Contratar fornecedores e parceiros para o seu evento pode até parecer uma tarefa simples, mas certamente demanda muito cuidado e atenção. Afinal, grande parte do sucesso do seu evento dependerá dos serviços prestados por quem você selecionou. Dentre esses, destacam-se:
- Espaço e estrutura;
- Equipamentos de som e de luz;
- Brindes e stands;
- Decoração;
- Buffet…
Sempre dependendo do estilo do evento, é claro.
A questão é que, para assegurar sucesso no seu evento e o bem-estar dos participantes – o qual é fundamental – todo zelo do mundo é necessário no momento de fechar com alguém. Continue lendo e compreenda!
4 aspectos a considerar antes de contratar fornecedores e parceiros para o seu evento
Há quem pense que só porque tal fornecedor é popular ou porque fez um evento grande de sucesso, ele já pode ser definido como “o melhor”. Há ainda quem avalie a qualidade dos seus fornecedores pelo preço que eles estipulam ou através de como mostram sua imagem.
Certamente que todos esses aspectos que citamos acima são muito importantes na hora de analisar quem você contratará para o seu evento. Contudo, um “bom nome” ou um número de seguidores nas mídias sociais não podem servir como indicadores definitivos de qualidade e serviço prestado. Há diversos elementos que precisam entrar no “cálculo”.
Para que você não erre nesse aspecto tão importante e evite imprevistos com entregas, com a qualidade do trabalho e de produtos, entre outras questões, elencamos 4 aspectos a considerar antes de contratar fornecedores e parceiros para o seu evento. Acompanhe!
#1 Reputação do fornecedor que você pretende contratar
Ainda que um perfil nas redes sociais não seja o padrão definitivo ou a regra geral para um fornecedor ser realmente bom, é de extrema relevância e necessidade que você explore a reputação de quem você pretende contratar.
Para isso, é preciso:
- pesquisar este fornecedor em fontes seguras;
- analisar o portfólio, redes sociais ou site do fornecedor;
- pedir indicações e opiniões de outros organizadores de eventos;
- buscar feedbacks de participantes.
Nesse caso, dedique-se em tirar conclusões que tenham fundamento e base. Por exemplo: é injusto e até ilógico considerar um fornecedor em questão como “ineficaz” por causa da opinião de uma ou duas pessoas. Dessa forma, procure conclusões amplas e baseadas em dados diversos.
#2 Forma de atendimento no primeiro contato
A forma como um fornecedor trata você e te atende logo no primeiro contato, é capaz de revelar muita coisa sobre o seu serviço e modo de trabalho. Por isso, a segunda coisa que você deve considerar antes de contratar parceiros para o seu evento, é justamente a maneira de atendimento dele.
A demora ao retornar contatos ou orçamentos e a postura de indiferença, superioridade ou desdém, são alguns sinais de que talvez esse não seja o melhor fornecedor para você.
Afinal, se houver algum imprevisto durante o seu evento, você precisará que isso seja resolvido com agilidade e atenção máxima. Tendo isso em vista, procure perceber qual é a forma que esse fornecedor reage no primeiro contato de vocês. Isso será extremamente importante para a sua decisão.
#3 Abertura e flexibilidade para negociações e orçamento
Preços altos não são necessariamente sinônimos de qualidade, e preços mais acessíveis não são sempre camufladores de serviços que deixam a desejar. Não caia nessa cilada.
O terceiro aspecto que você deve considerar antes de contratar fornecedores para o seu evento, é a forma como ele reage quando falamos de questões financeiras. Esse fornecedor está aberto a propostas e negociações, ou ele é completamente irredutível em relação aos valores?
A flexibilidade é um fator muito importante para uma negociação. É ela, inclusive, que irá revelar as intenções do seu fornecedor. Por isso, preze por parceiros que estejam abertos para conversar e que ofereçam flexibilidade em sua forma de pagamento.
#4 Contrato de prestação de serviços
Mesmo que o fornecedor que você deseja contratar aparente ser de confiança, e embora você tenha gostado muito do serviço que ele oferece, nunca feche negócio sem antes ler com atenção o contrato de prestação de serviços – e sanar todas as suas dúvidas.
Essa ação pode evitar inconvenientes antes, durante e após a produção do seu evento. Por isso, é importante alinhar as suas expectativas com as possibilidades de atendimento do seu parceiro em potencial.
Alguns aspectos para você observar:
- informações sobre pagamento e condições;
- prazos de entrega;
- cláusulas em caso de cancelamento ou atrasos;
- condições propensas a multas;
- direitos e deveres que possam existir.
A contratação de fornecedores pode ser trabalhosa, considerando que ela pede sua dedicação para pesquisas, avaliação de orçamentos, negociação, e por aí vai.
Entretanto, uma escolha certa é capaz de render uma boa parceria com fornecedores em eventos futuros, além de reduzir riscos de imprevistos e falhas, ganhar um atendimento personalizado e garantir uma maior segurança para os organizadores. Por isso:
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