolher entre lanches com doces e salgados simples ou pode ser um coquetel elaborado com pratos quentes, como:
- risoto de aspargos;
- massa bolonhesa;
- bolo de batata aos quatro queijos;
- caldo de feijão;
- salmão defumado;
- iscas de filé.
Outro aspecto que é muito importante ser analisado é que, independente de qual o período do lanche, é sempre interessante oferecer opções sem glúten, sem lactose, veganas e vegetarianas.
Isso porque muitas pessoas possuem restrições alimentares e não queremos ver ninguém passando mal no evento, certo? Além disso, identificar os alimentos é essencial para evitar que gere tumulto na mesa porque as pessoas estão tentando adivinhar o sabor ou o que tem dentro do pastel, por exemplo.
5. Saiba calcular a quantidade
Outro aspecto que precisa ser levado em consideração é sobre a quantidade de alimentação e bebidas que é necessário ter no evento. Existe uma regra para esse cálculo:
- doces: 4 a 6 unidades por pessoa;
- salgados: 6 a 8 unidades por pessoa;
- frutas: 1 unidade por pessoa;
- bebidas: 300 ml por pessoa.
Obviamente as quantidades podem sofrer variações dependendo do período, atrações e tempo de duração.
Por exemplo, em um congresso esportivo em que há, antes da pausa para o coffee break, a prática de exercícios físicos. Certamente os convidados estarão cansados e com muita sede, então, é necessário ter a sua disposição uma quantidade significativa de água gelada e fora do gelo para mantê-los hidratados.
Os congressos são fundamentais para a atualização do networking e para promover conhecimento sobre determinado assunto. Para isso, a escolha da alimentação e bebidas ideal para os intervalos são essenciais para que o evento, como um todo, seja um sucesso e agrade a todos os públicos e os divergentes paladares.
Neste post você pôde conferir algumas dicas para tornar o seu congresso esplêndido, pensando nos mínimos detalhes e sabendo como organizar um coffee break. Agora que você domina esse assunto, que tal aprender mais sobre como divulgar o seu congresso para atingir o seu público?
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