Está fazendo de tudo para que seus eventos deem certo mas eles, por algum motivo que você não sabe, não dão? A fidelização de clientes após seus eventos não está com uma taxa tão alta? Esses são problemas comuns de muitos organizadores de eventos que não seguem todos os passos para realizar eventos de sucesso.
Esses passos são fundamentais para que o evento funcione da melhor maneira e também possa agradar aos clientes – ponto extremamente importante, que pode ocasionar na fidelização e, consequentemente, no sucesso da empresa.
Neste artigo vamos te ensinar 6 passos para fazer eventos de sucesso e como os organizadores podem colocar isso em prática, impulsionando o sucesso das empresas. Acompanhe as dicas:
1. Planeje o evento
Todo organizador precisa de um bom planejamento para atingir seus objetivos, que neste caso, é realizar eventos de sucesso. Mas para que isso realmente dê certo, é importante que esse planejamento seja feito com antecedência.
Dessa forma o organizador pode pensar em todos os detalhes necessários para que esse evento tenha seu objetivo atingido.
Neste sentido, podemos pensar em alguns planos que devem ser feitos e seguidos no momento de planejar esse evento, como:
- Segmento do evento: deve ser definido o quanto antes para a possibilidade de seguir um direcionamento. Será um evento gastronômico? Um evento esportivo? Um evento sobre um curso online? Todos esses pedem planejamentos diferentes, fique atento;
- Não queira fazer o evento sozinho: ao planejar um evento é muito difícil fazer tudo sozinho. Por isso, se você tem um time, delegue funções aos seus funcionários;
- Organize datas: tenha um cronograma estabelecido e siga o que é necessário fazer em cada data prevista. Dessa forma, não existem margens para atrasos e imprevistos;
- Faça um orçamento: importante para que o organizador não gaste mais do que o previsto e não tenha prejuízos ao invés de lucros;
- Decoração: esse passo pode transmitir credibilidade a empresa, já que muitos clientes se encantam pelo que vêem. Invista em uma decoração que se assemelhe a empresa.
Todos esses pontos citados são muito importantes e devem ser feitos, pelo menos, com um semestre de antecedência. Assim o organizador terá tempo de planejar todos os aspectos do evento.
Após isso, não podemos deixar de pensar em um aspecto muito importante: a divulgação.
2. Faça uma divulgação efetiva
Um ponto chave para um evento ser um sucesso é fazer uma divulgação eficiente do mesmo. Isso pode ser feito através do site do evento e das redes sociais. Divulgue datas, horários, local e do que se trata o evento.
Fazendo isso, os clientes que não estão no mailing poderão saber mais e se interessarem pelo evento, facilitando o interesse de outras pessoas pelo evento que acontecerá.
3. Observe seu público
Preste atenção nas características que o seu público apresenta, como idade, gênero, posicionamentos, gostos pessoais, entre outros.
Assim, você elabora um evento que seja condizente com os perfis de seus clientes, gerando mais proximidade entre a empresa e eles.
Conhecer e entender seu público é o primeiro passo para iniciar o processo de elaboração de eventos de sucesso. Além disso, possibilita o auxílio em muitos outros aspectos, como identidade visual, por exemplo.
4. Tenha uma identidade visual no seu evento
Como citamos em um dos tópicos anteriores, definir o segmento do evento é muito importante para que o planejamento seja iniciado. Mas, além disso, direciona também a identidade visual que o organizador deve construir para o evento.
O conceito de identidade visual consiste em uma representação visual de um produto, empresa ou marca. Resumindo, é o que torna uma organização diferente das outras por alguma característica em específico.
Construir uma identidade visual para um evento inclui alguns passos importantes, como:
- Definir as cores usadas;
- Quais imagens podem ou não aparecer;
- Qual fonte de letra é a mais adequada para ser usada nos cartazes, slides, folhetos e/ou banners;
- Logotipo;
- Tenha um aspecto que diferencie o evento: pode ser um slogan, um conceito ou um produto.
A identidade visual é muito importante para o evento. Os clientes associam os aspectos estabelecidos à marca, o seu diferencial.
No entanto, quando falamos sobre eventos de sucesso não podemos pensar apenas no planejamento, mas sim, no momento no qual o evento ocorrerá. Esse é um momento chave para a fidelização de clientes, por exemplo.
5. Ofereça o melhor tratamento aos inscritos no evento
No momento do evento, além de oferecer uma boa estrutura – que provém do planejamento feito pelo organizador meses antes – é importante que os inscritos no evento sejam muito bem tratados no ambiente.
Essa etapa é essencial para a imagem que o cliente terá no evento sobre a empresa. Dentre as ações que devem ser tomadas durante o evento, podemos destacar:
- Ofereça comes e bebes: quem não gosta de chegar em um evento e poder comer e beber alguma coisa, né? Esse é um tratamento muito importante pois fará com que os clientes se sintam acolhidos e bem tratados;
- Treine a equipe que irá trabalhar no evento: é importante lembrar os funcionários no treinamento a sempre manter a cordialidade e ter como lema a frase: o cliente tem sempre a razão. Um bom atendimento gera uma maior chance de fazer com que o evento seja um sucesso;
- Brindes: oferecer brindes na entrada ou saída do evento faz com que o cliente se lembre da sua empresa – principalmente se for um brinde útil, como uma caneca ou uma camiseta. Ao se sentirem presenteados, os clientes tendem a ter mais proximidade e preferência pela empresa;
- Sorteios: realizar sorteios no evento de algum item relacionado a marca pode aproximar o cliente da marca, fazer com que ele se sinta ‘sortudo’ por estar presente. Essa euforia ficará marcada no cliente, podendo gerar, a partir disso, a fidelização de clientes.
6. Inscrições online
Hoje em dia quanto mais a tecnologia é usada, mais rápido as coisas acontecem. Nos eventos isso não é diferente, a tecnologia ajuda – e muito. Principalmente na etapa da inscrição.
Oferecer a inscrição do evento pela internet facilita o primeiro passo que o público precisa dar para participar.
A inscrição online deve ser realizada por meio de um formulário a ser preenchido pelo público, devendo ser disponibilizado através de uma plataforma de gestão.
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Gostou deste artigo? Comente aqui embaixo quais das ações que citamos você não conhecia e vai colocar em prática!