Quer fazer um evento, mas não pode gastar muito ou tem um teto que não pode ser ultrapassado e não sabe como reduzir gastos sem prejudicar o evento?
Nem sempre o organizador dispõe de uma verba muito alta para realizar seu evento e isso pode acabar atrapalhando seus planos. Mas não se preocupe, é possível sim realizar um bom evento gastando menos.
Pensando nisso, vamos mostrar como é possível reduzir gastos sem prejudicar o evento e te mostrar opções de como organizar um evento com qualidade e gastando menos. Acompanhe!
Faça um orçamento
Fazer o orçamento de um evento é muito importante para saber quanto você realmente pode gastar, como andam suas finanças e, talvez, para compreender melhor o porquê da necessidade de poupar gastos – caso essa seja uma dúvida. Mas, além disso, com o orçamento, o organizador poderá estabelecer alguns limites:
- Quanto você pode gastar?
- Quanto você deve poupar?
- Existe a possibilidade de ter um valor reservado para imprevistos?
- Com o que eu gastarei? – estabeleça com o que você gastará com cada item;
- Distribua bem o dinheiro entre as tarefas que devem ser cumpridas: locação, equipamentos, materiais, entre outros.
Realizar um planejamento orçamentário para a sua empresa também pode ser uma ótima opção para identificar problemas, reduzir gastos desnecessários e estabelecer metas com mais segurança. Para entender mais sobre o assunto clique aqui.
Com a etapa do orçamento feita, podemos pensar na divulgação.
Divulgação gratuita
Antigamente, era necessário um investimento monetário muito alto para que seu evento fosse divulgado em algum meio.
Hoje em dia isso não é mais um problema tão grande. Temos diversos meios de comunicação ao nosso alcance gratuitamente e que, se usados de forma correta, podem gerar um ótimo retorno ao organizador do evento.
As redes sociais são um excelente exemplo disso. Elas possibilitam que o organizador cuide delas sozinho, sem precisar de um investimento financeiro. Além de serem um dos meios que mais impactam e retém a atenção dos consumidores, segundo dados de uma pesquisa realizada pela MindMiners.
O Instagram é um ótimo meio de divulgação de eventos, já que pode ter um alcance gigantesco de acordo com o plano de ação que for estabelecido. Ele dispõe de diversos recursos para divulgação, entre eles podemos citar:
- Feed – posts que devem ser atrativos e com textos mais curtos, informando o necessário ao público;
- Stories – vídeos ou fotos que ficam disponíveis no perfil durante 24 horas. Nele existem diversos recursos interessantes como: enquetes, contagem regressiva para o evento que outras pessoas também podem ativar para lembrar a data, hashtags e perguntas;
- IGTV – vídeos de até 1 hora, podem ser ótimos para explicar um pouco mais sobre o evento, a motivação para a realização dele, etc;
- Reels – vídeos de até 30 segundos que costumam viralizar bastante, podem aparecer no explorar e trazer ainda mais público ao evento divulgado.
Além do Instagram como forma de divulgação gratuita, também temos o Facebook e o LinkedIn:
Uma página no Facebook também pode alcançar muitas pessoas, principalmente se tiver todas as informações completas em sua página e publicações feitas regularmente pelo administrador da página:
- Informações principais: elabore bem as informações que serão disponibilizadas na página, visando esclarecer qualquer dúvida sobre o evento;
- Página x perfil pessoal: crie uma página e não um perfil pessoal, para aumentar o alcance e não limitar a quantidade de curtidas e seguidores;
- Publique posts com fotos e/ou vídeos interessantes na página inicial que chamem para o evento;
- Fixe posts importantes: faça um post falando sobre o evento, quais assuntos serão abordados nele e fixe-o na página. Assim, todos que entrarem lá, já entenderão do que se trata;
- Use o Facebook Ads: é um mecanismo de marketing da rede social que possibilita determinar quem receberá aquela informação e como isso vai acontecer – muito bom para alcançar um público ainda maior e que se interesse pelo evento.
O LinkedIn também é uma ótima opção para divulgar seu evento sem precisar gastar. Crie uma página para a empresa ou apenas para o evento e divulgue as principais informações do mesmo. Nessa rede social, as publicações têm a tendência de serem mais formais e direcionada ao relacionamento B2B (Business to Business), portanto, invista em:
- Página completa: ofereça todas as informações da empresa ou do evento oferecido a fim de deixar tudo esclarecido;
- Publicações informativas: faça publicações que informem data, horário, local e sobre o que será o evento. Também é interessante investir em publicações que informem o porquê do oferecimento daquele evento, como foi pensado e porquê saiu do papel. Assim as pessoas entenderão melhor o porquê devem participar e como se identificam com ele;
- Gere tráfego para o site do evento: crie conteúdo que direcione o público do LinkedIn para o site do seu evento ou da sua empresa;
- Poste vídeos: vídeos de eventos passados podem gerar uma boa expectativa para o que acontecerá e assim, pode chamar a atenção de mais pessoas;
- Publicações que incitem o networking: que organizador não gosta de promover uma boa rede de networking, né? Mencione isso em suas publicações, insinuando que seu evento será uma boa oportunidade para que os empreendedores aumentem sua rede de networking. Isso pode acabar atraindo mais pessoas, e até gerar um patrocínio.
Todas essas redes não precisam de investimento financeiro – apesar de haver essa possibilidade para impulsionar a página ou a publicação. Isso facilitará ainda mais uma divulgação efetiva do seu evento, sem precisar investir nada além de tempo para planejar suas publicações.
Além disso, essa interação com o público e inscritos nas redes sociais pode acabar gerando um bom engajamento no evento – se você fizer um conteúdo que os instigue a participar do evento – e, consequentemente, mais inscritos. Ou seja, além de reduzir os gastos, você ainda tem a chance de aumentar seu lucro.
Patrocínio ou parcerias
Conseguir um patrocínio ou uma parceria com alguma marca ou empresa pode ser um passo chave para reduzir gastos sem prejudicar o evento.
Para pensar na lista de patrocinadores possíveis, é importante que o patrocinador seja do mesmo nicho no qual o seu evento se encaixa. Dessa forma, será possível que o patrocinador apareça, de alguma forma, durante o evento: seja na colocação do seu logotipo em alguma área ou em algum produto que será distribuído ou vendido no evento.
O mesmo serve para a parceria: a marca parceira também terá benefícios ao fazer parte do seu evento, podendo ter o logotipo aparecendo em algum setor ou produto do evento ou, até mesmo, aparecendo como alguma atração do evento.
A parceria geralmente oferece um serviço em troca e o patrocínio pode entrar com o recurso monetário e aparecer também durante o evento. Tudo deve ser bem acordado.
Inscrição online e recebimento antecipado
Oferecer inscrições online para o evento pode ser muito eficiente para reduzir gastos, considerando que não haverá gastos com locação da inscrição ou impressão dos ingressos para os inscritos. São vários os benefícios para aderir à inscrição online, como:
- Armazenamento de informações;
- Otimização do tempo;
- Relatório das informações em tempo real;
- Facilidade na gestão das inscrições.
As inscrições online podem possibilitar a chance de receber o valor das inscrições antecipadamente, o que pode ser de grande valia para o organizador. Ofereça opções de pagamento no cartão de débito e crédito e também parcelamentos. Isso atrai pessoas que não tem o valor total da inscrição no momento.
Certificados por e-mail para reduzir gastos em eventos
Ao invés de gastar com a impressão de certificados de participação impressos, ofereça certificados online. Hoje em dia, eles estão em alta e, na maioria das vezes, as pessoas já até esperam que os eventos os ofereçam online.
O certificado online é entregue no endereço de e-mail do participante, facilitando quem não pode ir até o local do evento novamente só para isso. Fazer isso também ajudará o organizador a ter um maior controle da gestão no pós evento.
Taxa da plataforma
Pesquise bem para fazer a escolha de uma plataforma de gestão de eventos. Procure por uma que tenha uma taxa por inscrição em conta. Assim, o retorno financeiro será maior e é uma ótima opção também para reduzir gastos sem prejudicar o evento.
Por falar em plataforma de gestão de eventos com uma taxa em conta, conheça o E-inscrição:
O E-inscrição é a plataforma de gestão de cursos e eventos com a menor tarifa do mercado: apenas 6,9%, enquanto outras plataformas de gestão cobram 10% por inscrição.
Além da melhor tarifa, nós ainda podemos te ajudar a reduzir gastos em eventos também, te ajudando a colocar em prática algumas dicas que citamos. Conheça nossas funcionalidades:
- Ofereça opções de pagamento online no débito à vista ou parcelamento em até 12 vezes no cartão de crédito ou boleto bancário;
- Emissão de certificados e envio deles para o e-mail dos participantes diretamente pelo sistema;
- Inscrições online pela plataforma;
- Crie a página do seu evento como preferir;
- Pagamento fácil e seguro: Processo seguro e 100% integrado com o mais alto padrão de segurança da indústria financeira: criptografia avançada + PCI Compliance;
- Impressão de etiquetas com a personalização que preferir;
- Gestão de controle: painel de indicadores em tempo real, página de pesquisa avançada de inscrições e exportação dos dados para uma planilha;
- Aplicativo de credenciamento com check-in por QRcode.
O E-inscrição oferece diversos benefícios que te ajudarão a reduzir os gastos em seus eventos e ainda facilitará sua gestão.
Oferecemos uma gestão completa: desde a inscrição até o certificado, passando pelo financeiro, check-in e comunicação. A solução ideal para quem deseja reduzir gastos sem prejudicar o evento. Comece utilizando nossa plataforma gratuitamente clicando no botão abaixo.
Gostou das dicas deste artigo? Conte nos comentários, queremos saber quais dicas para reduzir gastos em eventos foram mais úteis para você.