Nós falamos tanto sobre gestão de eventos neste blog, que alguém pode até perguntar se isso é realmente tão importante assim. Afinal, será que, mesmo sem gestão, o seu evento pode ser bem-sucedido e gerar resultados concretos?
Para acabar de vez com possíveis dúvidas, vamos esclarecer:
- O que é gestão de eventos;
- Quais são os objetivos da gestão de eventos;
- E te mostrar, por fim, se a gestão de eventos é realmente importante e indispensável, ou não.
Está pronto? Fique com a gente e boa leitura!
O que é gestão de eventos?
Pense em uma empresa: tudo o que a envolve – desde as finanças, às pessoas e aos processos – necessita ser administrado, certo? Com os eventos é a mesma história.
Resumidamente, a gestão de eventos é tudo o que se refere ao planejamento e à administração dos processos que envolvem, por si só, um evento. Sendo assim, ela é como a gestão de uma empresa, mas ao invés de ser aplicada a um negócio ou marca, ela é aplicada a um congresso, um festival, um show, um seminário e assim por diante.
A gestão vai desde a definição dos objetivos e do tema do evento, passando pelo planejamento financeiro, a comunicação com os inscritos, o processo das inscrições, o planejamento das ações de divulgação, e até o desenvolvimento das ações pós-evento.
Geralmente, essa é uma responsabilidade do organizador e da sua equipe, mas existem ferramentas que auxiliam e automatizam diversas tarefas – como é o caso da plataforma de gestão. Essa ferramenta digital é um facilitador que anda de mãos dadas com o organizador e com a equipe, tornando o dia a dia da gestão de eventos muito mais fácil.
Quais são os objetivos da gestão de eventos?
O principal objetivo da gestão de eventos é fazer com que o evento aconteça com sucesso em todas as etapas. Isso envolve, então:
- Proporcionar uma experiência inesquecível aos participantes;
- Conduzir o processo de inscrições de maneira organizada e tranquila;
- Gerar resultados através da comunicação com os inscritos;
- Formular ações de divulgação que provoquem alcances reais e mais inscrições;
- Desenvolver ações pós-evento para levantar possíveis melhorias e receber feedbacks;
- Executar todas as etapas do evento de forma estratégica.
Afinal, a gestão de eventos é tão importante assim?
Agora que você já entendeu o que é a gestão de eventos e quais são os seus objetivos, é hora de refletir: afinal, a gestão de eventos é tão importante assim?
Considerando que todas as etapas que proporcionam um evento bem-sucedido precisam ser gerenciadas, a gestão é, certamente, importante. Pense em um carro sem volante ou então em um trem andando fora dos trilhos: assim é um evento sem gestão, visto que é justamente a gestão que dá a base necessária para que ações sejam desenvolvidas e para que, por fim, o evento aconteça.
Ainda não está convencido? Não se preocupe! Elencamos 5 motivos pelos quais a gestão de eventos é, definitivamente, muito importante. Continue lendo!
#1 Sem gestão, não há planejamento. Sem planejamento, não há evento
Somente um evento cuja gestão é bem feita conta com um planejamento efetivo. E é justamente esse planejamento que determinará se o evento vai acontecer, ou não.
Afinal, ninguém faz um casamento sem antes fazer lista de convidados, contratar fornecedores, alugar o local, os trajes, e todo o resto, não é? Da mesma forma, qualquer evento não existe sem planejamento – que por sua vez, não existe sem uma gestão de eventos bem focada.
Além disso, o planejamento que funciona é aquele que é baseado em dados, experiências anteriores, pesquisa de público-alvo e definição de metas – e todos esses aspectos entram no que chamamos gestão de eventos.
#2 A gestão de eventos proporciona resultados reais
Isso porque, além da gestão de eventos ser a responsável pelo planejamento e o desenvolvimento de ações, é também ela que possibilita que o organizador faça análises e compare resultados.
Dessa forma, dizemos que a gestão é o lado estratégico de um evento porque, através dela, o evento começa a ser arquitetado com bases sólidas – sem achismos ou meras opiniões.
O fim disso são os resultados reais – visíveis e palpáveis.
#3 A gestão de eventos possibilita análises e feedbacks
Através de registros organizados e relatórios confiáveis – os quais compõem a gestão de eventos – o organizador pode realizar análises e colher feedbacks, que posteriormente o ajudarão a promover melhorias e evitar erros.
Esses feedbacks podem ser coletados de diversas formas no pós-evento – formulários personalizados, redes sociais, e-mail marketing ou no próprio site do evento – e só é possível aproveitá-los através de uma boa gestão.
Afinal, sem gestão não há comunicação com os inscritos e, portanto, não há feedbacks.
#4 Sem gestão de eventos, não há experiência do participante
A experiência do participante é conquistada através de tudo o que fazemos – desde o planejamento do evento em questão, sua execução e até no pós-evento – para garantir sua satisfação. Ela é a forma como o participante se sente ao longo de todas as etapas do evento em questão.
Porém, para que uma boa experiência efetivamente ocorra, a gestão de eventos é extremamente importante. É ela, na realidade, que conduzirá o organizador em todas as etapas e ações que possibilitarão a experiência dos inscritos:
- Na divulgação eficiente que capta a atenção do público;
- Na comunicação com o público antes e depois da inscrição;
- No momento da inscrição como um processo tranquilo e sem transtornos;
- O evento em si bem organizado;
- Na promoção de ações após o término do evento.
Tudo isso só funciona quando bem gerenciado.
#5 A gestão de eventos faz com que você aproveite seus recursos
A gestão de eventos é importante, para além de tudo o que você já descobriu aqui, para fazer você economizar – e sem perder a qualidade do evento.
Isso porque, quando todas as etapas do evento estão sendo devidamente geridas, é possível realizar pesquisas e análises profundas de forma organizada e estratégica, o que consequentemente permite que você economize seus recursos.
Quem nunca acabou contratando o primeiro fornecedor que encontrou, ou alugou o primeiro espaço que viu e acabou sofrendo um prejuízo gigantesco depois? Isso acontece quando há falta de planejamento e controle.
A gestão de um evento, nesse caso, possibilita ao organizador ampliar sua visão estratégica e manter na palma da mão tudo o que seu evento envolve.
Para que a gestão de eventos valha a pena, você precisa acertar na plataforma de gestão
Você já sabe que a gestão de eventos é importante, mas há ainda um ponto a ser esclarecido: sem que você tenha uma ferramenta para fazer a sua gestão acontecer, certamente ela se tornará uma verdadeira dor de cabeça.
A plataforma de gestão entra, nesse cenário, como a solução perfeita para os organizadores poderem administrar todos os processos de um evento com excelência, praticidade, eficiência e precisão.
Dica de ouro pra você:
O E-inscrição é uma plataforma de gestão de cursos e eventos que simplifica processos e auxilia na administração das informações de maneira prática e eficiente, otimizando o tempo do organizador.
E quando falamos de financeiro, as coisas ficam ainda melhores:
- Você só paga quando vende, por inscrição confirmada;
- Em eventos gratuitos, nosso serviço é gratuito;
- Para eventos pagos, contamos com a melhor tarifa do mercado, apenas 6,9% – enquanto outras plataformas chegam a cobrar 10%;
- É possível antecipar recebíveis.
Todas essas vantagens, para desfrutar de dezenas de funcionalidades da plataforma de gestão do E-i. Veja algumas delas:
- Formulários personalizados;
- Inscrições online;
- Gestão de informações dos inscritos para arquivos em PDF;
- Possibilidade de oferecer diversas opções de pagamento: parcelas em até 12x em boleto e no cartão de crédito;
- Emissão de certificados;
- Envio de e-mails para lista de contatos ou inscritos;
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