Produção de eventos não é uma tarefa fácil, por menor e mais simples que ele seja, você se depara com várias questões e deve respondê-las antes de sair buscando os meios para divulgação e execução.
Quando você pensa em organizar um evento já sabe que tipo de evento está buscando realizar, mas será que conhece as pessoas para quem está realizando todo este esforço? O que elas estão buscando para querer participar desta atividade? Qual é o local mais adequado e como vou conseguir gerenciar todas as atividades, inscrições, divulgação, confirmação de presença?
Confira alguns passos que podem te guiar na organização de eventos sem te deixar perder o foco, ou os cabelos!
1. Planeje sem errar
Que é necessário um bom planejamento você já sabe, mas fazer de forma eficiente e sem perder o foco é uma tarefa árdua, que pode se tornar mais fácil de acordo com sua experiência, mas o seu público não espera que alguma coisa possa sair errado apenas porque você é “marinheiro de primeira viagem” ou porque a quantidade de tarefas que você teve que desempenhar foi muito grande e deixou escapar algo.
Todos cometemos erros e a melhor forma de evitá-los é não ter a situação na qual eles possam surgir, concorda? Você deve estar se perguntando como fazer isso em meio a dezenas de atividades acontecendo simultaneamente durante a organização de eventos e a resposta para isso é a automação. Com ela você diminui o trabalho manual, evitando erros, e ainda ganha tempo para se dedicar ao planejamento e estudo do seu público.
2. Recursos tecnológicos: das inscrições de evento online à percepção do sucesso
Além de máquinas, computadores e sistemas, temos a Internet como o mais poderoso recurso disponível para buscarmos e atingirmos o público de um evento.
Além da divulgação, utilizando as ferramentas certas, é possível disponibilizar as inscrições de evento online, com o pagamento imediato no ato da inscrição, e, com isto, já contar com os recursos que normalmente só chegariam muito próximo ou na data do evento, e ainda saber de antemão o número provável de participantes, uma vez que já estaria contando com a presença dos inscritos online.
Mas não é só o lado financeiro e a contagem prévia do número de participantes que é o interessante. Conhecer o que o seu público busca, o perfil dele, com seus anseios e expectativas, é crucial para atender seus objetivos e conquistar a sua fidelização, afinal, a procura para participar das edições futuras do seu evento traduz o sucesso que ele foi e certamente esse público fará a melhor e mais barata divulgação, o boca a boca.
Para ter uma base de dados confiável com o perfil do seu público, nada melhor do que ele mesmo te enviar os dados preenchendo um pequeno questionário ou alguns campos com os dados que você julgue interessante de coletar no ato da inscrição ou de uma pré-inscrição enquanto divulga o evento.
3. Tenha o controle nas mãos
Se para o planejamento as ferramentas online já reduzem sobremaneira o trabalho, quando utilizadas para o controle das tarefas durante a realização do evento podem certamente reduzir o números de pessoas a serem contratadas para a equipe de apoio, com isso você cortará custos e aumentará a eficiência de sua equipe.
As ferramentas online disponíveis hoje podem manter o contato direto com o público criando um tratamento personalizado e servem para informar a cada pessoa inscrita sobre alterações de horários, local ou outros avisos relevantes. Fazem o controle instantâneo da entrada no evento de acordo com as inscrições realizadas, assim obtém a informação concreta de quem compareceu ao evento, e podem até criar e enviar certificados de participação.
Com todas estas facilidades vai parecer até que você está regendo uma orquestra. Se gostou das dicas, deixe o seu comentário no nosso post!
