Apesar de ser uma importante ferramenta na elaboração de eventos, muitos produtores deixam o planejamento estratégico de lado e colocam em risco o sucesso da empreitada.
Evitar falhas, como não atingir o público-alvo esperado ou não obter o retorno financeiro necessário, deve ser o objetivo do produtor de eventos.
Elaboramos um post com as principais dúvidas sobre planejamento estratégico que você deve conhecer agora mesmo! Acompanhe.
O que é planejamento estratégico?
Bastante utilizado por empresas, o planejamento estratégico é um documento no qual é possível delinear todas as ações, tempo de execução e responsáveis pelo projeto.
É por meio dele que você identifica todas as etapas da produção do serviço e garante o cumprimento dos prazos, evitando surpresas com falhas e minimizando os imprevistos.
Como fazer um planejamento estratégico para eventos?
Por ser um documento que possibilita o acompanhamento da execução de tarefas, o planejamento estratégico é ideal para uso em produção de eventos. Antes de tudo, analise seu evento para entender os objetivos, orçamento disponível, características do público-alvo e principais diferenciais. Depois, crie sua planilha descrevendo alguns pontos essenciais, como:
1. Data
Esse é um ponto primordial para garantir um evento de sucesso. Fique atento a outros eventos realizados no mesmo dia ou próximos, se há feriados e se a previsão de tempo vai colaborar na data.
Não deixe que seu evento concorra com outros, prejudicando o comparecimento do público.
2. Local
Deve receber a devida atenção durante o planejamento de um evento. Verifique se o local é de fácil acesso para o público-alvo, se possui linhas de transporte público e se tem estacionamento amplo.
3. Interesse do público
Você precisa descobrir o que os participantes buscam em eventos para garantir uma maneira de surpreendê-los e, mais, fidelizá-los.
Pense no seu público: faixa etária, motivações, o que consideram importante, quais possíveis problemas podem afugentá-los. Com essas informações em mãos, pense nos diferenciais que seu evento pode oferecer para chamar a atenção das pessoas e fazer com que elas queiram participar.
4. Custos
Planeje em detalhes o orçamento do evento para saber quanto poderá gastar com cada um dos serviços. Para facilitar, anote os custos de cada item contratado para não correr o risco de deixar escapar alguma informação importante.
Veja quais são os gastos primordiais, como segurança e estrutura, para saber em que você pode economizar caso o orçamento fique apertado.
5. Divulgação
Conseguir a participação do maior número possível de participantes é o objetivo de qualquer organizador de eventos. E para isso, divulgar é uma ação fundamental.
Descubra em quais meios seu público está e invista neles. São várias opções: redes sociais, rádio, TV, blogs especializados, panfletos, outdoors.
Lembre-se de escolher os que estão em maior sintonia com os participantes que deseja atrair e que combinem com o estilo do evento.
6. Fornecedores
Um dos cuidados que o organizador de eventos deve ter para evitar problemas é com a escolha de bons prestadores de serviço. Mais um item que não pode ficar de fora do planejamento estratégico.
Antes de fechar qualquer contrato, busque referências sobre o fornecedor com conhecidos e tente se certificar pessoalmente da qualidade do serviço.
7. Pós-evento
Não se esqueça de incluir no planejamento estratégico o pós-evento. Ao ter acesso a informações como a opinião dos participantes e retorno sobre o investimento, será mais fácil saber o que foi um sucesso e o que ainda precisa ser melhorado nas próximas edições.
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