Checklist para evento religioso: 5 dicas do que não pode faltar

Foi pensando em ajudar você nessa missão que elaboramos um checklist para evento religioso. Aqui, você vai encontrar tudo o que precisa na hora de organizar esse tipo de ação, desde orientações sobre local, vestimentas e até alimentação dos participantes.

Continue a leitura e confira a lista perfeita para você ter tudo sob controle, sem imprevistos, e garantir que seu evento seja um sucesso!

Confira o checklist para evento religioso

1. Comece o planejamento

O primeiro passo para organizar um evento é fazer uma reunião com o contratante. Conhecida como briefing, essa estratégia permitirá que você saiba quais são as principais características e singularidades do evento, como dia, hora, tipo de ação, para quantas pessoas, que tipo de alimentação vai ser servida, entre outras.

Procure fazer o máximo de perguntas possíveis sobre a atividade e expectativas do cliente para que você possa satisfazê-lo. Lembre-se: você precisa ser capaz de atendê-lo no que ele precisar, mas sem interferir em suas crenças ou dogmas. Proporcionar exatamente aquilo que o cliente pede vai ajudá-lo ainda aumentar a interação entre os membros de sua igreja, fortalecendo o grupo.

2. Defina o local e a estrutura

Agora que você já tem um briefing completo sobre o evento que vai organizar, é hora de escolher um local de acordo com as características dessa ação. Veja abaixo algumas opções:

2.1. Retiro espiritual

Se o seu evento for um retiro espiritual, procure uma casa adequada à ocasião, que comporte o número estimado de pessoas e que ofereça estrutura (quartos para as pessoas dormirem, banheiro, cozinha etc).

Sempre que possível, escolha um local que também tenha uma área ao ar livre, pois o contato com a natureza permite momentos de paz e reflexão. Aproveite para ver aqui uma lista de filmes com ensinamentos religiosos que podem inspirá-lo na organização do seu evento.

2.2. Evento de música gospel

Vai organizar um evento de música gospel? Então procure um espaço que possibilite a estrutura de um show de acordo com a quantidade de pessoas esperadas. O local pode ser ao ar livre ou coberto, mas lembre-se de conferir a previsão do tempo para que haja proteção em caso de chuva e garantir que tudo esteja em consonância com as normas de segurança e o número de pessoas no espaço.

Não se esqueça também que será necessário montar um palco, viabilizar mesas, caixas de som, microfones, instrumentos e iluminação adequadas.

2.3. Almoços beneficentes

Muitos templos e igrejas promovem almoços beneficentes para arrecadar fundos. Se esta for a sua missão, estude a possibilidade de organizar o almoço no espaço da própria Igreja ou da instituição beneficiada. Em geral, esses lugares dispõem de cozinha, utensílios e grandes quantidades de mesas e cadeiras. Caso o local não comporte o evento, procure um espaço com essas características (de preferência coberto, para que não precise ser adiado em caso de chuva).

É importante conferir com o contratante quem ficará responsável pelos comes e bebes, definindo se será a equipe da igreja ou um buffet contratado. Em ambos os casos, considere a opção de ter garçons disponíveis para servir o público.

2.4. Vigílias

Caso seu evento seja uma vigília, confira se ela pode ser realizada na igreja/templo que o demandam. Caso não possa, procure uma casa tranquila, que leve a um momento de reflexão à noite. Lembre-se que, nesse caso, é preciso oferecer estrutura para as pessoas fazerem sua higiene pessoal ao final da vigília e tomar um café da manhã como encerramento do evento.

Caso a vigília seja em outro estado ou localização distante, cuide ainda de disponibilizar transporte. É importante ainda contar com seguranças, equipes de limpeza e equipes médicas para garantir a movimentação dos participantes e evitar qualquer surpresa.

3. Faça a inscrição e a divulgação

Agora que você já tem data, horário e local do evento definidos, é hora de fazer a divulgação do mesmo e partir para as inscrições.

Essa parte é fundamental para o sucesso da ação. Comece divulgando no mural da instituição que promove o evento, utilize redes sociais da mesma e das empresas envolvidas na organização. Se possível, faça um blog e um site com todas as informações que cercam o acontecimento.

Dependendo do tamanho do evento e do orçamento destinado a ele, pode ser necessário recorrer também à divulgação em veículos de comunicação (rádios especializadas, jornais e revistas) e à confecção de flyers. Essas ações devem ser colocadas em prática simultaneamente ao período das inscrições, uma vez que pessoas interessadas no evento surgirão rapidamente.

Para isso, recorra a sites especializados que oferecem esse tipo de estrutura, inclusive com isenção para eventos gratuitos. Essas plataformas permitem controlar o número de inscritos, cobrar a inscrição (quando necessário) com múltiplas formas de pagamento e até disponibilizam questionários de avaliação para você saber o que deu certo e o que precisa melhorar no próximo.

4. Ofereça alimentação adequada

Como vimos, cada tipo de evento tem uma demanda, estrutura e locais adequados. No caso dos eventos religiosos, pode ser que haja certas restrições de alimentos e bebidas que podem ou não ser servidos.

Para o retiro espiritual, organize uma alimentação balanceada e leve. Reserve ainda espaço para cafés e pequenos lanches entre uma atividade e outra e, se for permitido, um pequeno coquetel para encerramento das atividades. Já em uma vigília, disponibilize água e café à vontade e, no encerramento, ofereça um pequeno café da manhã aos participantes.

No caso de almoço beneficente e eventos de música gospel, além do cardápio, que tal oferecer opções de coquetéis saudáveis e sem álcool? Além de combinarem com a temática, eles darão um charme todo especial à ação.

5. Oriente sobre as vestimentas

Pode parecer óbvio que em eventos religiosos a vestimenta deve ser a mais comportada possível. No entanto, além de um dress code (ou seja, um código de vestimenta que esteja de acordo com a proposta da igreja/templo), é preciso observar ainda se o evento limita ou pede:

• certas cores para roupa;
• cobertura de certas partes do corpo (como a cabeça, por exemplo);
• execução de gincanas ou atividades esportivas (em caso positivo, é importante sugerir o uso de roupas leves e tênis);
• uso de algum tipo específico de peça de roupa ou acessório, como bonés ou lenços.

Lembre-se que é seu dever informar os participantes sobre esses detalhes e zelar para que todos se sintam confortáveis com essas solicitações.

Use o checklist para evento religioso e tenha sucesso

São muitos detalhes, etapas e encaminhamentos necessários para organizar uma ação como essa, não é? Por isso, por mais experiente que seja a sua equipe de produção, contar com a ajuda desse checklist para evento religioso é a melhor forma de garantir que nada fique para trás. O mais importante nesse tipo de ação é passar a mensagem que o evento se propõe, então analise cada detalhe e mãos à obra!

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