Um dos itens fundamentais ao planejar um evento é a gestão financeira. Para conseguir ter sucesso no empreendimento, o responsável deve se certificar de ter o orçamento do evento bem definido e atendendo às necessidades e expectativas.
É preciso saber como fazer esse orçamento de forma prática e eficiente. Para te ajudar, apresentamos cinco critérios importantes para que você tenha êxito nessa empreitada. Acompanhe!
1. Defina o valor disponível
O primeiro ponto a definir é o valor disponibilizado para o evento. Na maioria das vezes, as empresas não oferecem verbas altas, por isso, o organizador precisa ter um bom planejamento para dar conta de tudo.
Caso a instituição tenha um orçamento flexível, deve-se estimar um teto para que os gastos não extrapolem um limite aceitável. Boas referências podem ser conseguidas avaliando os gastos de eventos anteriores ou a partir das propostas recebidas dos fornecedores, como falaremos mais adiante.
2. Defina áreas de prioridade para o orçamento do evento
Tendo o valor definido, é possível avaliar como ele será usado. As áreas de prioridade podem variar de acordo com o tipo de evento, mas, usualmente são: local, alimentação, decoração, som e segurança.
Isso significa que a maior parte do orçamento será empregada nessas contratações, enquanto que as demais necessidades serão responsáveis por percentuais menores. Fique atento para não destinar muito dinheiro para itens pouco importantes!
3. Faça um checklist
É fundamental que se tenha um controle de tudo o que precisará ser contratado juntamente com seus valores estimados e condições de pagamento. Por isso, faça um checklist com todos esses itens.
Um documento simples criado em um editor de planilhas já e o suficiente para reunir todas as informações necessárias e tornar a gestão financeira do evento bem mais simples do que parece.
4. Pesquise qual o melhor fornecedor para você
A pesquisa de fornecedores é um item fundamental para um bom orçamento. A partir dela você poderá negociar com os profissionais que tiver interesse em contratar, além de avaliar os custos do mercado e verificar se está fazendo um bom negócio.
Além disso, se você ainda não tem ideia de quanto precisará ter de verba disponível para realizar seu evento, essa pesquisa será imprescindível para que seja avaliada a viabilidade do acontecimento.
Escolha, ao menos, três empresas para cada tipo de serviço e solicite propostas. Se possível, opte por empresas das quais você já tenha referências positivas, assim, o valor apresentado será confiável e você poderá usar outros critérios para decidir pelo melhor profissional.
5. Avalie quanto custará a inscrição
Finalmente, se o evento for custeado em parte pelos participantes, como é o caso de cursos e workshops, nos quais há cobrança para participação, é importante avaliar quanto o público estará disposto a pagar.
Um evento com inscrições muito caras pode afastar os participantes e inviabilizar sua realização. Então, verifique a quantidade máxima de integrantes possível e defina o valor do orçamento a partir do retorno esperado com a venda das inscrições.
Lidar com dinheiro é um desafio para muitas pessoas, mas, no caso de um orçamento do evento, não temos como fugir! Ele é peça fundamental para do sucesso e da realização de futuros acontecimentos similares dentro da empresa. Então, os organizadores precisam estar atentos ao seu planejamento e às melhores formas de empregar a verba disponibilizada.
Para avaliar o retorno sobre o investimento do seu evento, não deixe de conferir nosso artigo sobre o assunto!
