Ainda que se tenha anos de experiência em organização de eventos, não é possível garantir que lembraremos de todos os detalhes sempre. Se a experiência na área ainda não é grande, as probabilidades de esquecimento são maiores. Por esta razão, é imprescindível construir uma check-list para eventos que te guiará durante o planejamento e execução.
A lista de verificação ideal é aquela que contempla todos os itens necessários para a realização de um evento. Isso significa que ela é variável, sendo necessárias adaptações para cada demanda ou momento. No entanto, alguns itens são básicos e imprescindíveis para que qualquer evento aconteça. Hoje vamos abordar esses pontos fundamentais que devem estar em todo check-list para eventos.
Informações gerais sobre o evento
O primeiro item de uma check-list para eventos é um resumo geral do acontecimento. Esse tipo de informação se faz necessária a cada decisão a ser tomada e precisa ser conhecida por todos os envolvidos. Local, horário, objetivo, perfil do público, número de participantes, telefone e e-mail do responsável são informações mínimas requeridas.
Relação de fornecedores e responsabilidades
É fundamental ter à mão todas as informações referentes a cada um dos fornecedores. Isso inclui nome da empresa, nome do responsável, e-mail e telefone. Em seguida, enumere as responsabilidades de cada profissional. Dessa forma, fica fácil avaliar o que já foi feito e o que ainda está pendente para que seja cobrado.
Inclua também o horário previsto para chegada e saída de cada fornecedor. Lembre-se de que isso deve ser combinado e confirmado anteriormente com as empresas. É uma ação que evita desencontros e correrias de última hora. Além do mais, pode acontecer de um profissional depender de outro para realizar seu trabalho. Neste caso, o atraso causará um efeito dominó.
Recursos – materiais de apoio
Itens dos mais variados tipos podem entrar nessa relação: canetas, flip charts, rádios de comunicação, lista de convidados, crachás, entre outros. Nesse caso, o check-list é um pouco mais específico, podendo variar a cada evento. A forma mais fácil de não esquecer de incluir nada nessa lista é pensar em cada fase do acontecimento.
Cronograma de ações
Como o próprio nome já diz, o cronograma de ações garante que nenhuma tarefa relacionada ao evento seja negligenciada. O mais indicado é que sejam feitas listas de afazeres para cada momento do evento: pré, durante e pós. Através desse documento será possível checar item a item o que deve ser feito em cada etapa.
David Allen, autor do método GTD (Getting Things Done), diz que para produzirmos mais, devemos esvaziar todas as nossas caixas de entrada. Certamente, a que mais nos perturba é a própria mente. Quantas vezes não nos lembramos de alguma coisa importante durante o banho ou antes de dormir? O ideal é anotar aquela lembrança e livrar a sua mente dessa preocupação.
Esta é uma das razões pelas quais o check-list para eventos torna-se tão importante e funcional. É uma forma de termos certeza de que tudo está sob controle e de que nada será esquecido. Embora, seja o tipo de documento que deverá ser melhorado a cada acontecimento, até que se chegue ao modelo ideal. E para otimizar o trabalho, use uma plataforma para gestão de eventos. Assim, as tarefas operacionais serão automatizadas e haverá mais tempo para focar no check-list.
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