Disponibilizar a inscrição na internet de maneira antecipada para seu evento é uma das mais importantes decisões estratégicas que você deve tomar durante o planejamento de um evento.
Os benefícios dessa decisão são inúmeros, tanto para os organizadores, que podem ficar tranquilos ao acompanhar as vendas em tempo real e assegurar a realização do evento sem prejuízos, quanto para o público, que passa a realizar a inscrição no conforto de casa, sem a necessidade de enfrentar filas.
Por isso, preparamos um post completo sobre as vantagens ao disponibilizar a inscrição na internet antecipada e quais estratégias você deve alinhar a essa ação para garantir uma boa participação do público. Continue lendo e confira!
Vantagens da inscrição na internet de forma antecipada
Entenda as principais vantagens que esse sistema oferece e descubra por que tantos organizadores de evento já optam por essa alternativa:
1. Redução de filas
Nada melhor do que iniciar a lista de benefícios citando um que é bom tanto para os organizadores quanto para o público. Ninguém gosta de perder tempo em filas, então, por que não evitar essa dor de cabeça e ainda por cima facilitar o trabalho para o pessoal da sua equipe?
2. Termômetro da demanda
A inscrição antecipada na internet permite que o organizador tenha a noção de quantas pessoas já se inscreveram para o evento e de que modo pode investir para obter mais inscrições.
Se os números estão abaixo do esperado, é possível mudar a estratégia de divulgação ou então criar um senso de urgência no público — lançando promoções relâmpago e oferecendo condições especiais de pagamento, por exemplo.
Por outro lado, se a situação for oposta e as inscrições estiverem acima do esperado, será necessário a realização de ajustes para atender a todos de forma confortável. Isso pode acarretar, talvez, na mudança do local do evento.
3. Arrecadação prévia da verba das inscrições
Outra vantagem da inscrição antecipada é a garantia de dinheiro no bolso. No lugar de esperar apenas o dia do evento para contar com o dinheiro, o organizador já pode utilizá-lo nos pagamentos de alguns fornecedores ou de outros itens mais importantes.
4. Inscrições em lotes
Só é possível disponibilizar inscrições em lotes se a ação for feita com antecedência. A principal característica desse tipo de ação é o aumento no valor da inscrição conforme a data do evento se aproxima. Isso estimula as pessoas fazendo com que busquem os melhores preços comprando antecipadamente, o que é excelente para o fluxo de caixa do organizador.
5. Público garantido
Ao disponibilizar a inscrição na internet de maneira antecipada, você incentiva o público a participar. Isso acontece, já que a comodidade em saber que chegará ao evento já com os ingressos em mãos, sem filas de espera, é um atrativo importante.
Além de tudo, a probabilidade de alguém desistir de participar por causa de imprevistos é bem menor quando ele já realizou a inscrição.
Estratégias para melhores resultados
Mesmo com todas as vantagens citadas acima, é interessante planejar estratégias alinhadas com a inscrição antecipada na internet, de modo a influenciar seu público a participar do evento. Veja algumas dicas:
1. Centralize as inscrições pelo método antecipado
Esse método funciona bem em todos os tipos de evento: palestras empresariais, congressos, cursos, grandes festivais ou shows.
É uma forma simples de fazer com que seu público faça a inscrição de forma antecipada, já que só poderão participar as pessoas que se planejaram e se inscreveram antecipadamente. Um dos principais benefícios é que você terá controle total sobre o número de participantes, evitando imprevistos como o local ter capacidade reduzida para a quantidade de pessoas presentes no evento.
2. Ofereça valores diferenciados
Caso não opte pela centralização das inscrições, que tal oferecer um valor mais atrativo para as pessoas que se inscreverem antecipadamente pela internet?
Ao oferecer um valor mais baixo, junto à comodidade de fazer tudo online, com certeza você atrairá a atenção do público — que dificilmente vai preferir outra maneira de realizar a inscrição para o evento.
3. Disponibilize uma entrada especial
Como já falamos anteriormente, um dos principais benefícios ao fazer a inscrição antecipada pela internet é evitar filas. Portanto, o público que optou por esse método deve ser tratado de forma especial.
Caso a estrutura do local permita, disponibilize uma entrada VIP para as pessoas que já realizaram a inscrição. Se isso não for possível, separe as entradas em duas filas. O importante é agilizar o atendimento com controles automáticos — para que quem se inscreveu antecipadamente seja tratado de uma forma diferenciada.
Dentre as opções de controles automáticos para agilizar a entrada dos participantes estão:
- Check-in online: a lista dos participantes fica disponível em computadores. Conforme as pessoas chegam, os atendentes fazem o credenciamento e o check-in no nome de cada uma. É uma das opções mais utilizadas em baladas, conferências, seminários e congressos.
- Check-in via aplicativo de celular: uma equipe fica disponível na entrada com celulares que farão a leitura do código QR disponível nas confirmações das inscrições. Tudo isso leva menos de 5 segundos.
4. Invista em brindes
Todos gostamos de brindes, não é mesmo? Aproveite para agradar ao público e ofereça brindes às pessoas que realizaram a inscrição na internet. Além de ser um mimo, os brindes ajudam a reforçar a imagem da marca e agregar valor a ela.
Avalie as melhores opções para o seu público e use a imaginação — tudo do estilo do evento. Vale apostar em brindes personalizados, como blocos de notas, canetas, agendas ou canecas.
5. Ofereça promoções especiais
Caso os brindes não caibam no orçamento, é possível oferecer promoções especiais. Um exemplo que é bem usado é oferecer o valor da matrícula para quem se inscreve com antecedência em cursos com duração maior.
Já em eventos corporativos, a inscrição antecipada pode garantir desconto em algum serviço oferecido pela empresa — o importante é pensar no perfil do evento e do público para oferecer as melhores promoções.
Lembre-se de que você deve planejar diferentes estratégias e oferecer as melhores condições para quem faz a inscrição na internet. É garantia de promoção da marca e alcance do público.
E então, leitor? O que achou dessas dicas? Se gostou, não pare por aí! Veja o artigo que preparamos com 3 maneiras de divulgar um evento com eficiência.
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