Você precisa melhorar os processos financeiros e a gestão de inscritos da sua empresa de eventos esportivos, mas não sabe como? Não se preocupe, nós contaremos como a Odisseia Assessoria conseguiu um melhor resultado em sua gestão, adquirindo uma maior tranquilidade na sua produção.
Eventos esportivos estão na lista dos principais tipos de eventos que existem e, por isso, merecem uma atenção especial, visto que as festividades esportivas contam, na maioria das vezes, com um público sólido e fiel. Porém, administrá-los nem sempre é algo tão simples.
Por isso, vamos contar o caso de sucesso da Odisseia Assessoria, com o objetivo de inspirar mais organizadores de eventos esportivos e direcioná-los para uma melhoria na sua gestão – em todos os sentidos! Acompanhe a seguir:
Sobre a organização
A ideia de criar a Odisseia Assessoria surgiu em 1999, por causa da organização de uma corrida de aventura que aconteceria em 2000. Entretanto, a empresa surgiu de fato apenas em 2006, e desde então, a Odisseia vem trabalhando para qualificar seus eventos e diversificar suas atividades.
A Odisséia é uma empresa destinada a eventos apenas do meio esportivo, oferecendo atividades esportivas em meio à natureza, seja competitiva como corrida de aventura e trail running (corrida de trilha), ou contemplativa, como expedições de canoagem e cicloturismo.
Durante a pandemia, passou a trabalhar com grupos menores nos eventos e tem planos de realizar eventos esportivos digitais, como corridas virtuais. Com esses eventos virtuais abordará também um público internacional. Porém, logo após a vacinação, a Odisseia Assessoria pretende voltar a oferecer eventos presenciais como oferecia antes, com equipes maiores.
Como era a gestão da Odisseia Assessoria inicialmente
Sem nenhum auxílio, a empresa entrava em contato com seus clientes por meio das redes sociais para a realização de cadastro dos inscritos nos eventos e para pagamentos também. Ou seja, os processos eram feitos manualmente, tanto para gestão financeira, quanto dos inscritos.
Em razão disso, existia uma grande dificuldade de administrar alguns processos relacionados à inscrição, como preenchimento de formulários – visto que os documentos eram entregues manualmente – administração das vagas e a área de recebimentos.
Portanto, podemos observar que, antes do E-inscrição, a gestão da Odisseia Assessoria contava com os seguintes problemas:
- Processos feitos manualmente;
- Contato com clientes apenas pelas redes sociais;
- Formulários preenchidos manualmente;
- Dificuldade em controlar o recebimento das inscrições;
- Falta de controle do número de inscritos.
Contudo, esses processos começaram a ser feitos de outro jeito quando a Odisseia Assessoria decidiu otimizar seus processos para focar no que realmente importava: os eventos esportivos. Veja a seguir as mudanças na empresa após o E-inscrição:
Mudanças na gestão da Odisseia Assessoria com o E-inscrição
Junto ao E-inscrição, a empresa pôde contar com uma automatização das inscrições, já que antes o processo era feito manualmente através das redes sociais. Apesar das redes ainda serem utilizadas, segundo Sérgio de Brito Bandeira – responsável pela Odisseia Assessoria – mas, agora, a empresa conta com um benefício:
“Ainda utilizamos, porém ganhamos uma velocidade e alcance maior com mailing disponibilizado pela E-inscrição.”, diz Sérgio.
Outro aspecto que otimizou a gestão da empresa de eventos esportivos foi a melhora na administração do financeiro, facilitando o recebimento de pagamentos – algo que era bem complicado sem uma plataforma de gestão – o que gerou uma melhora na administração financeira.
Um problema também relacionado ao financeiro que Sérgio relata é o de pessoas querendo entrar no evento dizendo que tinham feito a inscrição mas não estavam na listagem – mentindo sobre terem feito a inscrição.
“Depois que fomos para a plataforma, estes mal intencionados sumiram. Nosso medo de errar acabou!”, confessou.
Tudo isso gerou uma maior confiança para administrar as inscrições, já que a plataforma disponibiliza o formulário de inscrição e fornece relatórios das inscrições, além de computar os pagamentos efetuados, dispensando o organizador dessa atividade.
Foi notado também uma menor perda de kits de corrida, o que acarretou em uma melhoria nos recursos aplicados, de acordo com Sérgio. Tudo isso contribuiu para uma…
“Maior tranquilidade da equipe de produção na contratação de itens a serem utilizados pelos participantes”, revelou.
Podemos concluir, portanto, que os benefícios notados pela Odisseia Assessoria depois de utilizar o E-inscrição, foram:
- Automatização das inscrições;
- Facilidade para receber pagamentos;
- Melhor administração do financeiro;
- Diminuição na perda de kits de corrida;
- Extinção do medo de errar com as inscrições;
- Maior retorno na divulgação dos eventos;
- Confiança para administrar as inscrições;
- Maior tempo disponível para outras tarefas mais importantes.
Sérgio, responsável pela Odisseia Assessoria, se mostrou muito satisfeito com o E-inscrição:
“Excelente ferramenta que deixa vários setores dos eventos esportivos mais tranquilos e confiantes, permitindo que nossa energia seja dirigida para onde realmente seja preciso.”, garante.
Se você também deseja todas as automações citadas acima na gestão do seu evento ou curso e não está conseguindo fazer tudo sozinho, não perca tempo…
Conheça o E-inscrição
O E-inscrição é uma plataforma de gestão de cursos e eventos aprovada pelo mercado: são mais de 1,5 milhão de inscrições recebidas em mais de 36 mil cursos e eventos que foram realizados em 2 mil cidades do Brasil.
Oferecemos uma gestão completa: desde a inscrição até o certificado, passando também por áreas como:
- Comunicação;
- Financeiro;
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E não se preocupe: você pode começar a usar a plataforma gratuitamente! Contamos com 3 tipos de planos:
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Veja a seguir as principais funcionalidades que o E-inscrição oferece:
- Relatórios das inscrições;
- Recebimento antecipado;
- Inscrições online;
- Formulário de inscrição personalizado;
- Certificado digital;
- Site moderno e fácil de configurar;
- Opções de pagamento aos inscritos: parcelamento em até 12x em cartão de crédito, boleto bancário e também tem a opção de débito;
- Envio de e-mails aos inscritos ou lista de contatos selecionada;
- Aplicativo de credenciamento.
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