O tempo é um recurso cada vez mais escasso, especialmente para os gestores de eventos que possuem uma rotina de trabalho muito intensa.
É possível que, em meio às atividades operacionais de organização e planejamento do evento, surjam dúvidas quanto à administração e otimização do tempo.
Para ajudar na organização do seu evento corporativo, leia o post e saiba agora como otimizar o tempo das tarefas!
Analise o briefing
Cada evento possui características específicas que o distinguem dos demais eventos corporativos já realizados. Sendo assim, é importante analisar e estudar criteriosamente a proposta do evento que será produzido para que todas as demais decisões estejam em consonância com o perfil do evento em questão.
É aconselhável levantar todas as informações referentes ao evento, tais como se ele será direcionado ao público interno ou externo da empresa (funcionários ou clientes), qual o valor que pode ser gasto na execução do evento, qual o dia, hora e local, etc.
Relacionar essas ações e entender o que será executado poupará tempo com ajustes desnecessários ao longo do processo de organização.
Defina responsabilidades
Ao definir responsabilidades, o gestor distribui melhor as tarefas e retira de suas mãos a execução das ações operacionais que podem ser desempenhadas por colaboradores.
Dessa maneira, além de melhorar a organização do evento corporativo, o produtor otimiza o tempo para ocupar-se de aspectos mais importantes do evento e que, de fato, precisam da sua atenção e acompanhamento.
Essa medida simples resulta na redução do tempo gasto e no melhor desempenho das metas estabelecidas.
Estabeleça um cronograma
O evento deve ser programado com antecedência suficiente para que todas as etapas estipuladas possam ser desenvolvidas com tranquilidade, respeitando os prazos do cronograma.
As metas que foram supramencionadas estão diretamente ligadas ao estabelecimento de datas-limite para todas as ações que envolvem a execução e planejamento do evento corporativo.
Uma ideia interessante é organizar datas de curto, médio e longo prazo, e se ater fielmente ao que for estruturado. Podem ser estabelecidas datas-limite para definição do número de convidados, para a escolha do local do evento, para escolha do dia do evento, para envio de convites, para envio de materiais de divulgação, etc.
Monte um checklist
O checklist funciona como uma lista de verificação que deve conter todas as fases do planejamento do evento corporativo. Para que esse recurso funcione e atinja seus objetivos, é imprescindível que a planilha de afazeres seja atualizada diariamente.
Ele deve conter as datas limites já mencionadas e as tarefas a serem desempenhadas, bem como a sinalização de que aquela etapa foi devidamente cumprida ou está em atraso.
Montar um checklist é uma excelente maneira de visualizar rapidamente como está a evolução do cronograma montado.
Use plataformas tecnológicas
A tecnologia é um recurso que pode e deve ser utilizado como aliado dos gestores de eventos corporativos.
Atualmente existem sistemas que visam otimizar e organizar as ações indispensáveis para a realização de eventos.
Vale a pena buscar na rede uma plataforma que ofereça uma solução completa para a organização do evento corporativo, que inclua desde a criação do site customizado de acordo com o perfil do evento, até a organização de inscrições e emissões de certificados, caso sejam necessários.
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