Longas filas são cansativas e podem gerar estresse e impaciência. Por isso, elas podem acarretar prejuízos para seu evento, causando uma imagem negativa da sua produção. Você pode evitar esse tipo de problema: basta saber como fazer uma boa gestão de filas.
Se você não entende qual a importância da gestão de filas, nós explicamos: o momento do credenciamento é o primeiro contato entre sua equipe e seu público, ou seja, ele deve ser o mais agradável e eficiente possível para manter as boas impressões.
Veja abaixo 5 passos que você deve seguir para evitar atrasos em seus eventos! Confira!
1. Tenha uma boa estrutura
O primeiro passo que você deve dar é em busca de uma estrutura eficiente para recepcionar seu público, buscando sempre controlar o fluxo de pessoas.
Sabendo disso, sinalize o espaço reservado para a fila de forma clara para evitar confusões e disponibilize guichês de credenciamento suficientes para receber a quantidade de pessoas estimada.
Se possível, ofereça cadeiras para os idosos, pessoas com deficiência ou gestantes para proporcionar um maior conforto.
2. Abra o credenciamento cedo
Uma forma de evitar atrasos é abrir o credenciamento em um horário anterior ao início da programação. Essa atitude garante que seu público terá a oportunidade de passar pela fila sem medo de se atrasar para assistir às atrações.
Seguindo essa dica, você ainda dispõe de um intervalo de tempo maior do que o normal para atender a todo o seu público, distribuindo a quantidade de pessoas de forma mais eficiente ao longo do tempo.
3. Organize sua equipe
Para um credenciamento mais eficiente e rápido, é fundamental dividir as tarefas entre os membros de sua equipe em vez de concentrar todas as atividades em uma pessoa, o que torna o processo lento.
Dessa maneira, deixe uma parte da equipe responsável por validar as inscrições e outra por entregar os kits. Além disso, tenha guichês especiais para receber inscrições novas, o que evita atrasos para as pessoas que se inscreveram com antecedência.
4. Organize o credenciamento por grupos
Uma boa estratégia é separar os grupos de participantes em filas diferentes. Você pode, por exemplo, dividir por ordem alfabética, assim como de acordo com as funções das pessoas no evento: ouvintes, convidados, palestrantes, jornalistas, etc.
5. Use a tecnologia a seu favor
Uma maneira simples de evitar filas é aproveitar as tecnologias disponíveis para realizar as inscrições online, o que permite poupar muito tempo de trabalho. As plataformas de inscrição se encarregam de organizar listas de presença e até mesmo de criar etiquetas para crachás.
Utilizando essas plataformas, ainda é possível contar com o aplicativo de check-in, que dá ao participante a possibilidade de confirmar sua presença a partir de seus aparelhos celulares e gera QRCodes para serem lidos ao chegar no evento.
Essa alternativa facilita a vida da equipe de organização, já que automatiza o processo de credenciamento, diminuindo a quantidade de pessoas na fila e evitando atrasos.
Além de saber com fazer gestão de filas, um bom produtor de eventos deve saber gerenciar seu tempo para dar conta de todas as tarefas da organização.
É mais fácil do que você imaginava, não é? Para aprender mais ainda sobre o assunto, baixe nosso e-book e garanta o sucesso do seu evento!
