Organizar um evento de qualquer porte é uma missão que envolve muitos detalhes, desde o momento do planejamento até a execução do projeto. Nesse processo, qualquer pequena falha pode comprometer a produção, marcando negativamente seu trabalho. Por isso, muitos produtores de eventos já utilizam aplicativos para smartphones como grandes aliados.
Esses aplicativos são úteis no sentido de otimizar as atividades da equipe de produção, já que ajudam a economizar tempo, trocar informações on-line e até mesmo servem como agendas para planejar cada etapa da organização.
Se você trabalha com eventos e quer saber como utilizar a tecnologia a seu favor, veja a lista com alguns aplicativos essenciais que nós indicamos abaixo:
1. Evernote
Que tal substituir seu bloquinho de papel por um bloco de notas digital que pode ser acessado em diversos dispositivos? Com o Evernote, isso é possível. Além de criar suas anotações, você ainda pode separá-las por categorias, tornando o acesso às informações mais prático. Outra vantagem é a possibilidade de anexar imagens e vídeos, não apenas textos.
2. Google Drive
O Google Drive simplifica a troca e o acesso de arquivos entre os membros de uma equipe. Com ele, você pode armazenar e compartilhar textos, tabelas, apresentações de slides e outros tipos de documentos digitais. Por funcionar em forma de nuvem, esses arquivos ficam disponíveis para acesso a partir de qualquer dispositivo.
3. Tape a Talk
Se você faz muitas reuniões em um só dia e precisa gravar as informações de cada uma delas, o Tape a Talk será uma ajuda valiosa para seu trabalho. Este aplicativo grava as reuniões em áudios e permite editá-los para selecionar os trechos mais importantes. Dessa forma, você nunca mais esquecerá ou confundirá dados relevantes para a organização de seus eventos.
4. LogMeIn Ingnition
Disponível para todos os sistemas, este é um aplicativo ideal para quem viaja muito e nem sempre consegue levar seu computador pessoal. Utilizando o LogMeIn Ingnition, é possível acessar todos os arquivos de seu desktop de forma remota, por meio do smartphone, bem como executar programas e checar e-mails.
5. WhatsApp
Muito utilizado para conversas do dia a dia, o WhatsApp é um aplicativo disponível para todos os sistemas de smartphones e também pode ser utilizado por produtores para facilitar a comunicação com sua equipe durante a organização dos eventos.
Para tanto, basta criar um grupo com todos os profissionais envolvidos na produção e otimizar a troca de informações, centralizando esse processo em um ambiente virtual. Você pode, inclusive, utilizá-lo para ficar em contato direto com seus fornecedores no dia do evento, o que ajuda a coordenar as atividades.
6. Dropbox
Assim como o Google Drive, o Dropbox é útil para promover a troca de arquivos digitais por meio da nuvem e pode ser acessado em qualquer dispositivo. Seu principal diferencial em relação ao outro está na possibilidade de armazenar vídeos e fotos, além de documentos de texto.
Você conhece mais algum aplicativo útil para produtores de eventos? Dividida as suas dicas com a gente nos comentários!
