Você já parou para pensar que há uma forte ligação entre tempo e dinheiro? Independentemente de qual seja o setor que você atua como profissional, ou que sua empresa se enquadre no mercado, o fato é que quanto melhor o aproveitamento do seu tempo, maior é a sua lucratividade, não é verdade?
Entretanto, essa relação também funciona na direção oposta e, infelizmente, uma série de aspectos cotidianos nos fazem reduzir a produtividade, perder o foco, a concentração e, é claro, o nosso tempo. Consequentemente, perde-se dinheiro nesse processo.
Essa realidade torna-se ainda mais perceptível quando se está à frente da produção e organização de um evento, pois cada minuto pode fazer toda a diferença, influenciando drasticamente o resultado.
Por isso, no artigo de hoje, mostraremos como a técnica Pomodoro se apresenta como uma eficiente ferramenta de gestão de tempo, que pode ser muito bem aproveitada em seus eventos. Continue a leitura do conteúdo para saber mais!
O que é a técnica Pomodoro?
A técnica Pomodoro consiste em um simples recurso que pode ser utilizado tanto na vida pessoal quanto no meio empresarial, com o intuito de promover uma melhora na produtividade e atingir metas, podendo ser aplicada no trabalho, nos estudos ou em qualquer atividade cotidiana.
Criada por Franceso Cirillo, no final da década 1980, o seu objetivo principal é utilizar o tempo a nosso favor, como uma ferramenta para a realização de objetivos individuais ou em equipe.
A premissa da técnica Pomodoro, de forma simplificada, é de que com uma gestão eficiente do seu tempo, você consegue fazer não apenas o que é necessário, mas o que quiser, com um índice máximo de aproveitamento.
Qual é a sua origem e como funciona?
Você sentiu alguma familiaridade com o termo Pomodoro? Talvez com a conhecida marca de molho de tomate? Pois bem, a origem da técnica vem da palavra “pomodoro”, que significa “tomate” em italiano, referência a um antigo timer de cozinha com o formato de tomate, usado pelo próprio autor para criá-la enquanto estava na faculdade.
Em poucas palavras, a técnica Pomodoro consiste em utilizar o tempo de forma fragmentada, aproveitando períodos de 25 minutos de foco total e ininterrupto de trabalho, que devem ser separados por pequenos intervalos.
A ideia é que o nosso cérebro tem espécies de “picos” de alta produtividade e concentração. As pausas curtas e frequentes são capazes de aumentar ainda mais a nossa agilidade mental, além de evitar o desgaste.
Quais benefícios a técnica traz para a produção de eventos?
Ela não somente aumenta a produtividade de toda a equipe envolvida na produção do evento, como também otimiza a gestão do tempo necessário para realizar as atividades. Se toda a estratégia de trabalho for baseada na divisão dos Pomodoros, é muito mais fácil mensurar o desempenho, separando cada tarefa de acordo com sua conclusão.
Além disso, a técnica Pomodoro ajuda a estimar o prazo de cada tarefa, permitindo que os organizadores consigam até mesmo “prever” quando as metas serão atingidas, já que é possível estabelecer um sistema inteligente e dividir tempo e tarefas, como em uma equação matemática.
Isso também significa que todo o investimento do projeto é aproveitado corretamente, reduzindo prejuízos e aumentando o índice de lucratividade, já que tempo é dinheiro, não é mesmo?
Como a técnica Pomodoro pode ser usada no planejamento de eventos?
Agora que a técnica Pomodoro não é mais um mistério, provavelmente você quer saber como ela funciona no contexto da produção de eventos, certo? É correto afirmar que sua primeira aplicação é o fato de que ela reduz a ansiedade baseada na percepção do tempo de forma significativa. Ou seja, a forma como percebemos o tempo “abstrato”.
Afinal, quem é que nunca teve sua produtividade e desempenho de trabalho afetados por causa da preocupação e estresse da rotina agitada, decorrente do excesso de tarefas envolvidas na produção de um evento?
Portanto, é importante implementar as ferramentas da técnica Pomodoro já na fase de pré-produção, em que todo o planejamento está sendo desenvolvido e as ideias ainda não saíram do papel.
Dessa forma, é possível obter o máximo de aproveitamento do potencial dos envolvidos no projeto, desde as suas etapas iniciais.
Para contextualizar a técnica com a organização de um evento, de forma prática, acompanhe o seguinte raciocínio:
Primeira etapa
Essa é a hora de criar estratégias, planejar e definir aspectos importantes como tema do evento, seu local, a equipe envolvida, o tempo de duração, o orçamento, etc.
Segunda etapa
Assim como o criador da técnica propõe, configure um temporizador para o tempo de um Pomodoro (25 minutos). Hoje em dia você pode contar com aplicativos e softwares que fazem isso sem qualquer complicação, embora também seja possível usar um simples relógio de pulso, se preferir.
Terceira etapa
A cada 25 minutos, dê o seu melhor e trabalhe como se o sucesso do evento dependesse disso, focando-se ao máximo em todas as tarefas que foram definidas na primeira etapa. Lembre-se de anotar todas as tarefas que foram concluídas em uma planilha ou software para gestão e automação organizacional.
Quarta etapa
A cada Pomodoro, faça um intervalo de mais ou menos cinco minutos. A cada quatro Pomodoros, faça um intervalo de aproximadamente 20 minutos.
A técnica é realmente eficaz?
Pode parecer simples demais para ser verdade, mas a eficácia da técnica é comprovada logo nas primeiras horas, pois é com o passar dos minutos que você consegue sentir que o tempo está sendo muito bem aproveitado.
Essa gestão é capaz de mudar sua perspectiva sobre cada minuto do dia. Ou seja, a sensação de perda de tempo é minimizada.
Lembrando que, durante cada Pomodoro, é imprescindível que as atividades pertinentes ao evento em questão sejam a sua prioridade. Portanto, desligue-se das redes sociais, blogs, e-mails ou qualquer distração que tire o seu foco da produção.
Afinal, você terá os intervalos para relaxar sua mente e se distrair à vontade. Mas, vale ressaltar, as melhores ideias e soluções costumam surgir durante essas pausas.
Agora que você sabe que a técnica Pomodoro é uma eficiente ferramenta estratégica, baixe o nosso ebook para aprender a fazer um bom gerenciamento de tempo em seu evento!
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