Para o mundo corporativo, a produtividade é essencial. Em eventos, especialmente, manter as tarefas em ordem pode ser bastante difícil, já que se trata de muito trabalho operacional e, geralmente, da gestão de uma grande equipe.
Quando se trabalha produzindo eventos, é natural que haja uma pressão acerca da assertividade das ações e, por isso, saber gerenciar as tarefas é fundamental para que tudo ocorra sem surpresas. Antigamente, desenvolviam-se fórmulas para aprimorar a tarefa, medindo o quanto se podia fazer com o mínimo de tempo.
Assim, a partir de Henry Ford, cria-se o modelo de produção na esteira, no qual cada um executa um único serviço mecânico a fim de produzir a maior quantidade possível. Nesse contexto, o conceito de gerente aparece para inspecionar a tarefa.
Ao longo da História, a evolução das teorias da administração desenvolve diversos modelos de gestão — com foco tanto na produção quanto em pessoas. Atualmente, com o conceito de recursos humanos em alta e a descentralização do poder, é preciso saber como lidar com a sua equipe, buscando a melhor forma de reter os talentos.
É fundamental ter um olhar diferenciado para saber o que de melhor cada um tem a oferecer no trabalho. Pensando nisso, preparamos uma lista com 7 dicas para melhor delegar tarefas. Acompanhe!
1. Encontre o equilíbrio entre tarefa e capital humano
Pessoas são importantes, mas as tarefas também são. Quando falamos de um trabalho tão operacional quanto o que ocorre na produção de eventos, há uma preocupação com o planejamento (afinal, é ele que vai garantir o sucesso do acontecimento) e também com a execução de cada elemento no tempo e no modo preestabelecidos.
É impossível conseguir organizar e executar um evento sem descentralizar o trabalho. Primeiramente, tenha consciência de que, por melhor que você seja no que faz, não conseguirá sozinho.
Por isso, é preciso conhecer bem a sua equipe e valorizar o capital humano, sem deixar de estabelecer as tarefas prioritárias e a execução dos processos. Encontrar o equilíbrio entre uma coisa e outra é essencial.
2. Seja o mais claro possível
Apesar de estar lidando com profissionais e trabalhar com a premissa de que todos dominam suas funções, é importante assegurar que a sua equipe sabe o que precisa ser feito e quando. Para tanto, é preciso ser claro enquanto às instruções, não deixando dúvidas acerca da execução da tarefa ou a impressão de que as pessoas precisam adivinhar o que você quer.
Lembre-se de que, ao ser claro, você garante que não reste insegurança no serviço, já que todos estarão certos do que está acontecendo. Exponha as situações abertamente e, ao criar uma expectativa em relação à entrega de algum resultado, comunique abertamente: assim, sua equipe trabalhará em cima disso para alcançá-la.
3. Invista na capacitação da equipe
Há diversos fatores que podem comprometer as tarefas a serem feitas. Um deles é a falta de capacitação. Portanto, sempre que puder, agregue valor ao seu time — seja ensinando diretamente um colaborador, seja dando uma orientação explicativa ou incluindo-o em treinamentos. Delegar tarefas só é possível quando existe a certeza de que é possível executá-las.
Outro ponto fundamental é o aprimoramento constante. O mercado se reinventa continuamente, sendo que a cada dia surgem mais tendências na área de eventos, técnicas e produtos de diversos segmentos. É preciso estar a par dessas atualizações, bem como manter a sua equipa alinhada a elas, para que vocês não fiquem para trás.
4. Acompanhe a tarefa delegada
Um erro comum, que encontramos em diversas gestões, é o abandono da tarefa delegada. Depois que você delegou a atividade, não deve simplesmente esquecê-la e esperar que o colaborador dê conta dela. Acompanhe seu progresso e dê feedbacks acerca de sua realização, para que o andamento ocorra de acordo com as expectativas.
Não seja ausente. Você, enquanto gestor, precisa saber como tudo está acontecendo — até para ter tempo de recalcular a rota caso algo não saia como o esperado. Para auxiliar nesse acompanhamento da tarefa, use um software. Atualmente, existem diversos aplicativos que ajudam no gerenciamento remoto da equipe.
5. Confie no que delegou
Um ponto comum notado nos gestores, em geral, é o medo de perder o controle. Ora, se você vai ficar tão em cima da tarefa a ponto de estar praticamente executando-a, qual é o sentido de delegá-la? Se você encarregou o colaborador disso e foi claro acerca da execução, estabelecendo modo, prazo e tudo o que era necessário, deixe-o trabalhar.
Não cobre a tarefa antes do prazo dado. Organize o seu calendário ou esquema de horas de forma que possa lidar com imprevistos (caso aconteçam). Como comentamos no tópico acima, essa confiança não é sobre abandonar o serviço que delegou, mas sim sobre confiar no trabalho que a sua equipe faz, uma vez orientada pela sua gestão.
6. Saiba a hora de não delegar tarefas
Descentralizar não é sinônimo de transferir responsabilidade. Você precisa pensar no que já é rotineiro para a sua função e em quem pode fazer aquilo. Ou seja: é essencial saber distinguir qual é a parte do trabalho que só o gestor pode executar.
Você ainda é o principal responsável pelo sucesso do seu evento, desde as inscrições para participação até a entrega do local. O pós-evento é fundamental para finalizar processos, medir resultados e dar feedbacks assertivos.
Medir resultados também é primordial para delegar tarefas, pois você terá conhecimento sobre o desempenho de sua equipe. De acordo com o andamento da execução de cada tarefa, você pode eleger os pontos fortes e fracos do time, situando os desafios e ajudando-o a trabalhá-los de forma a superá-los.
7. Expresse o planejamento
A delegação das tarefas é o resultado de um planejamento bem feito. Para que a linha de frente consiga expressar a estratégia traçada pela gestão, é preciso, primeiramente, conhecê-la. Infelizmente, ainda é muito comum que os colaboradores, ao serem questionados, não saibam qual é o objetivo do projeto que está sendo desenvolvido.
A sua equipe deve saber o que foi pensado para aquele projeto, qual o objetivo, quais as metas e, também, qual a estratégia definida para alcançá-las. Além disso, a partir do planejamento, você pode avaliar qualidades de liderança no time. É impossível delegar tarefas e esperar que sejam bem executadas uma vez que o planejamento esteja confuso ou mal pensado.
Agora que você já sabe como delegar tarefas, que tal tirar todas as suas dúvidas sobre planejamento estratégico para eventos? Boa leitura e até a próxima!
