A promoção de eventos vem crescendo no meio empresarial como uma forte ferramenta para posicionamento de marca e envolvimento com os públicos de interesse. Assim, se bem organizado, um evento pode trazer grandes benefícios à organização, bem como, retorno financeiro e uma boa reputação.
Entretanto, organizar um evento requer atenção e muito cuidado. São diversos detalhes que precisam ser bem planejados para que nada saia do controle.
Pensando em ressaltar alguns pontos essenciais na organização de um evento, nós listamos 4 estratégias que te auxiliarão a produzir um evento de sucesso.
1. Faça um planejamento detalhado
O primeiro passo para qualquer estratégia funcionar é seguir um planejamento bem delineado.
Apesar de parecer um pouco óbvio esse passo é tratado como inicial, enquanto, na verdade, ele permeia todo o evento. Isso acontece porque no planejamento estarão as descrições de diversos itens que deverão ser seguidos para organizar um evento de sucesso.
Confira abaixo quais os itens que devem conter em um planejado bem detalhado:
- Objetivo Geral
- Objetivos específicos
- Público-alvo
- Justificativa
- Metas
- Plano de ação e checklist
- Formas de divulgação
- Fornecedores
- Cronograma
- Orçamentos
- Atrações e variáveis
Assim, o planejamento deve ser consultado durante toda execução do evento, a fim de que seja direcionado para os objetivos e metas.
2. Invista em uma boa equipe
Assim como o planejamento é importante, ter um gestor e pessoal preparado para trabalhar no evento é fundamental.
É interessante contar com pessoas que já tenham experiência prévia com eventos, tanto na contratação de fornecedores quanto freelancers para o dia da festa. É também de suma importância que todos conheçam o planejamento e as intenções do evento, bem como a empresa que estão representando.
Com antecedência, procure referências e liste ao menos duas ou três opções para cada necessidade do evento. Por exemplo, faça orçamento com três buffets diferentes. No caso de um deles não der certo, sempre existirá uma segunda ou terceira opção.
O mesmo é válido para recepcionistas, manobristas, garçons, cerimonialista, entre outros.
3. Faça uma divulgação assertiva
Após ter estudado e entendido qual seu público de interesse, vale a pena fazer um bom investimento na divulgação do seu evento.
Comece buscando quais meios de comunicação atingem seu público-alvo: ele assiste quais canais de TV? Ele utiliza a internet? Ele ouve rádio? Panfletagem na rua pode atingir esse segmento de público?
Enfim. São inúmeras perguntas a serem respondidas para fazer um bom plano de mídia para a divulgação do seu evento.
Vale a pena também pensar em influenciadores e ações antes do evento acontecer para que possa aumentar a expectativa e estimular a curiosidade nos participantes.
4. Utilize plataformas e recursos online
Uma outra dica que pode facilitar a organização de um evento é conhecer e utilizar ferramentas de automatização. Com eles, é possível substituir grande parte do trabalho manual e ainda ter maior controle do seu evento.
Se apropriar dessas ferramentas torna as etapas também mais ágeis e pode poupar nos recursos financeiros. Um bom exemplo são as ferramentas de gestão de participantes, que permitem a inscrição online e um conhecimento preciso sobre o público participante.
Vale a pena pesquisar por referências e aproveitar os benefícios oferecidos pelas novas tecnologias na área de eventos.
Essas são apenas algumas estratégias essenciais para organizar um evento de sucesso. Todo detalhe requer cuidado e se apoiar em um bom planejamento é o melhor caminho a seguir para ter ótimos resultados com eventos e economizar tempo.
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