Quando chega o dia do evento, os planos já foram feitos, tudo está organizado e as coisas começam a se tornar mais concretas, em uma perspectiva do organizador. A primeira etapa do ‘durante o evento’, então, é o momento em que os participantes chegam ao local e precisam realizar o credenciamento do evento.
O credenciamento, por definição, é a etapa inicial que acompanha a chegada dos inscritos ao local do evento, os quais se dirigem a um setor específico a fim de confirmar que realizaram suas inscrições e receberem algum tipo de comprovante.
O comprovante, por sua vez, pode ser um crachá, uma pulseira ou algum outro tipo de credencial, e é exatamente esse elemento que fornecerá acesso e autorização aos participantes para que eles entrem no espaço do evento propriamente dito, como um ‘passaporte’ de entrada.
O sistema de credenciamento em eventos é bastante variável conforme o modelo que o organizador optou, mas cada um possui seu grau de eficiência – sendo alguns muito mais simples que outros, e outros bastante sujeitos a erros – é claro.
Neste artigo, vamos te mostrar 5 dicas para você se destacar no credenciamento do seu evento e garantir que essa etapa aconteça com organização, leveza e sucesso. Boa leitura!
O credenciamento em eventos é importante, porque:
- Organiza a entrada de pessoas dentro do local do evento;
- Auxilia o organizador a confirmar se os inscritos realmente compareceram e participaram do evento;
- Proporciona segurança ao organizador, uma vez que o credenciamento é uma forma de controle de inscrições e pagamentos;
- Gera credibilidade ao organizador e ao próprio evento;
- Ajuda você na posterior emissão dos certificados.
5 dicas para você se destacar no credenciamento do seu evento
Agora que você já sabe o que é o credenciamento em eventos e qual é a sua importância, você vai descobrir 5 dicas que te ajudarão a otimizar essa etapa e torná-la mais eficiente. Tá preparado? Vamos à primeira dica:
#1 Sinalize e capriche no local de credenciamento
Grande parte da eficiência do credenciamento do seu evento está relacionada ao local que você destina a ele. Afinal, uma mesinha simples com uns crachás e uma estrutura montada especialmente para o credenciamento são duas coisas completamente contrastantes, não é?
Por isso, a dica é que você sinalize bem e capriche muito no credenciamento do seu evento. Monte um stand, invista em uma placa que chame a atenção de todos quando estes chegarem no local do seu evento, e proporcione bastante espaço para os inscritos organizarem-se e não precisarem formar uma fila gigante.
Além disso, tenha tudo organizado com você e sua equipe, a fim de evitar aquela situação embaraçosa de um monte de papéis, pessoas perdidas e confusão – isso pode descredibilizar muito o seu negócio.
Tendo isso em vista, nossa dica é que você simplifique ao máximo possível os processos do credenciamento, evitando papeladas desnecessárias e digitalizando o máximo possível para facilitar o check-in e torná-lo mais rápido.
#DicadoE-i: Com o E-inscrição, você pode realizar o controle de acesso dos participantes pelo celular de forma simples e rápida através do aplicativo de credenciamento. O app conta com leitor de QRcode, funciona desconectado da internet, permite múltiplos dispositivos ao mesmo tempo, detecta tentativas de fraudes e ainda sincroniza novas inscrições.
#2 Treine sua equipe para passar credibilidade
De nada adianta montar uma estrutura grande, organizada e com cara de ‘profissional’ se a sua equipe não se comporta como tal.
Mesmo se o seu evento tenha um caráter mais informal e descontraído, sua equipe de trabalho precisa sempre de treinamento e instruções. E quando falamos do credenciamento do evento, essa seriedade se torna ainda maior, considerando que a equipe do check-in será a “cara” do seu evento e deixará a primeira impressão nos participantes.
Por isso, antes do evento iniciar, reúna todas as pessoas responsáveis por essa etapa e mostre claramente como eles devem proceder, instruindo-os para serem gentis e educados sempre, mantendo a calma mesmo quando as coisas fugirem um pouco do controle. Afinal, é exatamente isso que gera credibilidade para você.
#3 Kits e brindes são ótimas alternativas para ganhar o público
Nem que seja um bloco de notas e uma caneta: se for personalizado e entregue com carinho e humanização, você vai, certamente, ganhar o coração dos participantes.
Os brindes ou até mesmo kits do evento, são ótimas ideias para ganhar o público e ainda deixá-los com uma lembrança do seu evento, o que ajuda muito nas etapas pós-evento e para que eles participem dos seus próximos projetos.
Além disso, essa dica casa muito nem com a etapa do credenciamento: sua equipe faz todo o processo de conferência da inscrição e do pagamento, entrega a credencial (pulseira, crachá e afins), e entrega também o presente junto. Temos certeza que os participantes ficarão encantados.
Quer algumas dicas?
- Uma squeeze personalizada – assim os participantes ganham um presente e ainda se mantêm hidratados durante o evento;
- Um bloco de notas ou um caderno para anotações e uma caneta: você incentiva os participantes a registrarem tudo e eles ainda levam o conhecimento para casa;
- Uma camiseta: esse brinde é clássico, não é?
- Porta-copos personalizados podem ser presentes bem criativos também;
#4 Comece a realizar o credenciamento com antecedência
Nada de abrir as portas 10 minutos antes do início do evento, tá? Além dessa ação proporcionar um grande risco de confusão e erros e deixar uma reputação bem ruim para o nome do seu negócio, ainda pode atrasar muito a abertura do seu evento e deixar as pessoas estressadas na fila: descredibilidade total.
Por isso, nossa dica é que você comece a realizar o credenciamento do evento com antecedência, no mínimo 1 hora antes do início oficial.
Assim, você:
- Passa segurança e profissionalismo aos inscritos;
- Evita filas;
- Pode realizar o check-in com calma e tranquilidade.
#DicadoE-i: Com o E-inscrição, é possível imprimir etiquetas personalizadas online para agilizar o credenciamento dos seus eventos.
#5 Conte com um sistema de gestão como E-inscrição para otimizar seu processo de credenciamento
Na era da informação, quanto menos papel e mais agilidade, melhor! Tendo isso em vista, utilize a tecnologia a seu favor e desfrute dos benefícios que ela pode oferecer.
Um dos recursos disponíveis é o sistema de gestão, que, além de acelerar a consulta e conferência de dados no momento do credenciamento, ainda otimiza o tempo da sua equipe e dos inscritos.
O E-inscrição, por exemplo, é um sistema de gestão para eventos e cursos que conta com um aplicativo próprio para credenciamento. Assim, através do app, é possível:
- saber os horários de entrada e saída dos participantes, uma vez que esses dados ficam registrados no aplicativo;
- impedir o acesso de pessoas não autorizadas e facilitar o controle do pós-evento;
- organizar listas de presença;
- cria etiquetas para crachás com código de barras;
- possibilitar que os próprios inscritos confirmem seu comparecimento por meio do aplicativo no celular.
Além de todos esses mecanismos, a plataforma também é uma segurança para os participantes do seu evento, pois, em caso de esquecimento do comprovante, ela disponibiliza o registro da pessoa via sistema, podendo confirmar a inscrição.
E o melhor: o E-inscrição oferece esse aplicativo completamente GRATUITO para automatizar o credenciamento do seu evento. Com ele, você realiza o controle de entrada dos participantes pelo celular de forma simples e rápida!
Quer saber como? Segue um passo a passo abaixo:
- Baixe o app E-inscrição na Apple Store ou na Play Store no celular ou tablet de staff de credenciamento (o app pode ser utilizado simultaneamente em vários aparelhos);
- Abra o app e selecione o evento. O leitor de QR Code começará a funcionar;
- Depois, aproxime a câmera ao QR Code do participante – seja ele impresso ou no celular – e;
- Pronto, o check-in foi realizado!
Com o E-i, ainda é possível:
Gerenciar formas de divulgação, ter um site personalizado para o seu evento ou curso, zelar pela gestão de inscrições e proporcionar uma experiência inesquecível a todos os participantes.
Além disso, você consegue:
- Elaborar formulários personalizados;
- Oferecer inscrições online;
- Gerenciar as informações dos inscritos e transportá-las para arquivos em PDF;
- Possibilidade de oferecer diversas opções de pagamento: parcelas em até 12x em boleto e no cartão de crédito;
- Emissão de certificados;
- Envio de e-mails para lista de contatos ou inscritos;
- Página do evento com design moderno e de fácil configuração;
- Descontos e cupons para grupos que o organizador quiser.
Tudo isso com a menor tarifa do mercado: apenas 6,9%!
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