Esta é, sem dúvidas, uma das dúvidas mais frequentes dos organizadores de eventos: qual é a melhor data para o meu evento? O que considerar, afinal, no momento de definir o dia, o horário, o período do mês ou até do ano?
Nós sabemos que esse montante de informações pode se tornar confuso demais para assimilar e decidir – e é por isso que queremos te ajudar.
Quando falamos em eventos, independente do tipo ou modalidade, um dos maiores objetivos de todo organizador é proporcionar uma experiência aos participantes: fazer com que os inscritos saiam do evento satisfeitos e já querendo vivenciar o que viveram no evento, mais uma vez.
Nesse cenário, saber escolher o dia certo também é fundamental. Essa escolha, que tantas vezes é considerada apenas “detalhe”, na realidade pode ser extremamente decisiva para o seu sucesso.
Neste artigo, vamos te mostrar dicas práticas para você aplicar ao escolher a data para o seu evento. Continue lendo!
4 dicas importantes para escolher a data do seu evento
Antes de pensar no local do evento, na identidade visual e até nos convidados do seu evento, é preciso definir a data em que ele acontecerá. Afinal, somente assim é possível divulgá-lo, vender ingressos e desenvolver todas as demais ações e etapas que um evento exige.
Para acertar em cheio na sua escolha:
#1 Analise o seu público-alvo
Quem participará do seu evento? Quem você busca captar através da sua divulgação e para quem você está vendendo seus ingressos? Esse é o seu público-alvo – as pessoas de seu interesse, com o perfil para participar do seu evento.
Leia também: Como saber quem é meu público-alvo na gestão de eventos?
Conhecer o público-alvo do seu evento é indispensável para o sucesso de todas as ações de um evento – inclusive escolher sua data e horário. Procure analisar:
- Qual é o dia da semana que seria mais viável para o seu público?
- Em qual período? Durante o dia? À noite?
- Seu público tende a participar de eventos durante a semana ou apenas nos fins de semana?
- No início, no meio, no fim do mês ou isso é indiferente?
Ter consciência do comportamento, do perfil e dos gostos do seu público é essencial para acertar na definição da data.
Imagine um cenário hipotético comigo: seu evento é voltado ao entretenimento e ao lazer de estudantes universitários, qual seria o melhor dia para que esse evento acontecesse? Certamente, você precisaria evitar os horários de aula e priorizar um dia que as programações universitárias fossem mais calmas, como nos horários pós-aula, por exemplo.
Em contrapartida, se seu evento fosse voltado à terceira idade, os horários da noite precisariam ser evitados e os da tarde, por exemplo, priorizados. Consegue perceber a importância de considerar e analisar seu público-alvo?
#2 Verifique a disponibilidade dos seus convidados
Feito isso, já com a consciência do que é melhor para os seus potenciais inscritos e participantes, é possível ter uma panorama geral de possíveis datas. E agora? Basta escolher qualquer uma delas e pronto? Com certeza não.
Nossa segunda dica está relacionada à disponibilidade dos convidados do seu evento: palestrantes, atrações, e assim por diante. Como está a agenda deles? Considerar sua disponibilidade é indispensável, e ser flexível a ela também.
É claro que aceitar a primeira data que eles oferecem também não é o ideal – tendo em vista que seu público-alvo e outros fatores também precisam ser considerados – mas é importante mostrar-se aberto a negociações de datas caso a agenda dos seus convidados esteja apertada.
E para evitar que esse ‘sufoco’ aconteça, a dica universal de sempre é: planeje com antecedência. Quanto antes você agendar com os convidados, mais opções de data você terá.
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#3 Evite feriados
A não ser que o seu evento seja executado no feriado propositalmente – nos casos de festas e festivais tradicionais da cidade, ou eventos de lazer – evite feriados.
Você pode até achar que por ser feriado as pessoas irão participar com mais facilidade, mas isso é um engano. Nos feriados, a tendência é que as pessoas viajem ou, simplesmente, desfrutem o dia em casa, em família.
Nesse caso, o descanso é priorizado e você pode acabar tendo prejuízo com o baixo número de inscritos – sem falar que alguns fornecedores também não trabalharão em dias de feriado.
#4 Olhe para o mercado
Por último: olhe para o mercado. Antes de bater o martelo na data do seu evento e começar a divulgar, analise sua concorrência e busque perceber se já há eventos – da mesma modalidade e público-alvo que o seu – marcados para essa data.
É importante que você evite datas compatíveis ou muito próximas aos eventos da concorrência, pois a tendência de perder inscritos é extremamente alta, e você ainda perde a oportunidade de aumentar sua autoridade e relevância.
E aí? Pronto para acertar na data e alcançar o sucesso do seu evento? Conte com a gente! E se você deseja se destacar no mercado de eventos…
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A gestão vai desde a definição dos objetivos e do tema do evento, passando pelo planejamento financeiro, a comunicação com os inscritos, o processo das inscrições, o planejamento das ações de divulgação, e até o desenvolvimento das ações pós-evento.
O principal objetivo da gestão de eventos é fazer com que o evento aconteça com sucesso em todas as etapas. Isso envolve, então:
- Proporcionar uma experiência inesquecível aos participantes;
- Conduzir o processo de inscrições de maneira organizada e tranquila;
- Gerar resultados através da comunicação com os inscritos;
- Formular ações de divulgação que provoquem alcances reais e mais inscrições;
- Desenvolver ações pós-evento para levantar possíveis melhorias e receber feedbacks;
- Executar todas as etapas do evento de forma estratégica.
Mas calma! Você não precisa fazer tudo sozinho. A plataforma de gestão entra, nesse cenário, como a solução perfeita para os organizadores poderem administrar todos os processos de um evento com excelência, praticidade, eficiência e precisão.
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