Ao organizar um evento, vários detalhes devem ser planejados cuidadosamente para que o resultado seja um sucesso. Entre eles, há um que faz total diferença para que haja integração de todos os setores e, consequentemente, um trabalho eficiente e preciso: a logística para eventos.
Mas afinal, o que é logística? É um conjunto de técnicas e métodos cujo objetivo é facilitar o fluxo de ações, agilizando processos e reduzindo custos para atingir as metas estipuladas.
Se ao pensar em logística para eventos vier à sua mente apenas questões relacionadas ao transporte de convidados, você precisa ampliar seus conhecimentos sobre o assunto. Ela envolve não só locomoção, mas também hospedagem, formas de inscrição, definição das atrações, entre outros itens.
Confira algumas dicas que separamos para você aprender como planejar e realizar a logística para eventos.
1. Faça um bom planejamento
Em eventos, o objetivo da logística é garantir a integração de todos os segmentos para tornar o trabalho mais eficiente e preciso, sem atrasos e com o cumprimento de metas. Mas para que tudo isso ocorra, um bom planejamento é fundamental.
Certifique-se de que os objetivos do evento estão claros e foque no público-alvo.
Conhecer participantes e convidados é o ingrediente principal para uma logística de sucesso. Verifique se o evento contará com a presença de pessoas com necessidades especiais, crianças, idosos, autoridades regionais e nacionais, entre outros.
Essas informações servirão como base para a definição do local do evento, que deverá contar com elementos que promovam acessibilidade, boa estrutura de hotéis ao redor, além de transporte facilitado por meio de táxis, ônibus ou metrôs.
2. Disponibilize um espaço para informações
Como já dissemos, a logística é um item que não envolve apenas o transporte, mas também outros pontos da organização de um evento.
Por isso, faz parte da logística para eventos disponibilizar um local de informações, que pode ser físico ou online. A última opção tem sido mais utilizada porque facilita a vida dos participantes e dos organizadores.
Plataformas on-line possibilitam o acesso ― de qualquer lugar e horário ― às informações sobre data, local, programação, atrações e inscrições.
3. Pense no traslado dos convidados e palestrantes
O transporte de palestrantes e convidados envolve desde a recepção no aeroporto, por exemplo, até o hotel ou o local do evento. Por isso, cuide desse item com bastante atenção e planeje quantos funcionários serão necessários para que tudo saia como o planejado.
Não se esqueça de pensar no conforto e oferecer transporte com ar-condicionado e água engarrafada.
Além disso, sempre tenha um veículo de backup caso surja algum imprevisto, como um convidado VIP ter que ir embora mais cedo, e isso não atrapalhar a logística do restante do grupo.
4. Atente-se aos materiais que precisarão ser transportados
A maior parte dos eventos precisa de materiais como palco, móveis, equipamentos de som, computadores, telões, entre outros.
Mas para que todos esses itens estejam montados e funcionando perfeitamente dentro do prazo, é necessário movimentar vários fornecedores e prestadores de serviços. Fique atento porque a logística é a área que controla e coordena tudo isso.
5. Use a tecnologia a seu favor
A tecnologia será uma das suas maiores aliadas na superação dos desafios que envolvem a logística para eventos. Por meio dela, será possível facilitar a comunicação, a gestão de tarefas e a integração de processos. Portanto, lance mão de todos os aplicativos disponíveis no mercado para te ajudar nessa tarefa.
E então, gostou das nossas dicas de logística para eventos? Que tal agora aprender um pouco sobre como gerenciar cada momento do seu evento com eficiência? É só baixar o e-book que preparamos para você com as melhores práticas de gestão de tempo.
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