Quando organizamos um evento, estamos cheios de expectativas e nos empenhamos para que tudo saia conforme o planejado. Afinal, dedicamos o nosso tempo e experiência para a concretização dos objetivos da empresa. Por isso, dificilmente passa pela nossa cabeça que possa ocorrer a possibilidade do cancelamento de evento.
Infelizmente, isso pode acontecer devido a uma série de imprevistos. Dessa maneira, é preciso estar preparado para situações como essa e saber como conduzi-la, reduzindo ao máximo os danos e efeitos colaterais para não denegrir a imagem da marca.
Quer saber o que fazer em caso de cancelamento de evento? Continue a leitura e aprenda tudo sobre o assunto!
Veja se há outra de alternativa
Antes de cancelar o seu evento, tenha a certeza de que essa é realmente a última alternativa. Por exemplo, se o buffet cancelou de última hora, veja se consegue outro fornecedor. Se o local cancelou porque fez duas reservas para o mesmo dia, verifique se consegue outro para a realização do seu evento.
Esses são apenas dois exemplos simples que acontecem diariamente na vida de um produtor de evento. Contudo, eles servem para ilustrar que talvez seja possível encontrar outra solução ao invés do cancelamento do evento.
Avise aos fornecedores, parceiros e patrocinadores
Caso o cancelamento do evento seja realmente necessário, o primeiro passo é entrar em contato com todos os fornecedores, parceiros, patrocinadores e todos os envolvidos na sua organização.
Explique o problema de uma maneira transparente e ética, informando a decisão tomada. Agradeça pelo empenho e tempo dedicado até o momento e informe qual será o próximo passo: devolução total ou parcial do dinheiro, multa e rescisão do contrato.
Sobre isso, certamente você terá feito contrato com todos os fornecedores. Então, estude-os e verifique a questão da multa para tentar negociá-la.
Lembre-se de não deixar que essa situação com o fornecedor fique constrangedora: acerte com ele o valor da multa, seja justo e mantenha uma relação amigável para contar com a parceria em eventos futuros.
Notifique o público sobre o cancelamento do evento
Após negociar com os fornecedores, entre em contato com todas as pessoas que realizaram as inscrições no seu evento e combine o reembolso.
Nesse momento, o mais importante é manter uma comunicação clara e objetiva, e informar essa decisão com o mínimo de 24 horas de antecedência. Assim, as pessoas podem se organizar melhor e os viajantes têm mais tempo para reagendar a sua hospedagem e negociar as suas passagens.
Jamais comunique apenas inserindo um cartaz nas mídias sociais ou enviando um e-mail: faça uma ligação e tenha a certeza de que a pessoa recebeu e entendeu o recado.
Depois de fazer a ligação para os participantes, você deve:
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inserir a notícia em seu site e blog;
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enviar newsletter para todos os envolvidos;
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inserir a notícia em todas as mídias sociais da empresa (Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn, YouTube, entre outras);
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solicitar que os fornecedores e patrocinadores compartilhem a notícia.
Cancele a realização de novas inscrições
Normalmente, as inscrições para evento são realizadas em uma plataforma para facilitar a vida do organizador do evento.
Se você investiu em uma delas, cancele imediatamente todas as inscrições. Isso evita que mais pessoas se inscrevam — sem ter o conhecimento de que o evento foi cancelado — e que você tenha mais trabalho para notificá-las sobre o ocorrido e cancelar essas novas inscrições.
Tenha atenção com os reembolsos
Depois de conversar com todos os envolvidos sobre o cancelamento do evento, tenha a certeza de que todos os reembolsos serão feitos imediatamente.
Verifique qual é a cláusula de cancelamento nos contratos com os fornecedores. Se não houver alguma especificação, você precisará devolver 100% do valor do investimento. Analise se é possível trocar o valor por outro curso ou atividade que seja do interesse do participante — mas isso só pode ser feito se o participante assim escolher.
Pense em uma maneira para recompensar o público
Para manter uma boa relação com o seu público, pense em uma maneira para recompensá-lo pelo ocorrido.
Afinal, o participante investiu o seu tempo e dinheiro, e criou expectativas boas para ir em seu evento. Quando você efetua o seu cancelamento, passa uma imagem de desorganização e a sua empresa pode perder a credibilidade.
Para não deixar que isso aconteça, ofereça alguns benefícios aos participantes, tais como:
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materiais gratuitos (e-books, revistas e documentos) relacionados ao tema do evento;
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descontos nas lojas dos patrocinadores ou nas da sua empresa;
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eventos online;
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cursos online;
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assinatura digital de uma revista relacionada ao tema do evento;
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webinars.
Reflita sobre o acontecido
O cancelamento de evento jamais pode se tornar um costume. Conforme citamos neste texto, ele deve ser a sua última alternativa.
Por isso, o mais importante é refletir sobre o que aconteceu para evitar que isso se repita. Pense nestas questões:
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O que deu errado?
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O que eu poderia ter feito para dar certo?
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Quais foram os pontos fortes e fracos dessa situação?
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O que eu posso fazer para que meus participantes continuem fiéis a minha marca?
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Como devo reorganizar todos os contratos com fornecedores para que a multa de cancelamento não se torne tão pesada?
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Como posso transformar essa situação ruim em algo produtivo para a minha marca?
As respostas para essas perguntas ajudam a pensar na organização do seu próximo evento. Nesse aspecto, é importante ressaltar que um cancelamento de evento bem-feito demonstra cuidado e garante maior integridade da marca, minimizando os danos e efeitos colaterais.
Como vimos, o cancelamento de evento é uma situação temida por qualquer empresa. Isso porque todo o esforço e expectativa em tornar o evento um acontecimento único para a marca transforma-se em uma situação de risco para a integridade da marca. Contudo, nesses casos, o mais importante é manter a calma e trabalhar para que essa situação cause os menores danos e impactos negativos possíveis.
Com esse post, você conferiu algumas dicas sobre o que fazer em caso de cancelamento de evento. Você já teve que passar por isso? Conte-nos como foi essa experiência e o que você fez nessa situação, deixando um comentário no post.
Veja também nosso artigo sobre como lidar com imprevistos em um evento.
