Quando falamos de eventos, precisamos ter em mente que imprevistos acontecem e são, de forma natural, completamente inevitáveis. Porém, existem também alguns erros que os organizadores de eventos cometem e que podem sim ser evitados para um evento bem-sucedido.
Seja pela falta de informação, de planejamento ou pela falta de cuidado, esses erros podem prejudicar direta ou indiretamente o desempenho do seu evento, e nós não queremos que isso aconteça. Por isso, neste artigo elencamos os 5 principais erros que os organizadores de eventos mais cometem.
Vem com a gente para descobrir!
5 erros que os organizadores de eventos mais cometem
Cada erro traz consigo uma lição, é assim em todos os âmbitos da vida, não é? Na organização de um evento também. Apesar dos erros serem ruins e prejudiciais em diferentes níveis, eles também nos deixam aprendizados valiosos que nos permitem evoluir nos próximos projetos.
Esperamos que a percepção desses 5 erros que elencamos te agregue muito valor. Continue lendo!
#1 Planejamento tardio
Mesmo que seu evento seja de pequeno porte, o planejamento é indispensável na vida de todo organizador e sua equipe, embora muitas vezes ele seja deixado para depois, cada vez mais, até se tornar tardio demais. Isso é um dos erros que os organizadores de eventos mais cometem.
Faça a prova real: você irá promover um grande evento no último trimestre do ano seguinte, na sua percepção já é possível começarmos a planejar cada detalhe, ou ainda é muito cedo?
Ora, certamente que cada evento – dependendo de sua dimensão – exige um certo grau de complexidade e trabalho. Porém, é melhor agir sempre com mais antecedência do que você considera adequado.
Planejando com antecedência, você:
- Encontra fornecedores disponíveis que possam te atender com calma;
- Evita os preços mais caros de algo que é “em cima da hora”;
- Elabora campanhas de divulgação eficientes e com bastante tempo para gerar expectativa nos inscritos;
- Consegue fazer tudo com excelência;
- Encontra os melhores lugares e o dia que você quiser agendar, uma vez que há tempo para que as agendas ainda estejam abertas e disponíveis.
Dentre outras diversas vantagens! Lembre-se: é melhor estar adiantado do que atrasado. Assim você não perde nada pelo caminho.
#2 Não investir em divulgação
Mais um dos erros que os organizadores de eventos podem cometer – por incrível que pareça – é não investir em divulgação.
Na realidade, muitos dizem que até estão divulgando, mas na concepção desses, largar um anúncio nas redes sociais de vez em quando já é o suficiente – e nós sabemos que isso é um tremendo equívoco. Leia nosso artigo específico e descubra 7 formas para aumentar o engajamento na divulgação do seu evento.
Muitas são as estratégias de divulgação que podem ser utilizadas quando falamos de eventos, e todas elas podem ser aproveitadas estrategicamente para tornar seu evento conhecido e aumentar o número de inscritos. E mais: nem todas exigem de você um alto investimento financeiro, tá? Pega algumas dicas aqui:
- Como fazer marketing de guerrilha na divulgação dos seus eventos;
- Press kit em eventos: veja por que e como utilizar essa estratégia para aprimorar sua divulgação;
- Divulgação de congresso: 6 dicas para alcançar seu público;
- 3 formas de divulgação eficazes para eventos cristãos.
Outro aspecto valioso que você precisa se atentar é divulgar seu evento nos canais em que seu público-alvo está. Afinal, não adianta nada divulgá-lo em meios nos quais a probabilidade dos seus potenciais inscritos é muito baixa.
Portanto, pesquise e certifique-se dos melhores meios de comunicação para seu público-alvo em específico.
Descubra como criar uma persona para seu evento aqui.
#3 Ausência de ações pós-evento
Um dos erros mais comuns dentre os organizadores de eventos é achar que um evento acaba com o seu encerramento. Nós sabemos, parece algo lógico, não é? Mas a realidade, como já temos falado por aqui bastante, é que um evento é formado por três etapas, sendo elas:
- Pré-evento: engloba tudo o que é feito antes desse evento ocorrer. Isso quer dizer que, desde a definição do tema central que será abordado, até o planejamento, a equipe, as vias de divulgação, as inscrições e contratações de fornecedores e parceiros;
- Durante: tudo o que acontece durante o evento – credenciamento dos participantes, abertura do evento, palestras, a construção da experiência dos inscritos, encerramento;
- Pós-evento: tudo o que acontece depois que o evento termina – desde a análise de como ele ocorreu, a coleta dos feedbacks, a gestão dos certificados, e assim por diante.
O erro dos organizadores de eventos está em justamente esquecer que a etapa pós-evento existe e é muito necessária para consolidar o sucesso e os resultados do evento.
Aliás, são justamente as ações executadas ao longo do pós-evento que definem as melhorias a serem feitas nos próximos eventos e dão a você um panorama geral do que os participantes acharam.
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#4 Falta de networking
O networking é uma prática que garante grande fonte de parcerias e contatos importantes para o organizador. Através do networking, é possível criar uma rede de contatos que te ajudarão a ganhar um nome e ainda contar com fornecedores de confiança.
No entanto, a falta de networking permanece a ser um dos erros mais comuns entre os organizadores de eventos, seja pela falta de conhecimento ou por não considerarem uma prática tão importante assim.
Leia nosso artigo sobre Networking: 5 dicas que todo organizador precisa saber e fique por dentro!
#5 Não se atualizar
Por último, um dos erros mais graves que os organizadores de eventos cometem – mas que pode ser mudado agora mesmo!
É dever de todo organizador que deseja levar seus eventos a outro patamar estar em constante atualização, modernizando processos e inovando seus projetos.
Para isso, nós temos uma dica valiosa, pega aí:
Acerte com o E-inscrição: a plataforma para o seu evento
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Afinal, o E-inscrição é uma plataforma de gestão de cursos e eventos que simplifica os processos de eventos e cursos e auxilia na administração das informações de maneira prática e eficiente, otimizando seu tempo.
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- Você só paga quando vende, por inscrição confirmada;
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- Para eventos pagos, contamos com a melhor tarifa do mercado, apenas 6,9% – enquanto outras plataformas chegam a cobrar 10%;
- É possível antecipar recebíveis.
Todas essas vantagens, para desfrutar de dezenas de funcionalidades da plataforma de gestão do E-i. Veja algumas delas:
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- Inscrições online;
- Gestão de informações dos inscritos para arquivos em PDF;
- Possibilidade de oferecer diversas opções de pagamento: parcelas em até 12x em boleto e no cartão de crédito;
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- Envio de e-mails para lista de contatos ou inscritos;
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Leia também: 5 passos para os organizadores se prepararem para a retomada dos eventos presenciais
