A organização de um evento envolve muitos aspectos importantes e todos devem ser observados cuidadosamente para que no dia tudo ocorra da forma planejada. Um objetivo comum a todos os eventos é o desejo de que tudo saia conforme o cronograma e que as metas de promoção e divulgação da empresa ou marca sejam alcançadas.
Um dos elementos mais importantes da organização é o momento da escolha do fornecedor para o evento, pois decisões acertadas resultarão no alcance dos objetivos de forma eficiente.
Sendo assim, leia o post e aprenda como escolher um fornecedor para o seu evento!
Pesquise na internet
A internet facilita muito a vida dos gestores de eventos, uma vez que, por meio da rede, é possível encontrar os fornecedores para o evento, buscar referências dos profissionais, analisar o portfólio de trabalho de cada um, verificar a reputação deles dentro do ramo em que atuam e ainda solicitar orçamentos.
Vale ressaltar que uma busca minuciosa no site de cada fornecedor para o evento pode revelar alguns detalhes valiosos, como o tempo de atuação no mercado, a satisfação de clientes antigos por meio de depoimentos no site, bem como se aquele fornecedor tem ou não o perfil adequado para o evento que se pretende produzir.
Peça indicações
Indicações sempre são bem-vindas, pois é o atestado de capacidade técnica do fornecedor para evento que está sendo indicado, já que ninguém indica um profissional ou serviço de que não gostou!
Portanto, um bom networking com organizadores de eventos possibilitará um relacionamento que pode resultar em excelentes indicações e poupar muito tempo na hora da organização do evento.
Porém, ainda que o fornecedor tenha sido indicado, é interessante analisar cautelosamente suas qualificações para verificar se estas se enquadram nas necessidades específicas do evento que se pretende produzir.
Faça um contrato
A questão do contrato não pode ser esquecida, pois é vital estipular em um documento específico tudo o que foi conversado e acordado entre as partes.
O contrato traz a segurança de que o que foi combinado será devidamente cumprido. Um contrato bem feito deve conter cláusulas punitivas caso ocorram falhas na prestação dos serviços.
Muita atenção na hora de assinar o contrato, já que o documento pode conter pormenores que passam despercebidos e podem gerar muita frustração posteriormente, por exemplo, o tempo de duração do serviço deve ser examinado minuciosamente, bem como o que está incluído.
Estipule um orçamento base
O orçamento base servirá para nortear todas as possíveis contratações que serão realizadas para a organização do evento.
De acordo com as cotações recebidas, será possível estabelecer um dos critérios de escolha do fornecedor para evento. Discrepâncias muito grandes entre uma cotação e outra devem ser analisadas cuidadosamente.
As aparências podem enganar, uma vez que não necessariamente um fornecedor caríssimo prestará um serviço de excelência, bem como não é necessariamente verdade afirmar que um fornecedor desconhecido e com preço justo será inábil em suas tarefas.
Controle o orçamento planejado
Não adianta estipular um orçamento base e não seguir à risca o que ficou estabelecido. Controlar com frequência o orçamento, de preferência numa planilha apropriada e regularmente atualizada, certamente garantirá a eficiência dessa etapa fundamental.
Dessa maneira, seguindo esses conselhos práticos, será possível escolher um fornecedor para evento que atenda todas as suas expectativas e garanta o sucesso do evento, de modo que a repercussão seja extremamente positiva para sua empresa!
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