5 passos práticos para montar a programação de um evento

Um evento bem planejado e organizado é identificado pelos participantes sem dúvida alguma. Seja já no momento da entrada e do check-in ou apenas ao longo do evento, seus inscritos acabarão percebendo se o evento foi estruturado com antecedência, ou não. É aí que entra a importância de montar a programação de um evento.

A programação de um evento é um fator indispensável para que a experiência dos participantes seja inesquecível, para que imprevistos sejam evitados e para que os resultados pós-evento sejam notáveis.

Também chamado de script, a programação de um evento define o que acontecerá ao longo do evento, a duração de cada atividade e a sequência delas. Assim, o evento fica bem estruturado e ninguém fica perdido – tanto o organizador, quanto os participantes.

Neste artigo, você vai entender a importância de montar a programação de um evento e como fazer isso através de 5 passos práticos. Continue lendo!

Qual a importância de montar a programação de um evento?

Dentre as razões pelas quais é importante montar a programação de um evento, as principais, são:

Gerar expectativa nos inscritos;
Conceder aos participantes um panorama do que devem esperar ao longo do evento;
Permitir com que palestrantes, equipe de trabalho e inscritos se programem com antecedência com relação a horários e afins;
Manter o desenrolar do evento tranquilo e organizado;
Evitar erros;
Passar credibilidade e profissionalismo aos participantes.

E tantos outros. Afinal, um evento sem programação tende a gerar uma experiência ruim aos participantes e ainda mancha o nome do organizador, considerando a desorganização que o evento demonstrará.

5 passos práticos para montar a programação de um evento

Agora que você já sabe por que é tão importante montar uma programação para o seu evento, vamos te mostrar 5 passos práticos para isso. Está pronto? Acompanhe!

#1 Contate os palestrantes

Dependendo da modalidade do seu evento – corporativo ou não, formal ou informal – há diversas atividades e atrações que podem ser inseridas no cronograma. Quem definirá quais serão os programas e os convidados é você, organizador (juntamente com sua equipe, é claro).

No momento de selecionar quem serão os convidados especiais para o seu evento, analise:

Qual é o tamanho da relevância da personalidade em questão dentro da área do seu evento?
A pessoa que você deseja contatar é acessível para as condições que você possui?
Quais serão os gastos que esse convite demanda? Essa é uma realidade plausível para o seu negócio?
O potencial convidado despertará a atenção dos inscritos e impactará na divulgação do seu evento?
A personalidade selecionada possui credibilidade para falar sobre o assunto do seu evento?

Essas são algumas questões que precisam ser cuidadosamente analisadas antes que você bata o martelo e comece a montar a programação do seu evento. Portanto, nossa dica é que você pesquise bastante e comece seu planejamento com antecedência. Quanto mais cedo definir os palestrantes, melhor.

Depois que os convidados já foram definidos e contatados, e após os combinados com eles já terem sido acertados…

#2 Defina o formato das atividades e analise quanto tempo cada formato pode levar

Só depois de selecionar e contatar os palestrantes e atrações do seu evento, é que é o momento de definir o formato de cada atividade/palestra/atração e analisar quanto tempo cada uma delas irá levar.

Esse passo é fundamental e guiará todos os outros. Afinal, sem um panorama geral de tempo de duração e forma de funcionamento de cada programa, não há como ser assertivo na estruturação da sua programação, podendo provocar erros como:

Atrasos de programação;
Palestras/Atrações longas demais em contraste a outras curtas demais;
Local inadequado para o desenvolvimento do programa em questão;
Término tardio do evento – conforme o previsto;
Experiência dos participantes afetada.

Para evitar esses contratempos e garantir que sua programação seja seguida à risca, determine cada formato e duração com antecedência, lembrando-se que contar com uma margem de erro é sempre interessante.

No momento de colocar tudo no papel, busque detalhar:

o nome dos palestrantes e suas competências e informações profissionais mais relevantes. Aqui você também pode inserir uma foto deles;

o tema das palestras/atrações e um pequeno resumo do que cada uma irá abordar;

os horários de início e término e os locais (caso o local do seu evento conte com mais salas ou atividades simultâneas).

#3 Lembre-se de reservar um bom período para o credenciamento

Nós sabemos que o dia do evento é um dia de muitas expectativas e fortes emoções, principalmente para quem organiza e já está planejando esse dia há tempos, não é?

Porém, aí vai uma regra preciosa que você deve carregar consigo sempre: embora você mal veja a hora de iniciar seu evento, lembre-se de reservar um período considerável para o credenciamento – o tradicional check-in.

É aconselhável que o momento reservado para o check-in seja de, no mínimo, uma hora. Afinal, esse é o momento da chegada dos inscritos ao local do evento, os quais se dirigem a um setor específico a fim de confirmar que realizaram suas inscrições e receberem algum tipo de comprovante.

Portanto, procure treinar bem a sua equipe, agilize os processos e, principalmente, torne o período do credenciamento uma parte ativa da programação do seu evento.

#DicadoE-i: Com o E-inscrição, você pode realizar o controle de acesso dos participantes pelo celular de forma simples e rápida através do aplicativo de credenciamento. O app conta com leitor de QRcode, funciona desconectado da internet, permite múltiplos dispositivos ao mesmo tempo, detecta tentativas de fraudes e ainda sincroniza novas inscrições.

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#4 Separe um momento para networking

Assim como para o credenciamento, separar um momento específico para networking é indispensável para uma programação completa e um evento de sucesso, mesmo que esses dois períodos não sejam necessariamente parte das palestras e atividades que acontecem ao longo do evento.

Porém, uma coisa é certa: sem essas etapas que parecem até opcionais, seu evento corre o risco de fazer com que você e seus participantes percam oportunidades, e que a experiência dos inscritos não seja completa.

Chamamos networking a prática que garante grande fonte de parcerias e contatos importantes para o organizador. Através do networking, é possível criar uma rede de contatos que ajudará os participantes a formarem vínculos vantajosos profissionalmente. Portanto, jamais subestime esse momento na sua programação.

#5 Divulgue sua programação

Revisando, temos que para montar a programação de um evento:

É preciso contatar os convidados e definir o tempo destinado para cada um deles, bem como o formato de suas participações;

Na programação, é importante listar o maior número de detalhes possíveis, sem deixar que seu cronograma se torne denso e cansativo demais para as pessoas se interessarem de ler;

Etapas como credenciamento, networking e pausas para descanso ou coffee break também precisam ser inseridas na programação do seu evento.

Depois de pronta, sua programação já pode ser divulgada. Nossa dica é que ela seja inserida no site do seu evento, nas suas redes sociais e também nas mídias off, sempre levando em consideração o caráter e o estilo do seu evento e o perfil dos inscritos.

Não deixe, porém, de divulgar na etapa pré-evento essa programação, tendo em vista que ela pode ser bastante decisiva nas inscrições e ainda gera expectativa nos participantes.

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