Ao organizar um evento como retiro ou acampamento, é necessário tomar uma série de cuidados para tornar a experiência mais agradável e cumprir os objetivos pretendidos. E isso começa sempre com uma boa gestão. No post de hoje, veja como gerenciar a hospedagem em retiros e acampamentos e faça desse momento um sucesso! Vamos lá?
Estabeleça uma comunicação aberta e clara com os hóspedes
Para que tudo seja feito da melhor maneira, é necessário estabelecer uma comunicação aberta e clara com os convidados. Lembre-se que, em eventos como acampamentos e retiros, as pessoas costumam estar em contato umas com as outras durante todo o tempo, o que pode facilmente gerar atritos caso ocorra alguma falha.
Por isso, todas as vezes que for se comunicar, seja de forma individual ou coletiva, expresse-se de forma clara, objetiva e educada. Sempre pergunte a todos se ficou alguma dúvida.
Outro ponto importante é deixar claro que a equipe está aberta a toda troca de informação com cada uma das pessoas, seja para sugestões, elogios, possíveis reclamações ou dúvidas — tanto antes quanto durante e depois do evento.
Estimule a troca de ideias entre os membros
É importante que você estimule a troca de ideias entre todos. Assim você poderá fazer com que a experiência não só renda bons frutos ao longo do acampamento ou retiro, mas também gere bons laços entre todos os membros com o tempo. Isso faz com que os participantes, além de boas lembranças, conquistem novas amizades, parceiros, etc.
Conheça bem os participantes do evento
Aproveite o momento de preparação para conhecer bem as pessoas que participarão. Faça um grupo em redes sociais, troque e-mails, aproveite para encurtar os laços com elas.
Isso ajuda a gerar confiança em seu trabalho e permite pensar em novas atividades a serem realizadas durante o evento. Além disso, também ajuda no gerenciamento de organização das pessoas que serão recebidas ali ao planejar a hospedagem em retiros e acampamentos.
Esteja preparado para imprevistos
Em alguns casos o local do evento pode ser distante do centro da cidade, e é extremamente importante preparar a sua equipe para lidar com imprevistos de forma rápida. Algumas dicas são:
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faça uma checklist;
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tenha itens de emergência caso seja necessário algum reparo de última hora;
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verifique se no local há telefone ou sinal de celular para contato em caso de emergência;
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elabore uma lista de possíveis problemas que possam ocorrer e soluções rápidas para elas.
Dica de ouro: leve na sua equipe um médico ou enfermeiro voluntário. Ter um profissional no local do evento pode fazer muita diferença em caso de emergência.
Utilize tecnologias que facilitem esse processo
Utilize tecnologias e ferramentas que auxiliam na hora de gerenciar a hospedagem em retiros e acampamentos. Há uma série de detalhes que precisam ser pensados com cuidado, tais como:
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proporção de homens e mulheres e como serão distribuídos, de forma que todos fiquem confortáveis, já que normalmente os dois gêneros ficam separados uns dos outros;
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gerenciar a quantidade de inscritos para o evento;
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administrar os grupos que poderão ser montados e que irão dormir no mesmo dormitório, por exemplo;
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verificar se há necessidade de providenciar acessibilidade para algum participante;
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gerenciar a lotação do local;
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ajuda no pós-evento.
E então, você já pratica essas dicas quando vai gerenciar a hospedagem em retiros e acampamentos? Gostou do nosso conteúdo e quer aprender mais? Assine nossa newsletter e receba muito mais conteúdo como esse!
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