Eventos envolvem inúmeras etapas e processos: desde o planejamento, à contratação de fornecedores, a decisão pelos convidados e atrações, a gestão das inscrições, a comunicação e, envolvendo tudo isso, a gestão financeira de eventos – tão temida, mas tão necessária.
Mas e se a gente te contasse que você, organizador, não precisa temer a gestão financeira? Apesar de realmente merecer uma atenção extra, a administração dos recursos em um evento pode ser uma tarefa até leve quando com o auxílio das ferramentas certas e seguindo boas práticas.
Neste artigo, vamos te mostrar 5 dessas boas práticas para que você otimize sua gestão financeira e passe por todo esse processo sem dor de cabeça. Antes disso, porém, responderemos o que você deve estar se perguntando:
Por que devo me preocupar com a gestão financeira de eventos?
Essa é uma pergunta bem válida. Há quem pense que gestão financeira de eventos se resume apenas ao recebimento do pagamento das inscrições e ao pagamento dos compromissos que envolveram o evento – gastos com aluguel, infraestrutura e limpeza são alguns exemplos.
Porém, as coisas não são assim tão simples quando falamos da gestão financeira de eventos bem-sucedidos.
Sem que haja controle e planejamento das entradas e saídas, a probabilidade de você ficar no vermelho é extremamente alta. É justamente a gestão financeira a sinalizadora de um evento que será um sucesso ou não.
Além disso, toda a credibilidade da sua organização está diretamente atrelada à forma como as finanças são geridas: é preciso passar confiança aos inscritos e certificar a eles que seu pagamento está em boas mãos e, no fim, valerá muito a pena.
5 boas práticas que todo organizador deve aderir na gestão financeira de eventos
Agora que você já sabe por que deve se preocupar com isso, vamos te mostrar 5 boas práticas que todo organizador deve aderir na gestão financeira de seus eventos. Temos certeza que, se você adotá-las com disciplina, os seus eventos alcançarão outro patamar. Acompanhe!
#1 Pesquise
Antes de comprar qualquer coisa, qual é a atitude mais certa a ser feita? Comprar o primeiro produto que encontrar, ou então ir a outros lugares para comparar preços e fazer orçamentos? Bom, nós sabemos a resposta certa mas, mesmo assim, tendemos a fazer essa primeira, não é?: compramos por impulso.
Na organização de eventos não é muito diferente. Geralmente, ao invés de tirar tempo para pesquisar, diversos organizadores acabam fechando com os primeiros fornecedores que encontram, alugam o primeiro local que gostam, e assim por diante.
É importante que você saiba, porém, que o hábito de não pesquisar pode trazer inúmeros prejuízos ao seu evento – o mal aproveitamento dos recursos e as dívidas são alguns exemplos deles.
Elencamos, com isso, a primeira boa prática que todo organizador deve aderir para uma gestão financeira de sucesso: a pesquisa! Antes de contratar e fechar qualquer coisa, atente-se às fontes de pesquisa confiáveis e certifique-se que o negócio feito foi consciente e é a melhor escolha (em preço e qualidade) para seu evento.
#2 Peça indicações
Diretamente atrelada à pesquisa, encontramos a segunda boa prática de uma gestão financeira de eventos excelente e eficaz: as indicações.
Pedir indicações para outros organizadores é um hábito que pode facilitar imensamente a sua pesquisa. Além disso, quando com as referências certas, você agiliza processos e ainda garante que esse fator em questão (o fornecedor, o local, a alimentação ou qualquer outra coisa que você está contratando) estará em boas mãos.
Para que você possa ter sempre boas indicações, nossa dica é que você cultive uma rede de contatos – e nada melhor que o Networking para te proporcionar isso! Leia nosso artigo sobre Networking: 5 dicas que todo organizador precisa saber e aprenda um pouco mais sobre isso.
#3 Organize suas finanças
Fazer a gestão e o controle das inscrições e dos pagamentos que você está recebendo é, para muito além de uma boa prática, uma necessidade indiscutível. Afinal, quando falamos de gestão financeira de eventos, precisamos ter em mente que:
- As entradas (receitas) são compostas pelo pagamento das inscrições dos participantes;
- As saídas (despesas) são todos os investimentos e custos que seu evento exigirá (local, alimentação, infraestrutura, fornecedores, brindes, reserva de emergência, entre outros).
Toda essa movimentação financeira precisa ser registrada e se manter sempre atualizada e organizada, por menor que seja o valor.
Além disso, todos os pagamentos devem ser feitos com os recursos DO EVENTO – é muito comum que os organizadores acabem custeando alguns compromissos do evento com sua própria renda – isso gera desorganização, incerteza e confusão.
Portanto, separe sempre as suas finanças pessoais daquelas que são do seu negócio e jamais misture-as, mesmo que você fale que vai “repor” depois.
#4 Analise
A partir do momento em que todos os valores monetários que envolvem seu evento estão devidamente registrados, o processo de analisar as possibilidades de economia, os investimentos e os cortes de gastos se torna muito mais fácil.
A análise de caixa, portanto, é a quarta boa prática que você, organizador, precisa cultivar a partir de hoje. Aliás, é ela que otimiza o seu planejamento financeiro e te proporciona uma economia de recursos aliada a um evento de qualidade.
Portanto, mantenha-se sempre atento às possíveis melhorias de gestão que você pode executar – uma boa dica para isso é criar uma checklist. Dessa forma, você acompanha a execução de todas as suas atividades, evita situações inesperadas e ainda mantém tudo dentro do prazo.
Baixe nosso e-book gratuito e descubra a checklist para aumentar o faturamento e a rentabilidade do seu evento. É só clicar na imagem e fazer o download:
#5 Utilize uma plataforma de gestão
Uma plataforma de gestão é uma ferramenta digital, inteligente e integrada para facilitar o trabalho dos organizadores e ajudá-los a manter todas as etapas do evento sob controle: desde as inscrições, passando pela comunicação, financeiro, credenciamento e até o pós-evento.
Com o E-inscrição – a plataforma para eventos com a menor tarifa – você gerencia as finanças do seu evento de forma simples e eficiente. Com a nossa funcionalidade, é possível acompanhar os recebíveis do seu evento a qualquer momento, sem complicações e processos manuais, por meio de um relatório financeiro. Tudo fácil e na palma da mão!
Além disso, você ainda pode oferecer diversas formas de pagamento para seus inscritos, tudo isso pelo sistema, sem processos manuais. Nada de ir até cada inscrito para formalizar o pagamento e ter que pedir comprovante!
Leia nosso artigo específico e saiba tudo sobre essa funcionalidade:
E não para por aí: além de gestão financeira, o E-inscrição ainda possibilita ao organizador:
- Inscrições online;
- Formulários personalizados;
- Antecipação de recebíveis;
- Relatórios financeiros e de boletos para entender como anda o financeiro da sua organização;
- Aplicativo de check-in;
- Comunicação com os inscritos direto pela plataforma;
- Eventos online.
E ainda mais! Quer saber como podemos te ajudar? Clique no botão abaixo que a gente te mostra!
E aí? Pronto para começar a aplicar todas essas boas práticas no seu negócio? Nós temos certeza que elas vão revolucionar sua gestão financeira de eventos.
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