Sabe quando o seu evento está cheio de imprevistos e problemas e você não sabe qual resolver primeiro? Nós podemos te ajudar: você já ouviu falar em matriz GUT? Conhece suas funções e qualidades? O nome parece remeter a algo super difícil e fora de alcance, mas a ferramenta é de fácil aplicabilidade e pode ser muito importante ao organizar um evento.
Saiba o que é a matriz GUT, como usá-la e porquê ela é tão importante na organização do seu evento. Acompanhe!
O que é Matriz GUT?
Sabe quando você tem vários problemas no seu evento e você não sabe quais deve priorizar para resolver primeiro? A matriz GUT pode te ajudar nisso.
Matriz GUT é uma ferramenta que ajuda o organizador na priorização da resolução de problemas complexos e que exigem uma análise profunda, como problemas com finanças ou inscrições. Essa ferramenta ajuda você a classificar seus problemas de acordo com o grau de Gravidade, Urgência e Tendência – daí a sigla GUT.
Ou seja, é possível descobrir qual problema deve ser resolvido ou tem mais urgência e pede uma resolução mais rápida.
Mas agora surge uma dúvida muito comum: como eu faço para aplicar essa ferramenta nos problemas que eu tenho?
Como aplicar a Matriz GUT?
Essa pode até parecer uma etapa difícil, mas não é. Agora vamos ensinar o passo a passo para que você possa aplicar a matriz GUT na organização do seu evento, para que você possa solucionar qualquer problema que apareça de forma rápida e fácil.
Brainstorming
O brainstorming, ou chuva de ideias em português, é nada mais do que, literalmente, deixar as ideias fluírem.
Junte a equipe que trabalhará junto a você no evento e deixe todos falarem os problemas que identificaram ou que acham que podem ocorrer, devido as suas experiências.
Esse é um momento importante de interação entre a equipe e que é fundamental na elaboração da organização do evento. Todos os problemas que forem identificados que estejam ocorrendo – ou possivelmente venham a acontecer – devem ser listados. Ao fim da reunião de brainstorming, o organizador deve ter uma lista contendo todos os problemas que foram citados.
Anotar problemas reais ou possíveis problemas?
Os dois! No brainstorming vale anotar tudo: problemas que estão acontecendo naquele momento e problemas que podem vir a acontecer. Dessa forma você estará a um passo à frente de qualquer imprevisto que possa vir a acontecer durante o evento.
Após isso, basta organizar todos esses problemas que foram listados na reunião em uma planilha para facilitar a visualização do que merece prioridade para ser solucionado.
Organize os problemas listados em uma planilha
Agora que você já tem uma lista de tudo o que foi citado na reunião de brainstorming, esse é o momento de organizar tudo o que foi falado em uma planilha.
Coloque os problemas identificados em uma planilha e abra duas abas: problemas e problemas futuros. Dessa forma, você poderá separar os problemas que estão acontecendo naquele momento e problemas que possam vir a ocorrer na organização do evento.
Mas não se preocupe com a ordem dos problemas que estarão dentro das abas. Isso não terá importância no resultado final.
Agora vamos a um passo muito importante: a categorização dos problemas. Saiba como fazer isso:
Categorize os problemas
Agora é o momento de fazer algo crucial para realmente efetivar o uso da matriz GUT: categorizar em todos os problemas de 1 a 5 nos níveis de Gravidade, Urgência e Tendência.
Mas os números de 1 a 5 mudam de significado de acordo com cada categoria. Veja a seguir:
Como enumerar os problemas na matriz GUT?
Gravidade (G): o número escolhido representará o impacto que esse problema terá no evento. Se ele é muito grave ou não: sendo 1 quase sem gravidade e 5 extremamente grave.
Urgência (U): representa os prazos e datas. Se trata de quanto tempo você tem para resolver aquele problema. Quanto mais tempo você tem para resolvê-lo, menor é o seu grau de urgência. Por exemplo: se você categorizar aquele problema com o número 1 significa que você ainda tem muito tempo para resolvê-lo; mas se o categorizar com 5 significa que o tempo está muito curto e você deve agilizar a solução para aquele problema imediatamente.
Tendência (T): tem relação com o quanto o problema tem chance de aumentar. Portanto, quanto maior a tendência, mais chances o problema tem de aumentar. Então se o categorizar com o número 1 significa que ele não tem chance de aumentar; mas se a categorização for 5, significa que ele vai aumentar a cada dia, ou seja, é necessário resolver o mais rápido possível.
Agora que você já sabe colocar os problemas na escala de 1 a 5, o que é preciso fazer após isso?
Multiplique os números
Multiplique os números de 1 a 5 que estiverem nas categorias de Gravidade, Urgência e Tendência. O resultado dessa multiplicação será o norte para entender que problema deve ser resolvido primeiro e qual você pode resolver a longo prazo. Veja dois exemplos de problemas a seguir e como essa conta será feita:
- Não ter controle interno das inscrições:
Gravidade: 4
Urgência: 4
Tendência: 2
Após estipular os números é o momento de multiplicarmos eles e obtermos o resultado, portanto: 4 x 4 x 2 = 32.
- Não conseguir oferecer mais de uma opção de pagamento:
Gravidade: 5
Urgência: 4
Tendência: 3
Ao definirmos os números desse problema, vamos multiplicá-los também: 5 x 4 x 3 = 60.
E, pronto! Você já sabe como é simples usar a matriz GUT. Mas você ainda pode estar se perguntando: por que essa ferramenta é essencial na organização de um evento?
Por que a matriz GUT é essencial na organização de um evento?
Utilizando essa ferramenta fica muito mais simples identificar os problemas que podem ocorrer no seu evento ou na organização do mesmo.
Facilitando, portanto, encontrar as soluções desses problemas de forma simples, precisa e organizada. Assim o organizador reduzirá as chances de imprevistos acontecerem, garantindo o sucesso do evento que ocorrerá.
Agora que você já sabe usar a matriz GUT e qual sua importância para organizar um evento, saiba também como solucionar os problemas que citamos acima:
Plataforma de gestão de eventos
Uma plataforma de gestão pode ajudar muito na organização do evento, tanto no pré, durante e pós evento. Auxiliando o organizador com o manuseamento de números relacionados à gestão que ele não conseguiria gerir sozinho.
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Gostou deste artigo? Nos conte aqui nos comentários se você já conhecia a matriz GUT e se pretende aplicá-la ao organizar seus próximos eventos – sejam eles presenciais ou híbridos.
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