Nos últimos anos, os eventos virtuais ganharam força como alternativa ou complemento para eventos presenciais, permitindo a participação de mais pessoas.
Com os esforços para conter a pandemia do COVID-19, muitos eventos planejados para 2020 estão rapidamente se adaptando e migrando para o digital.
Mas o que você pode esperar de um evento virtual? Eles não são exatamente como os presenciais, mas podem ser igualmente valiosos se você souber o que fazer para aproveitar seus benefícios.
Leia o artigo que preparamos e conheça como aproveitar os benefícios de um evento on-line!
1. Determine o tipo de evento
Primeiro, para aproveitar os benefícios de um evento on-line, determine o tipo do evento, qual será sua duração e os assuntos que serão abordados.
Assim como os eventos presenciais, os eventos virtuais variam em tamanho e complexidade. Aqui estão alguns dos principais tipos:
- Cursos e workshops on-line
- Meetups
- Seminários on-line
- Webinars
- Palestras e conferências on-line
Cada tipo de evento tem suas particularidades, mas o fundamental é criar uma experiência única para seus usuários, para que eles possam tirar o máximo proveito de suas interações.
2. Crie um plano de ação
Seja grande ou pequeno, offline ou on-line, todo evento deve ter uma estratégia.
Então, após já ter claro qual será o tipo do evento, crie um objetivo e um conceito-chave para dar seguimento ao planejamento. Quanto mais cedo você puder planejar, melhor.
Para isso, responda às seguintes perguntas:
- Que tipo de experiência você espera oferecer aos participantes?
- O evento será ao vivo, gravado ou ambos?
- Onde eu quero que o conteúdo seja visto?
- O acesso será fechado ou gratuito?
- Qual é a melhor hora para o evento?
- Como você promoverá o evento?
- Você planeja trabalhar com um anunciante ou outro parceiro?
- As pessoas ainda terão acesso ao evento depois que ele terminar?
- Quais KPIs e dados você planeja rastrear?
3. Entenda seu público-alvo
Conhecer seu público é o principal pré-requisito para um evento de sucesso!
A adaptação das suas mensagens às vontades e necessidades do seu público aumenta suas chances de chamar a atenção dele e estabelecer conexões.
Conhecer o público alvo permite não apenas melhora a experiência do participante e aumentar as chances de participação em eventos futuros, mas também orienta as ações e estratégias de marketing do evento.
A criação de personas para eventos, por exemplo, ajuda os idealizadores e organizadores a reconhecer que pessoas diferentes têm necessidades e expectativas diferentes, e a orientar o processo de planejamento e de tomada de decisão.
O que fará o seu público se interessar em participar de um evento virtual? Eles são conhecedores de tecnologia e ficam confortáveis interagindo dessa maneira?
Uma alternativa é enviar pesquisas para coletar informações de seu público durante as etapas de sua ideia, para ver que tipo de interesse você atrai e se um evento virtual seria adequado.
4. Escolha a hora certa
Um dos benefícios dos eventos virtuais é que, independentemente de onde os usuários estejam no mundo, eles ainda poderão participar. Então, determinar a hora e a duração do evento é um dos detalhes mais importantes.
Leve em consideração todos os fusos horários em que seus potenciais participantes moram e quaisquer outros eventos importantes que estarão ocorrendo em todo o mundo que afetariam sua decisão de participar.
Você não gostaria que seu evento fosse ofuscado por outro em que seu público-alvo esteja envolvido.
Antes de enviar o save the date para sua rede, faça uma pequena pesquisa. Verifique se não há eventos ou feriados concorrentes que possam interferir na participação.
E se você planeja tornar o evento global, tente o seu melhor para escolher um horário que funcione para o maior número possível de participantes. E caso não seja viável, tente disponibilizar o conteúdo após as apresentações. Também pode ser interessante planejar várias sessões de rede e eventos virtuais para diferentes fusos horários.
5. Escolha sua plataforma de eventos virtuais
Uma boa ferramenta para seus eventos virtuais é essencial para o sucesso deles!
Porém para escolher a melhor plataforma para realizar a transmissão do seu evento ao vivo ou apresentação on-line, alguns fatores, como a infraestrutura para a realização da transmissão, devem ser levados em consideração.
A E-inscrição é a ferramenta perfeita para você!
Através dela, você terá um ambiente virtual seguro e simples para suas transmissões on-line, e, para gerenciar todos os processos da organização e planejamento do seu eventos, como inscrições, relatórios financeiros e envios de certificados aos participantes por e-mail.
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6. Divulgue o evento
Assim como um evento presencial, você deve promover o máximo possível o seu evento para obter a participação ideal de inscritos.
Comece criando uma página especificamente para o seu evento, contendo todas as informações necessárias que funcionem como sua base para as necessidades de todos os participantes. E verifique se o seu evento tem uma marca clara que fale com o seu público e o conteúdo.
Um visual coeso torna seu evento memorável!
Descreva e crie mensagens de divulgação de conteúdo de blog e mídia social para os meses ou semanas que antecederão o seu evento.
Dê às pessoas uma amostra do que elas ouvirão no evento, os detalhes do palestrante ou informações extras do evento em si.
Crie e distribua materiais compartilháveis para ajudar na divulgação. Eles podem incluir banners, botões, vídeos etc. Promova no site e em todas as mídias sociais.
Faça também uma landing page ou página de inscrição onde as pessoas poderão se registrar facilmente.
Entre em contato com as parcerias e influenciadores e invista em anúncios pagos. Verifique se o seu evento é promovido para o público-alvo por meio da segmentação por público-alvo em plataformas de mídia social como Facebook, LinkedIn e Twitter.
Então, crie campanhas de exibição para os participantes que visualizaram sua página do evento, mas não se registraram. Eles podem apenas precisar de um lembrete.
7.Lembre os participantes de desligar as notificações
A tentação de reagir a notificações no seu telefone ou computador enquanto você trabalha em casa é muito mais forte do que quando você está em uma sala cheia de pessoas.
Então, uma dica para aproveitar os benefícios de um evento on-line é influenciar os inscritos a eliminarem essas distrações para manter o foco durante o evento.
Para isso, você pode criar uma arte para o início das apresentações e orientar os apresentadores a solicitar que os participantes silenciem o celular ou coloquem-o na opção “Não perturbe”.
As notificações por push (as que aparecem no canto da tela) são provavelmente a pior distração durante uma conferência no computador. Então você pode solicitar que os participantes a desliguem para evitar distrações durante as sessões.
Quer saber como se portar diante da câmera? Clique aqui.
8. Use os recursos interativos
Alguns serviços de conferência incluem recursos interativos, como levantar a mão, bate-papo, sessões de perguntas e respostas e pesquisas de satisfação.
Aproveite, então, esses recursos para influenciar a interação entres os anfitriões e participantes e mantê-los engajados durante o evento. Para isso, faça perguntas ponderadas ou compartilhe respostas perspicazes às perguntas dos hosts, para permitir que outros participantes vejam e reflitam.
9. Faça um resumo do que aconteceu e envie aos participantes
Outra forma de aproveitar os benefícios de um evento on-line é não se esquecer da promoção pós-evento e do conteúdo de acompanhamento.
Você pode criar conteúdo de acompanhamento ou “melhores momentos” do evento e encaminhar para os participantes pelo e-mail.
Essa é uma ótima forma de melhorar a experiência dos participantes, além de ajudá-los a revisar todas as informações.
10. Avaliar as métricas do evento
As métricas são essenciais em qualquer estratégia digital, pois permitem entender o comportamento do público, justificar o investimento, projetar orçamento e atrair patrocinadores.
Uma das vantagens do evento on-line é a facilidade em reunir dados e mensurar resultados sobre o evento e dos participantes durante o evento virtual em comparação com um evento presencial.
Isso porque, como tudo é feito digitalmente, quase todas as ações dos participantes podem ser rastreadas e analisadas e essas informações podem ser usadas para melhorar a estratégia de eventos futuros.
Assim, é possível avaliar o perfil demográfico do seu público e recolher dados de engajamento como por exemplo comentários, dependendo da plataforma utilizada.
Ainda é possível automatizar mensagens de acordo com os hábitos e preferências de cada pessoa. Se você quer saber mais sobre métricas, clique aqui e leia nosso artigo com as 10 KPIs mais importantes a serem considerados ao avaliar o sucesso de um evento.
Conclusão
Eventos virtuais oferecem conveniência e flexibilidade para participantes e palestrantes e podem economizar custos, além de serem fáceis de configurar.
Agora que você já sabe como aproveitar os benefícios de um evento on-line, já possui uma plataforma de eventos para automatizar todas as etapas de planejamento? Já sabe como transformar eventos presenciais em virtuais?
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