Benchmarking para eventos: benefícios e práticas

Já ouviu falar em Benchmarking? Se sim, conhece sua aplicação para o setor de eventos?

Estar em constante evolução é essencial para todo organizador e produtor de eventos – o progresso de cada evento é fundamental para que a organização permaneça crescendo e oferecendo a melhor experiência para os inscritos.

Entretanto, além de avaliar e observar o que deve ser melhorado, excluído ou acrescentado dentro da própria organização, é preciso atentar-se também para o que está acontecendo fora dela. Como está o mercado e a concorrência?

Continue lendo e entenda melhor!

O que é Benchmarking?

O termo ‘Benchmarking’ significa, na tradução literal, “ponto de referência”. No mundo dos negócios, é o nome dado ao estudo da concorrência: produtos, serviços, processos, atendimento, práticas adotadas por outras empresas e organizações que atuam no mesmo ramo.

Surgida em 1970 na Xerox, empresa de fotocopiadora, a estratégia tem como objetivo observar, comparar e analisar o que pode ser replicado dentro da sua própria organização para melhorar os resultados e avançar.

Em linhas gerais, portanto, o Benchmarking é uma técnica voltada à otimização de processos e etapas em um evento, seja replicando uma função operacional – como o credenciamento de eventos ou a contratação de fornecedores- seja algo criativo e inovador que funcione.

Os 4 maiores benefícios do Benchmarking para eventos

A prática carrega consigo muitos benefícios e vantagens, que se estendem tanto ao organizador, quanto aos inscritos e participantes.

Listamos a seguir os 4 maiores:

#1 Evitar os erros comuns

Estudar o que a concorrência está fazendo significa também evitar que os erros já cometidos por outras empresas e colegas de profissão aconteçam. Afinal, com uma análise bem-feita do mercado, torna-se possível antecipar os pontos de melhoria e eliminar os riscos de falhas.

Isso se aplica tanto às questões mais operacionais, como venda de ingressos e suporte aos inscritos, quanto aos aspectos estratégicos do evento, como data de início de divulgação, abordagem dos potenciais participantes e canais de atendimento.

#2 Permanecer atualizado das tendências do mercado

Um organizador que pratica benchmarking é um profissional em constante atualização, uma vez que sempre se mantém por dentro do que o mercado está fazendo e de quais são as tendências para aquele momento.

Consequentemente, esse tipo de organizador tomará decisões estratégias e assertivas, uma vez que serão direcionadas ao cenário do seu ramo de atuação, e não apenas tiros no escuro.

#3 Realizar uma análise estratégica da própria organização

É olhando para as outras empresas do mesmo ramo e para os concorrentes, que se percebe de fato como está a situação da própria organização. Afinal, ganha-se um parâmetro de comparação e uma nova forma de medir o desempenho.

Com a prática do benchmarking, o organizador se mantém em constante melhoria e pode acompanhar sua evolução ao longo do tempo e mediante o mercado.

#4 Reduzir falhas e gastos desnecessários

A economia também é um benefício trazido pela prática do benchmarking. Com uma análise bem feita, os gastos desnecessários são eliminados, bem como as verbas e investimentos aplicados em fontes erradas.

Como fazer?

Agora que você já sabe por que, vamos te mostrar como. Veja a seguir X dicas de como fazer um benchmarking que gera resultados. Começando por…

#1 Mapeie seus principais concorrentes

Quais são os seus principais concorrentes? Fazer benchmarking será impossível sem que você tenha esse dado em mãos, e de forma concreta.Para isso:

• Invista em pesquisa;
• Considere os líderes do mercado;
• Tenha uma rede de networking consolidada.

Ah! É importante que, no início das suas análises, você limite seu número de concorrentes – afinal, seu comparativo precisa ser completo, e ter muitos nomes na sua lista pode acabar gerando informações confusas e conclusões superficiais.

#2 Tenha um objetivo definido

Qualquer estratégia ou experimento precisa ter um objetivo claro antes de ser executado. Dessa forma, antes que você dê partida na sua prática de benchmarking, pare um momento para colocar no papel quais são as conclusões e as respostas que você quer alcançar.

#3 Defina quais serão seus indicadores e dados

Para que a técnica do benchmarking seja bem-sucedida e gere os resultados que você espera, os indicadores que você irá utilizar precisam ser muito bem definidos: o que você quer analisar?

Quais são os pontos de melhoria que você precisa no seu negócio, e que procura encontrar no negócio dos seus concorrentes?

Alguns dos indicadores mais comuns no benchmarking para eventos, são:

• Ações de divulgação;
• Ações pós-evento;
• Estratégias de comunicação com os inscritos;
• Empresas parceiras e principais fornecedores.

#4 Inicie sua pesquisa

A pesquisa é a base e a ação mais importante dentro da prática do benchmarking. Busque em sites, blogs, redes sociais, mecanismos de busca, pessoas em comum, redes de networking ou até presencialmente (quem sabe você ou alguém da sua equipe não participa de um evento da concorrência?).

Sua coleta de dados e posterior análise serão a base de uma boa tomada de decisões e otimização da sua organização.

E aí? Ainda tem alguma dúvida sobre benchmarking para eventos? Comente aqui embaixo que a gente te ajuda!

Quer se destacar da concorrência?

Invista em gestão!

Se pudéssemos te dar apenas uma dica de sucesso para se destacar da concorrência, sem dúvidas escolheríamos essa: preocupe-se com a gestão do seu evento:

• Inscrições;
• Pagamentos;
• Dados;
• Credenciamento;
• Comunicação com os inscritos;
• Planejamento centralizado…

Tudo isso precisa da sua atenção.

A plataforma de gestão, nesse caso, serve como uma facilitadora do dia a dia do organizador, permitindo que todas as etapas do evento saiam organizadas e excelentes. E quando falamos de plataforma de gestão para eventos, precisamos falar sobre o E-inscrição.

O E-inscrição é uma plataforma de gestão de cursos e eventos que simplifica processos e auxilia na administração das informações de maneira prática e eficiente, otimizando seu tempo. 

E quando falamos de financeiro, as coisas ficam ainda melhores:

• Você só paga quando vende, por inscrição confirmada;
• Em eventos gratuitos, nosso serviço é gratuito;
• Para eventos pagos, contamos com a melhor tarifa do mercado, apenas 6,9% – enquanto outras plataformas chegam a cobrar 10%;
• É possível antecipar recebíveis.

Todas essas vantagens, para desfrutar de dezenas de funcionalidades da plataforma de gestão do E-i. Veja algumas delas:

• Formulários personalizados;
• Inscrições online;
• Gestão de informações dos inscritos para arquivos em PDF;
• Possibilidade de oferecer diversas opções de pagamento: parcelas em até 12x em boleto e no cartão de crédito;
• Emissão de certificados;
• Envio de e-mails para lista de contatos ou inscritos;
• Página do evento com design moderno e de fácil configuração;
• Descontos e cupons para grupos que o organizador quiser.

Quer saber mais? Clique no botão abaixo que nós te mostraremos tudo!

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