O planejamento de um evento requer energia e tempo, que muitas vezes, são desperdiçados principalmente na realização e gerenciamento das tarefas.
Considerando o impacto que isso causa na produtividade do organizador, a E-inscrição preparou algumas dicas de como organizar seu evento gastando menos tempo, que vão te ajudar a trabalhar com mais sabedoria e eficiência.
1. Comece o planejamento com antecedência
Como você sabe, planejar um evento é uma tarefa trabalhosa. Então comece o mais cedo possível!
Isso não apenas permitirá que você organize melhor seu tempo, mas também lhe dará uma vantagem ao reservar um local, contratar fornecedores e começar a divulgação.
Além do mais, os riscos de algo dar errado são maiores quando deixamos a organização para a última hora.
Sendo assim, quanto antes você começar seu planejamento, mais o evento tende a ser organizado e, minimizam-se as chances de alguma coisa dar errado no futuro, além de diminuir a correria e o estresse.
Assim também, em caso de algum imprevisto, você conseguirá resolvê-lo de imediato.
2. Elimine distrações
A concentração significa aumento de produtividade!
Para otimizar seu trabalho e organizar seu evento gastando menos tempo, é essencial que você reduza as distrações.
Notificações de mensagens de redes sociais e conversas paralelas tiram o foco da atividade e podem te impedir de concluir tarefas dentro do prazo estipulado.
Defina horários para acessar as redes sociais, desative as notificações do celular e, crie uma lista de coisas a fazer classificando as suas tarefas de acordo com a prioridade.
Por fim, faça uma coisa de cada vez. Pesquisas feitas por pesquisadores do Laboratório de Memória da Universidade de Stanford mostram que muitas tarefas ao mesmo tempo, diminuem a nossa habilidade de resolver problemas e gerir processos, gerando perdas de até 10 pontos de QI.
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3. Priorize objetivos
Várias coisas precisam ser realizadas para que seu evento seja considerado um sucesso.
Compreender o que é mais importante e o que merece prioridade permitirá que você saiba focar nos objetivos certos.
Primeiro, com uma visão abrangente, comece determinando tudo o que você precisa fazer e, em seguida, categorize as tarefas em urgente, emergente e importante. Depois que tudo estiver anotado, você poderá começar a agendar cada tarefa para dias específicos.
Essa estrutura simples garantirá melhor gerenciamento de tarefas e prazos e assim, você conseguirá organizar seu evento gastando menos tempo.
Novamente, lide com cada item da sua lista, um de cada vez, e lembre-se de definir data limite de execução e marcar as tarefas já concluídas.
4. Delegue funções
Delegar é a chave para organizar seu evento gastando menos tempo!
Reúna uma equipe capacitada e a envolva na organização. Delegue funções de maneira personalizada, de modo que as habilidades de cada membro sejam bem aproveitadas.
Monte um cronograma com:
- Qual tarefa precisa ser concluída;
- Quem está responsável por ela;
- Qual o prazo limite para conclusão;
- Nível de prioridade da tarefa.
Forneça as diretrizes, tenha expectativas claras e permita que sua equipe trabalhe de forma independente. A delegação não é útil se você precisar constantemente checar o trabalho de cada um e o andamento das tarefas!
Por vezes, dependendo do porte do evento, apenas sua equipe é insuficiente para ajudá-lo a alcançar seus objetivos. Você pode, então, delegar a alguém a tarefa de recrutar voluntários para ajudar no seu evento.
Com voluntários encarregados em diferentes áreas do evento, você aliviará a carga de trabalho de todos, incluindo a sua, o que lhe dará tempo para lidar com problemas ou atividades que requerem mais atenção.
5. Use a tecnologia a favor da sua equipe
Conforme você viu no último tópico, o trabalho em equipe te auxilia a organizar seu evento gastando menos tempo.
Atualmente, a tecnologia permite maior rapidez e dinamismo na troca de informações. Dessa forma, há uma infinidade de ferramentas para melhorar a maneira como uma equipe se comunica e trabalha.
Confira aqui 8 opções incríveis que vão ajudar sua equipe a usar o tempo de forma inteligente e trabalhar com mais velocidade, eficiência e produtividade.
Enfim, o segredo é encontrar as ferramentas que funcionam para você e o tipo de eventos que você organiza!
6. Automatize processos
Muitos organizadores de eventos ainda realizam tarefas manualmente. Isso pode ocasionar erros, além de refletir negativamente na velocidade da execução das atividades.
Hoje, existem diversas tecnologias que facilitam o trabalho do organizador, automatizando processos, descentralizando funções e trazendo praticidade para a equipe.
A automação de processos, além de permitir organizar um evento gastando menos tempo, possibilita:
- Controlar e monitorar resultados em tempo real;
- minimizar erros;
- oferecer maior interação com o público;
- proporcionar maior alcance de divulgação;
- realizar eventos on-line.
Quer entender melhor porque a tecnologia para eventos é de fundamental importância? Então clique aqui e confira!
Venda de ingressos e inscrições online
A nova tendência do mundo dos eventos é a inscrição online!
A automatização das inscrições representa uma maneira de tornar o trabalho mais rápido e prático e é uma excelente oportunidade, principalmente para quem conta com um time reduzido.
Assim, você não gasta mais tempo lidando com troco e gerenciando manualmente a venda de ingressos. Com as inscrições online, é possível:
- Fazer a gestão das inscrições;
- acessar às informações em tempo real;
- coletar e armazenar informações;
- reduzir filas;
- otimizar seu tempo.
Invista nas inscrições online que ainda pode configurar os tipos de ingressos e as formas de pagamento, bem como vender em lotes e fazer a gestão financeira em tempo real.
E finalmente, poderá redirecionar seus esforços e tempo para assumir outras demandas e tarefas necessárias para a organização do evento, além de ter os dados dos inscritos para divulgar seus próximos eventos!
E-mail marketing
A automação pode ser aplicada em qualquer estratégia de e-mail marketing!
Ela permite criar uma estratégia de relacionamento com o público-alvo do evento de forma personalizada e escalável.
Configurar o envio de e-mail marketing através de uma plataforma lhe permitirá poupar tempo e economizar espaço na sua caixa de entrada.
Alguns e-mails já vêm com o textos configurados, como, por exemplo, os de confirmação de compra e lembretes um dia antes do evento. Porém, você tem a opção de programar e enviar quantos desejar.
Através das inscrições online, ou por meio de formulários nos principais canais de comunicação, como as redes sociais e o site do evento, você pode coletar dados estratégicos e utilizar o e-mail marketing como ferramenta para manter os participantes engajados.
Além do mais, você também pode divulgar futuros eventos e oferecer diversos tipos de materiais ao público, relacionados com o tema do evento, tais como blog posts, infográficos, eBooks e webinars.
Enfim, seja criativo! A comunicação do organizador com o participante é essencial para fortalecer o nome do evento, gerar autoridade e criar expectativas sobre o grande dia.
Automatize o envio de e-mails para facilitar e potencializar o processo de comunicação com o público-alvo e, assim, você e a sua equipe poderão organizar seu evento gastando menos tempo!
7. Utilize uma plataforma de gestão de eventos
Você já percebeu que a tecnologia é a sua maior aliada na hora de organizar um evento gastando menos tempo!
Se você puder reunir as principais tarefas e informações em uma plataforma de gestão para eventos, certamente o trabalho será ainda mais fácil e eficiente.
Uma plataforma de gestão de eventos é uma ferramenta criada para automatizar as etapas de planejamento e realização de um evento, gerando mais produtividade para você e permitindo organizar o evento gastando menos tempo.
Com uma plataforma para gerenciar os seus eventos, é possível deixar de lado as atividades que antes eram realizadas manualmente e potencializar funções como inscrição online de participantes e envio de e-mail marketing.
Ao aproveitar todas as funcionalidades, você poderá:
- Gerenciar equipes,
- acessar os dados da organização do evento;
- resolver problemas de forma rápida e eficiente;
- acompanhar o número de inscrições;
- realizar o controle financeiro;
- vender ingressos;
- criar um site do evento;
- emitir certificados;
- checar a lista de participantes;
- realizar o check-in por QR Code;
- fazer pesquisa de satisfação;
- fazer análises de resultados.
Ao utilizar uma plataforma para a gestão de eventos é possível fazer um evento de qualidade e com uma previsão financeira modesta, uma vez que, todas as informações sobre orçamento e fornecedores estarão reunidas em um lugar só.
Você controla os gastos e gerência propostas, vende ingressos com variadas formas de pagamento e ainda pode sacar os pagamentos das inscrições para a sua conta bancária, sem complicações e burocracias!
Aposte em uma plataforma com todos os recursos necessários para garantir o aumento da produtividade ao organizar seu evento gastando menos tempo.
A E-inscrição é a plataforma de gestão de eventos que vai otimizar todo o seu processo de planejamento!
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