Um bom organizador de evento sabe que é importante contar com os melhores fornecedores. Do contrário, sua produção pode ir por água abaixo e prejudicar o nome de seu cliente, já que uma pequena falha, como um atraso ou um equipamento com defeito, é capaz de comprometer o andamento da organização como um todo.
Por isso, é fundamental saber selecionar minuciosamente os fornecedores que serão seus parceiros em cada produção que você trabalhar. Para ajudá-lo nessa tarefa, preparamos este post com 6 passos que você deve seguir antes de contratar serviços!
1. Faça uma pesquisa de mercado
Mesmo que você já tenha em mente uma empresa específica, não assine o contrato imediatamente. Antes disso, informe-se sobre outros fornecedores que atuam no mesmo ramo para ter uma variedade de alternativas.
Use a internet a seu favor, tanto em sites de busca quanto em redes sociais, que costumam contar com a avaliação de clientes antigos. Dessa forma, você pode encontrar outras opções mais vantajosas, tanto em preço quanto em qualidade.
2. Solicite orçamentos e faça comparações
Durante a pesquisa de mercado, é muito importante solicitar o orçamento dos serviços prestados. Uma dica valiosa é pedir mais de um orçamento a uma mesma empresa para depois avaliar qual se encaixa melhor em suas necessidades. Se estiver contratando um buffet, pergunte o preço de diferentes cardápios, por exemplo.
Esse conselho é importante principalmente para quem está com um limite de gastos baixo, já que dá a oportunidade de selecionar o fornecedor mais adequado sem ultrapassar os valores estipulados, evitando prejuízos ou gastos desnecessários.
3. Analise o portfólio
Antes de contratar uma empresa, não deixe de olhar o portfólio para conhecer produções anteriores. Peça para ver fotos ou vídeos, especialmente se estiver lidando com decoração. Caso esteja contratando uma banda ou DJ, pergunte sobre o setlist e analise se é apropriado para o seu público.
Fazendo isso, você tem a oportunidade de avaliar se o trabalho do fornecedor é compatível com o que se espera e pode fechar o negócio com a garantia de que está fazendo uma boa escolha.
4. Dê preferência a empresas experientes
Contratar empresas inexperientes pode resultar em problemas na organização do seu evento. Por isso, prefira aquelas que já estão consolidadas no mercado de eventos, pois o tempo de experiência é um indicativo de qualidade dos serviços e de eficiência na resolução de problemas.
5. Tire todas as suas dúvidas
Não tenha vergonha de fazer muitas perguntas ao fornecedor que pretende contratar. Questione sobre o modo de trabalho, os prazos de entrega, as formas de pagamento e tudo o mais que quiser saber. Lembre-se de que você deve estar seguro de sua escolha para entregar tarefas nas mãos desses profissionais.
6. Leia todo o contrato
Por fim, antes de fechar negócio, não se esqueça de ler todos os termos do contrato para não cair em armadilhas ou ficar em desvantagem. Preste atenção em todas as condições previstas, com ênfase nas letras miúdas. Se estiver descontente com algum aspecto, negocie alterações com o fornecedor.
Se você é organizador de evento e quer otimizar seu trabalho, leia agora mesmo nosso e-book com dicas de gerenciamento de tempo!
