Organizar um congresso é uma maneira de promover o conhecimento acerca de uma área específica. O evento pode oferecer palestras, conferências e seminários ao longo de seus dias de realização. Para tanto, é necessário contar com especialistas que demonstrem autoridade no assunto.
Para as empresas, o congresso pode significar uma oportunidade de estar em contato direto com seu público, fortalecer a sua imagem e promover o networking com futuros parceiros de negócios. Mas fique atento: esse formato exige tanto esforço e dedicação quanto qualquer outro. Por isso, você precisa investir em uma boa produção.
Se você está organizando um congresso e quer aprender a melhor maneira de cumprir essa missão, continue a leitura e confira 9 dicas imperdíveis!
1. Trace um planejamento
Qualquer tipo de evento exige um planejamento bem traçado para ser um sucesso de organização. Com os congressos, não poderia ser diferente. Sabendo disso, antes de dar início à produção propriamente dita, separe um tempo para se reunir com sua equipe e elaborar um plano de ação.
Nesta fase, vocês devem fazer um levantamento de todas as necessidades do evento para comportá-las dentro do período de tempo disponível para a organização. Sendo assim, elabore uma lista com todas as etapas, como desenvolvimento da identidade visual, divulgação, contratação de fornecedores, entre outras.
Vale frisar que todas as questões devem ser pensadas levando-se em consideração o cronograma e o orçamento disponíveis. Dessa forma, você garante que sua equipe não vai passar por perrengues pela falta de tempo ou dinheiro.
2. Selecione os convidados a dedo
Um congresso é um evento acadêmico cuja programação pode contar com palestras, conferências, seminários e até mesmo atividades de formação, como workshops e minicursos. Sendo assim, o seu sucesso depende muito dos convidados que estarão presentes para compartilhar conhecimento com a plateia.
Devido a isso, você deve ser bastante criterioso ao selecionar seus palestrantes. O ideal é convidar pessoas que estejam em alta no mercado e tenham uma produção relevante e atual. Em outras palavras: opte por aquelas que têm algo a acrescentar à vida profissional do público.
Uma dica é apostar em propostas interdisciplinares, que ajudam a expandir os horizontes do campo de estudo em questão. Se o congresso trata de sustentabilidade, por exemplo, convide autoridades em reciclagem, energia renovável, produção de alimentos orgânicos etc. Dessa forma, você garante uma programação variada e interessante.
3. Leve em consideração seu público
Esta é uma dica que poderia estar inserida no tópico anterior, mas não é somente na hora de escolher seus palestrantes que o público deve ser levado em consideração. Além disso, toda a organização deve ser encaminhada em função dele — e, em especial, a divulgação.
Portanto, é necessário traçar um perfil de seu público-alvo para saber como direcionar sua produção da melhor maneira possível. Para tanto, invista em pesquisas nas redes sociais ou aplique questionários em seus clientes.
Dessa maneira, você tem condições de compreender quais são os desejos e as necessidades de sua plateia para atingi-la com mais eficiência, tanto adaptando sua linguagem quanto montando uma grade de programação atraente.
4. Organize a grade de horários com antecedência
Um congresso envolve, geralmente, muitas atividades distribuídas ao longo de vários dias. Por isso, é fundamental organizar a grade de horários com antecedência para ter tempo de visualizar o quadro e confirmar a presença de seus convidados.
Seguindo esta dica, você tem condições de fazer alterações nos horários sem prejudicar as outras atividades — o que é muito comum, pois nem sempre os convidados estão disponíveis nos horários designados para eles.
5. Conte com uma equipe experiente
A equipe será muito importante para o sucesso do congresso, já que muitas tarefas fundamentais serão entregues nas mãos de seus integrantes. Você deve selecionar cada um deles a dedo, levando em consideração seus talentos, suas afinidades e, principalmente, suas experiências anteriores.
Dessa forma, é possível ter mais tranquilidade na hora de distribuir as atividades, pois você pode direcioná-las pensando nas habilidades de cada um. Pessoas mais comunicativas, por exemplo, podem ficar responsáveis pelo atendimento ao público. Enquanto isso, aquelas mais estratégicas podem se encarregar da logística.
6. Faça uma boa divulgação
Uma divulgação bem planejada pode definir o sucesso de seu congresso, pois é a partir dela que o público vai receber informações sobre o evento. Portanto, não poupe esforços para fazer um material atraente e que dialogue diretamente com seu público-alvo, tanto na linguagem quanto na identidade visual.
7. Tenha um plano de ação para o dia da realização
O dia da realização é o grande momento da organização, pois é a hora de colocar em prática todos os planos feitos ao longo do tempo de produção. Entre algumas atividades que devem ser executadas, estão a montagem da estrutura, a recepção do público e o direcionamento dos convidados.
Para garantir que todas elas saiam como o planejado, faça uma reunião prévia para dividir sua equipe em grupos e delegar funções diferentes para cada um deles. Uma maneira de manter contato em tempo real no dia da realização é utilizar ferramentas como o WhatsApp (que ajuda a evitar falhas de comunicação).
Uma última dica nesse sentido é ter em mãos uma checklist. Trata-se de um excelente instrumento para verificar se todas as tarefas foram cumpridas e se nada ficou de fora.
8. Planeje o credenciamento de participantes
Para evitar as longas filas difíceis de coordenar, planeje como vai funcionar o credenciamento com antecedência. Uma alternativa é oferecer o serviço de check-in por meio de aplicativos, o que é vantajoso tanto para o participante como para a equipe de organização.
Como há aqueles que preferem fazer o credenciamento presencialmente, é necessário separar um espaço bem sinalizado para este fim. Caso seu evento seja de grande porte, reserve pelo menos três balcões: assim, você garante que as filas vão fluir com mais rapidez e sem gerar um caos.
9. Saiba lidar com imprevistos
Qualquer evento está sujeito a alguns imprevistos, como problemas com fornecedores, atrasos ou até mesmo ausência de determinados convidados. É preciso ter jogo de cintura para lidar com essas questões ou, do contrário, você pode acabar se estressando e colocando em xeque todo o trabalho desenvolvido.
Sendo assim, tenha um plano B para fazer substituições na programação caso seja necessário. Além disso, mantenha sempre uma boa relação com sua equipe e com os fornecedores. O diálogo é a melhor prevenção para certos problemas.
Agora que já vimos quais são os passos necessários para organizar um congresso de sucesso, queremos saber se você já precisou produzir um evento do tipo e quais foram suas principais dificuldades. Deixe seu comentário e nos conte sobre sua experiência!
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