Você produziu um evento e foi um sucesso, entretanto seu trabalho não para por ai. As ações pós-evento são essenciais para manter esse status positivo e até minimizar algum erro ocorrido durante a ocasião.
Vamos mostrar algumas ações que, se seguidas, vão proporcionar bons resultados, garantindo que você melhore cada vez mais a qualidade dos seus eventos.
Faça a vistoria do local
Uma das primeiras ações pós-evento que você deve cumprir é fazer a vistoria do local onde aconteceu a festividade. É essencial que você verifique os detalhes, como a limpeza do ambiente e a devolução dos materiais alugados. Uma dica é ter o auxílio de uma planilha com informações sobre os itens que devem ser verificados. Isso evita que você se esqueça de conferir algo.
É preciso analisar se houve despesas decorrentes de algum problema no local e se elas são destinadas a você. Portanto, libere os funcionários pessoalmente e verifique se cumpriram o que foi combinado antes da ocasião.
O ideal é acompanhar a vistoria para garantir que tudo esteja sob controle. Caso tenha algum inconveniente, você já estará lá para resolver. Até pequenos detalhes podem ser motivos de comentários negativos, que atrapalham sua reputação no mercado.
Verifique o pagamento dos envolvidos
Os honorários dos profissionais que contribuíram para a ocasião devem estar em dia. Geralmente, o combinado é quitar uma parte no dia do evento — porém evite essa prática, pois você vai estar muito ocupado e isso pode resultar em erros.
Então, o ideal é marcar para o próximo dia útil ou, pelo menos, até uma semana depois do evento. Assim, você já terá resolvido outras pendências e poderá fazer o pagamento com calma e segurança. Não se esqueça de garantir um comprovante para os dois lados, evitando equívocos. Um bom tratamento com os funcionários também é fundamental para a reputação da sua empresa.
Analise o evento
Agora que a cerimônia já aconteceu, você deve analisá-la. É preciso fazer esse monitoramento para ajudar na avaliação de tudo o que já foi feito e melhorar na preparação da próxima. Portanto, identifique os possíveis problemas que precisam ser evitados e os pontos positivos que devem continuar.
A maneira mais fácil de analisar um evento é fazendo uma lista com seus prós e contras. Dessa forma, você vai elaborar um planejamento mais eficiente e estará preparado para eventuais problemas em cada ocasião.
Utilize o e-mail marketing
Dentre todas as ações pós-evento, um recurso muito útil que você pode utilizar é o e-mail marketing. Por meio dele, dá para ter bons resultados ao organizar campanhas com informações sobre o evento para as pessoas que disponibilizaram seus endereços eletrônicos. Assim, você fornecerá informações voltadas exclusivamente para o seu público.
Esse recurso também é ideal para comunicar sobre alguma falha: você explica o ocorrido por e-mail e pede desculpas por qualquer transtorno. Os destinatários receberão em primeira mão e vão perceber o seu comprometimento. Assim, ficarão mais interessados em receber mensagens com novidades sobre seus eventos.
Fique atento ao planejar essas campanhas focadas no pós-evento; elas têm objetivos específicos e devem ser bem organizadas. Separe por temas e defina os intervalos de tempo entre as mensagens.
Emita os certificados (caso necessário)
Caso você necessite da produção de certificados, programe-se para não atrasar essa emissão. Antes de o evento acontecer, é preciso que o modelo esteja pronto, facilitando sua produção no pós-evento.
Certifique-se de que terá uma lista para as pessoas assinarem e, por meio dela, execute os certificados. É importante que isso seja feito com muita atenção, então tenha um prazo de pelo menos uma semana para emiti-los.
Obtenha um feedback dos participantes
Entrar em contato com o público é sempre importante, inclusive nas ações pós-evento. Nesse caso, o objetivo é garantir um feedback de quem participou da ocasião. Esse retorno dos participantes é essencial para conseguir informações que vão te ajudar na organização das próximas cerimônias.
É preciso que seja feita uma pesquisa exclusiva para os participantes do evento. Para que, ao responderem, você alcance seus objetivos e entenda quais as expectativas do seu público, podendo elaborar novas ideias para alcançar melhores resultados.
Planeje sua pesquisa antes de o evento acontecer
É importante obter um feedback do público pós-evento. Porém, a pesquisa que será realizada com os participantes deve ser feita com antecedência. Assim, você planeja sua pesquisa com mais cuidado e atenção e o questionário terá mais qualidade. Além disso, depois da cerimônia você vai ter outras pendências para resolver e menos disposição.
O fundamental é que você utilize o e-mail, mas para isso precisa ter um mailing com o endereço eletrônico de todos os presentes. Logo, planeje-se para garantir esses contatos em algum momento — nas inscrições ou credenciamentos, por exemplo.
Crie um questionário curto, com perguntas objetivas
É importante que você não crie formulários grandes para não cansar seu público, pois a quantidade de pessoas que vão responder é mais importante do que o número de perguntas respondidas. Pesquisas menores são mais atrativas e fáceis de ganhar acessos. O ideal é ter de cinco a dez questões por formulário.
Evite, também, perguntas muito complexas. Opte por questões diretas, que vão trazer a resposta que você está procurando. Saiba formulá-las priorizando as mais importantes; comece com questões em relação a empresa e deixe por último as optativas e dissertativas.
Utilize o formulário de inscrição para receber informações
O formulário de inscrição vai garantir que você recolha dados relevantes sobre seu público. Para isso, você pode utilizar o formulário antes e depois do evento ocorrer. Assim, conhecendo as pessoas e juntando essas informações, você entenderá melhor o contexto da opinião do seu público.
Isso ajuda na hora de entender qual o estilo da pessoa que se queixa ou elogia seu trabalho. Também deixa mais claro o tamanho do problema, o que permite tomar decisões mais apropriadas.
Seguindo essas dicas, você vai conseguir se organizar com mais praticidade. Fique atento aos detalhes e faça tudo com tranquilidade. Mesmo que ocorram erros durante a ocasião, saiba que ações pós-evento permitem que você conserte os problemas com mais facilidade. Então, não deixe de se esforçar e também de garantir o sucesso depois do evento acontecer!
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