Se você trabalha com a área de eventos, certamente já se perguntou como organizar uma convenção! Quando se trata de uma ação voltada ao público cristão, os cuidados precisam ser redobrados para se criar uma boa proposta. Mas, não se preocupe! Basta focar em um planejamento detalhado para ter bons resultados, já que essa é uma prática comum na comunidade cristã.
Estudar as preferências e organizar dados de participantes em eventos também faz muita diferença nesse processo. É preciso dividir os preparativos em etapas com o intuito de garantir que nenhum assunto importante fique de fora. Esse tipo de cuidado impressiona os clientes e agrega muito valor ao serviço final oferecido.
Quer saber mais? A seguir, reunimos 7 dicas para preparar um evento segmentado inesquecível. Acompanhe!
1. Faça um planejamento inicial
O ponto crucial de um evento segmentado é a organização do seu planejamento. De nada adianta ter uma boa lista de participantes se a logística apresentada não for eficiente. Por isso, defina inicialmente todas as etapas do cronograma para avaliar outras questões importantes, como o ambiente em que a convenção será realizada, a temática central, as atrações e os serviços de alimentação.
É muito importante começar os preparativos com bastante antecedência, já que a maioria das negociações de contrato exige tempo. Além de descontos especiais, você ainda ganha uma margem de tempo para lidar com imprevistos e fazer uma divulgação ampla do evento para o público-alvo.
2. Escolha uma equipe dedicada
Uma equipe motivada e alinhada com a proposta do evento faz toda a diferença no resultado positivo. Procure por colaboradores experientes na área para que todas as demandas sejam atendidas da melhor maneira possível. Por mais dinâmico que o organizador seja, ninguém consegue realizar um trabalho dessa magnitude sozinho.
Dessa forma, selecione profissionais pacientes, responsáveis e que saibam lidar com eventuais imprevistos durante o grande dia. O mais importante é ter confiança na hora de delegar funções para que ninguém fique sobrecarregado. Reserve tempo para um breve treinamento e direcione todas as atenções ao perfil dos participantes.
3. Avalie os detalhes do orçamento
Especialmente se você não tiver um valor alto à sua disposição, torna-se imprescindível fazer um orçamento completo. Depois de concluir o planejamento inicial, coloque no papel todos os gastos até o pós-evento. O grande diferencial, nessa etapa, é fazer uma pesquisa cuidadosa sobre os custos de cada necessidade.
Assim, fica muito mais fácil cortar atividades ou gastos que sejam considerados supérfluos. Fique atento à relação entre custo e benefício e às facilidades de pagamento antes de fechar negócio com fornecedores. Lembre-se: são os detalhes que impressionam os participantes.
4. Pense em um bom tema
A melhor maneira de engajar os participantes é escolher um tema com propostas inovadoras. O direcionamento principal deve ser alcançar os objetivos do evento e despertar o interesse do público-alvo. Afinal, todo organizador deseja oferecer uma experiência diferenciada em suas ações, não é mesmo?
Estude o objetivo da convenção para encontrar o que se encaixa como uma atividade interessante. É muito importante considerar uma perspectiva diferente de abordagem no momento de surpreender com a divulgação. Não precisa ser exatamente um assunto inédito: o segredo está em fazer o trabalho de forma única.
5. Defina o cronograma oficial
A programação de uma convenção cristã precisa oferecer uma série de atividades. Avalie o perfil do público e crie diferentes etapas para complementar o conteúdo apresentado pela atração principal. Por exemplo: após passar pelo serviço de recepção e credenciamento, deve existir uma espécie de sala de confraternização inicial com informações sobre o tema abordado.
Proporcionar um ambiente agradável aumenta as chances de interação. Inclua também alguns acessórios importantes para o andamento das ações. Imagine só uma palestra que envolve dados sem uma caneta e um bloco de notas para que todos possam fazer anotações. Seria uma falta de cuidado grave da organização!
O espaço também pode ser usado para oferecer o coffee break e proporcionar discussões sobre os assuntos abordados em cada atividade. Esse tipo de prática traz a sensação de tempo bem investido que todos procuram em um evento religioso.
6. Fique de olho nas questões técnicas
Os detalhes técnicos podem colocar tudo a perder quando não são avaliados cuidadosamente. Falhas no microfone, no sistema de som ou no projetor de imagens desestabilizam o palestrante e costumam deixar o público impaciente.
Sendo assim, preparar um checklist com os detalhes que precisam de atenção redobrada é parte essencial de como organizar uma convenção. A seguir, veja algumas sugestões de pontos aos quais se atentar:
- disponibilidade de internet;
- equipamentos reservas, como microfone, notebook e pen-drive;
- disposição da iluminação;
- equalização da frequência de som;
- adaptadores de tomadas;
- geradores de energia.
Ainda que a atividade seja realizada em um ambiente coberto, é necessário checar a previsão do tempo. Chuvas fortes interferem na chegada dos participantes e comprometem alguns detalhes da estrutura montada.
Agora, se o problema for o intenso calor durante a temporada de verão, o ar-condicionado deve ser adequado para a quantidade de pessoas presentes.
7. Monte uma estrutura completa
O evento precisa atender de forma adequada a todos os participantes. Depois de escolher o espaço, avalie as condições oferecidas pela estrutura. Uma base confortável é fundamental no momento de atingir os propósitos iniciais. Certifique-se de que a quantidade de banheiros atende ao número de pessoas envolvidas, por exemplo.
As atrações também precisam de um ambiente reservado para se prepararem com tranquilidade ou descansarem quando necessário. Outro ponto importante é o estacionamento focado em critérios de acessibilidade. Muitas escadas com trajetos longos dificultam a locomoção de idosos ou crianças.
A segurança é outra preocupação essencial na lista de tarefas da organização. Verifique o alvará de funcionamento do local, as saídas de emergência e a disponibilidade de atendimentos de primeiros socorros.
Pronto! Agora você já sabe como organizar uma convenção cristã. O mais importante para esse trabalho é começar as pesquisas com bastante antecedência e alinhar todos os detalhes ao perfil dos participantes.
Afinal, proporcionar experiências diferenciadas em uma estrutura completa agrega valor ao serviço e contribui para o networking necessário no segmento de mercado.
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