Organizar eventos cristãos pode se tornar uma tarefa trabalhosa quando executada por poucas pessoas, não é? A beleza deles, no entanto, está na força do voluntariado, considerando que a maior parte das atividades dentro da igreja são encabeçadas e realizadas por voluntários – pessoas que se dispõem a ajudar pela causa maior do Reino.
Dessa forma, seguindo essa cultura das igrejas, o voluntariado acabou se tornando a principal força tarefa dos eventos cristãos – sejam esses seminários, congressos, cafés, cursos ou workshops, dentre tantas outras modalidades – e por isso, ele deve ser devidamente estruturado.
O que considerar ao montar uma equipe de voluntários para eventos cristãos?
E quando falamos em uma devida estruturação, referimos o zelo que é fundamental no momento de selecionar os voluntários em cada área de atuação do evento. Ora, há quem pense que esses podem ser escolhidos aleatoriamente apenas por se disporem a ajudar, mas na verdade não é bem assim.
Mesmo os voluntários precisam passar por uma seleção a fim de que você – o organizador – perceba se o perfil deles realmente se encaixa no que você está procurando, e se eles possuem as atribuições necessárias.
Para te ajudar, vamos mostrar nesse artigo as 5 questões que você precisa considerar ao montar uma equipe de voluntários para eventos cristãos. Acompanhe!
#1 Perfil adequado
Como já referimos, é importante que todo organizador de eventos analise o perfil de cada pessoa que se voluntariou a trabalhar, procurando perceber se o perfil em questão se encaixa na proposta do evento e para que, posteriormente, cada voluntário possa ser alocado em sua devida função. Falaremos disso mais tarde.
A questão é que, independente da nobreza do voluntário ao se dispor, é fundamental que ele se enquadre na identidade do evento, e que apresente as habilidades que você está buscando.
Para fazer essa seleção – principalmente se a sua igreja for muito grande – opte pela abertura de inscrições e um formulário com as principais variáveis que você deseja analisar. Assim, é possível que você analise cada perfil de uma maneira muito mais rápida e efetiva, e ainda possa compará-los entre si.
#2 Procure conhecê-los melhor
Depois de selecionada a sua pré equipe de voluntários, é interessante que você procure conhecê-los melhor: suas habilidades que foram referidas no momento da inscrição, a forma de se comunicar, a personalidade e o temperamento, assim por diante.
Para fazer isso, marque uma reunião – que pode ser de caráter informal, inclusive – com os voluntários selecionados. Nesse encontro, converse bastante e busque entender o que cada uma das pessoas pode oferecer de melhor para o seu evento.
É nesse momento que se faz extremamente necessária a…
#3 Organização
Pré evento sem planejamento e organização não é pré evento, concorda? A organização faz parte de todas as etapas dos eventos – cristãos ou não – que buscam o sucesso, inclusive na seleção e na montagem da equipe de voluntários.
Por isso, depois de conhecer melhor cada pessoa e selecioná-las definitivamente (agora você tem a sua equipe montada!), está na hora de organizar cada detalhe do seu evento. Aqui:
- Promova um brainstorming;
- Ouça sugestões;
- Formule com clareza a identidade e os objetivos do seu evento;
- Selecione os fornecedores de estrutura, equipamentos, produtos e serviços, comes e bebes, e assim por diante;
- Defina cada área de atuação no evento. Por exemplo: recepção, luzes, fotos, venda de produtos, som, limpeza, decoração…
Feito isso, é o momento da:
#4 Divisão de tarefas de acordo com os diferentes perfis
Nesse ponto, você já tem sua equipe de voluntários e também já possui definidas todas as áreas de atuação dentro do seu evento. Tendo isso em vista, é preciso que você analise – de acordo com as etapas anteriores, tais como seleção de perfis e reunião – no que exatamente cada voluntário irá colaborar dentro do evento.
Preste atenção nesse passo a passo que preparamos para você:
- Reúna os voluntários com perfil semelhante;
- Monte times de voluntários equivalentes às áreas de atuação dentro do evento;
- Procure designar cada time – de acordo com seu perfil – para uma tarefa específica: pessoas mais comunicativas ficam com a recepção, os mais introvertidos, por sua vez, ficam nos bastidores audiovisuais, e assim por diante;
- Por último, selecione pessoas dentro desses times para liderarem a função que lhes foi estabelecida, a fim de que tudo fique devidamente organizado.
Dessa forma, você terá variados times de pessoas com habilidades similares trabalhando naquilo que se dão melhor. E quando unidos os times, tem-se uma rede completa de funções sendo executadas com sucesso pelos voluntários.
#5 Treinamento e instruções
Depois de selecionados e reunidos os voluntários, que posteriormente já foram agrupados para seus respectivos times, chegou uma das partes mais importantes para o sucesso da equipe de voluntários em eventos cristãos: é hora do treinamento!
É importante ressaltarmos que, apesar de muitas pessoas terem habilidades naturais e intrínsecas, ainda assim o treinamento é fundamental para que tudo saia conforme o planejado.
Por isso, separe um tempo intencional para treinar todos os seus voluntários, alinhando-os conforme o objetivo central do evento e lembrando-os dos detalhes que eles precisam saber. Quer mais dicas de como executar esse treinamento? Leia nosso artigo específico sobre esse tema e descubra agora mesmo! Basta clicar na imagem abaixo:
E aí? O que achou das nossas dicas? Seguindo todas elas, podemos garantir que a sua equipe de voluntários se dará muito bem no seu evento.
No entanto, ainda está faltando alguma coisa, não é? Já temos a equipe de voluntários para tornar o evento um sucesso. Mas e as inscrições? E os pagamentos? O credenciamento dos participantes? E todas as ações pós evento? O que acontece com tudo isso?
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