Organizadores bem preparados são organizadores bem-sucedidos, afinal, sem planejamento, não há como um evento sequer acontecer. Esse planejamento, por sua vez, começa meses antes do dia do evento em si – mas isso você já sabe. O que a maioria dos organizadores não lembra de se atentar é o que precisa checar antes do evento começar, no próprio dia mesmo.
Consequentemente, o que acontece são eventos planejados há meses – conceito e identidade visual do evento impecáveis, fornecedores contratados, divulgação realizada a mil, inscrições executadas com tranquilidade – mas no próprio dia do evento, porém, o organizador e sua equipe esquecem de checar os “detalhes”.
E o que seriam esses detalhes que merecem uma checagem extra minutos antes do evento começar? É exatamente isso que você vai descobrir hoje nesse artigo. Continue conosco!
A importância da checagem antes do evento
De nada adianta ser impecável no planejamento a longo prazo, se no dia do evento as coisas começarem a dar errado e acabarem estragando a experiência dos participantes – e a gente não está nem exagerando.
Você já participou de algum evento pelo qual estava esperando com uma expectativa altíssima há meses e, bem no dia de ele acontecer, a luz da cidade cai, uma chuva forte impede o transporte até o local do evento ou a internet da sua casa para de funcionar – no caso de eventos online?
Apesar desses fatores serem completamente inevitáveis e até mesmo imprevisíveis, existem certos aspectos que, se fossem checados minutos antes, poderiam ser evitados – e seu evento seria “salvo”.
De forma geral, dizemos que a checagem pré-evento – aquela logo antes da abertura – é indispensável porque:
- evita e impede que erros aconteçam;
- deixa o organizador e sua equipe mais seguros;
- garante uma boa experiência aos participantes;
- dá o pontapé inicial para a abertura de um evento inesquecível.
O checklist obrigatório que você precisa fazer antes do seu evento começar
O que é preciso checar antes do evento começar, então, diante de tudo isso? Preparamos uma listinha com 5 coisas para garantir que você tenha sucesso absoluto no seu evento. Atenção para o checklist:
#1 Áudio e iluminação – ou imagem
O tópico número #1 da nossa lista de itens que você precisa checar antes do evento começar, serve tanto para eventos presenciais, quanto para os eventos online e híbridos também.
Embora você tenha contratado com muita antecedência uma empresa referência no âmbito de som e iluminação – no caso dos eventos presenciais – esse fator precisa, obrigatoriamente, ser testado antes do seu evento começar. Peça ao responsável que todos os microfones e demais equipamentos sejam testados mais uma vez – assim você evita qualquer problema.
Nos eventos online é a mesma coisa. Mesmo que você conte com os melhores equipamentos para uma transmissão, nunca é demais um teste rápido para verificar se o som e a imagem estão todos OK para iniciar o evento.
No caso dos eventos digitais, vale ressaltar a questão da internet também – não adianta nada ter o melhor áudio e uma imagem em 4K, se sua transmissão fica travando a todo momento. Por isso, cheque sua internet!
Tão importante quanto um planejamento e uma organização impecáveis, é que os inscritos consigam escutar e enxergar com clareza tudo o que está acontecendo no seu evento.
#2 Os palestrantes já estão presentes e preparados?
O segundo item do nosso checklist também se enquadra em todos os formatos de eventos: presenciais, híbridos e online. Estamos falando dos palestrantes.
Nós sabemos que imprevistos acontecem e, querendo você ou não, algum palestrante convidado para o seu evento pode acabar se atrasando. Por isso, é importante checar, minutos antes do seu evento começar, se todos os convidados já estão presentes no local (eventos presenciais), ou se já estão online na sala de transmissão (eventos online).
Por incrível que pareça, há organizadores que ficam “confiando” que os palestrantes estarão lá no horário de suas palestras e, no final, acabam precisando “enrolar” um pouco porque os convidados ainda não chegaram.
Para evitar esse problema – que além de prejudicar a credibilidade do seu evento, também é uma situação bastante constrangedora para o organizador e para o próprio palestrante em questão – não deixe de checar esse fator.
Ah! E além de checar a presença dos palestrantes convidados, não deixe de checar se eles já estão preparados para entrar em cena também. Pode acontecer de alguém precisar de um tempo – para comer, ir ao banheiro, tomar uma água e assim por diante – antes de palestrar.
#3 Todos os inscritos – ou a maioria deles – já fizeram check-in?
Sempre haverá participantes chegando atrasados no seu evento, isso é um fato incontestável. Porém, se você quer que a grande maioria deles não perca a abertura do seu evento, não esqueça de checar como estão os check-ins: ainda há muitas pessoas fazendo credenciamento? Como estão as filas?
Através desse item, não estamos dizendo para você atrasar o horário de abertura do seu evento. Porém, é preciso considerar que, iniciar seu evento com a maioria das pessoas ainda do lado de fora passando pelo processo de credenciamento, é prejudicial tanto para você, quanto para eles.
Portanto, em eventos presenciais, online ou híbridos, verifique a etapa do check-in e certifique-se de iniciar seu evento com a grande maioria das pessoas já do lado de dentro do local (ou dentro da sala de transmissão).
#DicadoE-i: você quer evitar as filas gigantescas de pessoas querendo fazer check-in antes da abertura do seu evento? Descomplique essa etapa! O E-inscrição garante a você uma etapa de credenciamento rápida e prática através do app de credenciamento, que conta com QR code e pode ser utilizado em múltiplos dispositivos.
#4 Como está a recepção dos inscritos? (Eventos presenciais)
Agora, um item fundamental no checklist de eventos presenciais. Antes do seu evento começar, procure verificar como está indo a recepção dos inscritos.
Isso é importante porque, apesar da sua equipe ter passado por um treinamento antes do dia do evento, imprevistos podem acontecer ou o estresse pode vir à tona – ninguém está isento disso. Portanto, procure analisar como sua equipe está recebendo as pessoas: a gentileza, a cordialidade e a atenção são fatores fundamentais para um evento de sucesso e para uma boa experiência do inscrito.
Além disso, outros problemas também podem acontecer durante a recepção dos participantes:
- Alguém pode esquecer o documento ou o ingresso;
- Um inscrito pode ficar estressado demais e começar a causar problemas na fila;
- Uma pessoa que não fez sua inscrição pode querer entrar no evento a todo custo…
E assim por diante. Para evitar que os participantes do seu evento já entrem no local com uma má impressão, não esqueça de checar o andamento da recepção.
#5 Os participantes estão conseguindo acessar a transmissão? (Eventos online / híbridos)
Em eventos online ou híbridos, a preocupação se torna outra: os inscritos estão conseguindo acessar a transmissão do seu evento?
Querendo ou não, problemas podem acontecer e, por isso, é sempre importante contar com um time de suporte que auxilie os inscritos que estão enfrentando dificuldades para acessar o evento online. E além de um time de suporte, também é importante que você cheque isso antes da abertura do evento.
Caso esse fator seja ignorado, muitos inscritos podem acabar perdendo o evento pelo qual pagaram o ingresso e esperaram tanto – o que prejudica a imagem do seu negócio e pode arruinar a credibilidade do seu evento. Consegue perceber a dimensão da importância de, simplesmente, checar os detalhes do evento?
#DicadoE-i: quer se certificar que sua plataforma de transmissão oferece qualidade, segurança e todas as funcionalidades que você precisa? Conte com o E-i Streaming – a funcionalidade de transmissão de eventos online e híbridos do E-inscrição. Além de te oferecermos a melhor rentabilidade do mercado, também garantimos segurança, controle de privacidade, interatividade e muitos outros benefícios!
Seus eventos com o E-inscrição
Contar com uma plataforma de gestão e transmissão é uma ação indispensável em todos os formatos de eventos – seja ele um evento presencial, híbrido ou online. Dentro dela, você gerencia informações, inscrições, finanças, processos, tarefas e ações de pré, durante e pós-evento.
O E-inscrição, nesse sentido, te oferece integração, eficiência e excelência: a solução que você precisa, com a melhor rentabilidade do mercado. Somos uma plataforma de gestão de cursos e eventos que simplifica processos e auxilia na administração das informações de maneira prática e eficiente, otimizando seu tempo.
E quando falamos de financeiro, as coisas ficam ainda melhores:
- Você só paga quando vende, por inscrição confirmada;
- Em eventos gratuitos, nosso serviço é gratuito;
- Para eventos pagos, contamos com a melhor tarifa do mercado, apenas 6,9% – enquanto outras plataformas chegam a cobrar 10%;
- É possível antecipar recebíveis.
Todas essas vantagens, para desfrutar de dezenas de funcionalidades da plataforma de gestão do E-i. Veja algumas delas:
- Formulários personalizados;
- Inscrições online;
- Gestão de informações dos inscritos para arquivos em PDF;
- Possibilidade de oferecer diversas opções de pagamento: parcelas em até 12x em boleto e no cartão de crédito;
- Emissão de certificados;
- Envio de e-mails para lista de contatos ou inscritos;
- Página do evento com design moderno e de fácil configuração;
- Descontos e cupons para grupos que o organizador quiser.
Clique no botão abaixo e comece a aproveitar todas as nossas funcionalidades agora mesmo!
E aí? Quais são os fatores que você sempre esquece de checar antes do evento começar? Deixe seu comentário e assine nossa newsletter para ficar por dentro de todo o nosso conteúdo atualizado!
—————————————————————————————————————-
Leia também: 5 passos práticos para montar a programação de um evento
