6 desafios que todo organizador de eventos enfrenta em seu cotidiano e como enfrentá-los

Por trás de grandes eventos, produções de qualidade e resultados de encher os olhos, existem organizadores dedicados e que, muitas vezes, passam por enormes barreiras para tornar esse sucesso visível. Neste artigo, vamos falar justamente sobre essa profissão e os principais desafios que a acompanham: afinal, quais são os maiores desafios enfrentados pelo organizador de eventos em seu cotidiano? Continue lendo e descubra!

Sobre a profissão

O planejamento de um evento traz consigo uma avalanche de tarefas, a divulgação – além de ser executada – também precisa ser montada estrategicamente, a equipe de trabalho precisa ser gerida, há inscrições para serem gerenciadas, participantes para serem engajados e comunicados e tantos outros aspectos mais.

De forma geral, o organizador de eventos é a pessoa que coordena todos esses processos. É ele quem está por trás do planejamento estratégico, das contratações de fornecedores, do desenvolvimento do conceito e dos objetivos do evento, da gestão de inscrições e pagamentos, das ações pós-evento e assim por diante.

Basicamente, dizemos que esse profissional é a base para que o evento aconteça. Afinal, embora conte com sua equipe, é ele o grande responsável por proporcionar uma experiência inesquecível aos participantes.

Clique no link a seguir e descubra as 5 características que todo organizador de eventos deve ter.

6 desafios que todo organizador de eventos enfrenta em seu cotidiano

Dentro de toda essa correria, ainda há certos desafios que todo organizador precisa enfrentar se quiser ter um evento de sucesso. Para ajudar você a vencê-los, elencamos os 6 desafios mais comuns no cotidiano do organizador, começando por:

#1 Promover um evento de qualidade com economia

Como manter a qualidade do evento gastando pouco? Apesar de ser difícil, essa tarefa não é impossível. Afinal, nem sempre os preços elevados são necessariamente sinônimos de qualidade e excelência – muitas vezes isso acontece por falta de pesquisa, planejamento e organização.

Para vencer esse desafio, você precisa investir em pesquisa, antecedência no momento de planejar, contar com a ajuda de referências e indicações de confiança e contar com a tecnologia como sua aliada para gerir as entradas e saídas envolvidas no seu evento.

Leia nosso artigo e entenda mais: Economia de recursos + Evento de qualidade: como fazer isso?

#2 Proporcionar a mesma experiência inesquecível aos participantes em eventos presenciais e online

Parece até impossível a possibilidade de oferecer o mesmo nível de excelência em eventos presenciais e eventos online, não é? Não é à toa que essa questão também é um dos desafios mais enfrentados pelo organizador de eventos.

Afinal, em eventos online não há o contato, a interação, o networking, a pessoalidade e a atmosfera própria do evento – sem falar que o palestrante está do outro lado da tela. Como, então, superar essa barreira?

Em primeiro lugar, busque compreender que, embora os eventos online possam ser igualmente incríveis como os presenciais, essa experiência é construída através de outros fatores. Será um esforço em vão se você ficar tentando executar tudo o que é feito em ambiente presencial dentro do ambiente virtual – foque no que o digital pode fazer pelos participantes!

Aproveite as redes sociais, explore as funcionalidades da sua plataforma de transmissão, engaje os seus inscritos e faça-os perceber que o evento online também pode ser inesquecível!

Quer mais dicas? Leia agora: 10 dicas para proporcionar a melhor experiência do participante em eventos online.

#3 Manter os inscritos engajados mesmo após o término do evento

O evento termina e parece que ele nunca aconteceu. Você passa frequentemente por essa situação? Se sim, você não é o único. Mais um dos desafios mais enfrentados pelo organizador de eventos é justamente manter o engajamento no pós-evento.

Nesse momento, alguém pode até estar se perguntando: pós-evento? O evento realmente não termina com o seu término? E a gente te responde que: não, ele não termina.

Geralmente, dividimos um evento em 3 etapas: pré-evento (que engloba o planejamento, a divulgação, a comunicação com os inscritos, a gestão de inscrições…), durante o evento (no credenciamento, ao longo das palestras e das atrações) e o pós-evento – tudo o que acontece após o evento, englobando:

Coleta de feedbacks;
Emissão e envio de certificados;
Comunicação com os inscritos.

É justamente nesse último ponto que entra o desafio. É possível utilizar a comunicação com os inscritos para mantê-los engajados? Sim! Pega nossas dicas aqui:

Utilize e-mail marketing manter os inscritos animados para os seus próximos eventos;
Use as redes sociais para lembrar os participantes de tudo o que aconteceu e pedir feedbacks e opiniões;
Leia e descubra: Ações pós-evento: o que devo fazer?

#4 Evitar o retrabalho nas diversas etapas do evento

Apesar de ser um desafio bem comum, esse é bem fácil de resolver! O retrabalho acontece quando os dados dos inscritos, financeiros e burocráticos são mal registrados, geridos ou organizados.

Já pensou que, quando sua gestão de inscrições é feita manualmente, o risco de erros se torna muito mais alto e as etapas se tornam extremamente mais trabalhosas do que precisam ser?

Para acabar com esse desafio e otimizar sua gestão de inscrições, de finanças, de pagamentos e afins, conte com o auxílio de uma plataforma de gestão. Dentro do sistema, é possível manter todos os dados organizados e integrados, o que reduz muito o seu tempo de trabalho e te ajuda a evitar os erros.

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Veja algumas de nossas funcionalidades:

Formulários personalizados;
Inscrições online;
Gestão de informações dos inscritos para arquivos em PDF;
Possibilidade de oferecer diversas opções de pagamento: parcelas em até 12x em boleto e no cartão de crédito;
Emissão de certificados;
Envio de e-mails para lista de contatos ou inscritos;
Página do evento com design moderno e de fácil configuração;
Descontos e cupons para grupos que o organizador quiser.

Para começar a utilizar todos os nossos recursos gratuitamente em eventos gratuitos, clique no botão abaixo!

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#5 Processar o pagamento de cada inscrição

Uma pessoa fez sua inscrição e pagou – lá vai você confirmar o pagamento, enviar o comprovante e também o ingresso – inscrito por inscrito. Já pensou que existe um meio de facilitar e automatizar esse processo?

Apesar deste ser um dos maiores desafios do organizador de eventos, a gente tem a solução. Apenas contando com uma plataforma, você consegue automatizar os processos e se livrar do trabalho manual que te toma tempo, esforço e energia.

Além disso, os erros acabam e, assim, a experiência do participante é enriquecida.

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#6 Alcançar o público certo e fazê-lo se inscrever

Você até tem uma persona e um público-alvo, mas como alcançá-lo? Embora você conheça seu território, é igualmente importante conhecer quais são as ferramentas que podem ser úteis para que você alcance seu público de interesse e os convença a se inscrever no evento.

Seu público pode estar presente nas redes sociais, no e-mail ou em outro canal – como chamar sua atenção? Com posts interativos, com um tom de voz pessoal ou mais impessoal? Com formalidade, com espontaneidade? Uma vez que você conhece os gostos do seu público, torna-se muito mais fácil trilhar suas ações.

Mas para isso, é preciso pesquisa, experiência e o conhecimento certo. Veja alguns de nossos artigos que podem te ajudar nisso:

E aí, dentre eles, qual é o desafio que você mais enfrenta? Tem mais algum que a gente não elencou? Comenta aqui embaixo para sabermos como te ajudar!

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