Método GTD: saiba como utilizá-lo no planejamento de eventos
Organização de Eventos

Método GTD: saiba como utilizá-lo no planejamento de eventos

O método de organização Getting Things Done, popularmente conhecido como GTD, é extremamente versátil e pode te ajudar a planejar tudo, até mesmo o curso de sua própria vida. Seu autor, David Allen, o criou com essa intenção e, rapidamente, a metodologia se tornou popular por ser tão abrangente. No Brasil, o livro que explica a teoria de Allen ganhou o nome de A Arte de Fazer Acontecer.

O método GTD tem várias peculiaridades que, para muitos, pode torná-lo complexo, mas vamos abordar, de forma objetiva, os principais processos do método para que você possa usá-lo no planejamento de eventos. A ideia é auxiliar na correria com todos os preparativos de forma que você esvazie sua mente e possa trabalhar de forma produtiva e eficiente.

Workflow do método GTD

O sistema de gestão de David Allen tem um ciclo de ações que nos ajuda a identificar os próximos passos que deverão ser seguidos diante de uma informação recebida. Segundo o autor, para que nosso cérebro esteja livre do estresse e possa pensar de forma estratégica, devemos designar uma próxima ação para toda informação que recebemos de forma imediata.

Para exemplificar, vamos imaginar a organização de uma palestra. Supondo que você esteja planejando o evento e receba um e-mail de um dos fornecedores. Assim que recebê-lo você deve avaliar se ele demanda ou não uma ação.

1. Caso a resposta seja negativa, você tem três opções de destino para a mensagem:

  • Arquivar como referência, caso seja um contrato ou informação importante que você precisará no futuro;

  • Deixar incubado, se for algo que pode ou vai ser necessário em algum momento, como a fatura para pagamento que vencerá dentro de alguns dias;

  • Descartar, caso seja um e-mail sem importância.

2. Demanda ação? Então descubra o caminho a seguir:

  • Faça na hora, caso demore até dois minutos, como responder confirmando um dado solicitado;

  • Delegue, se for um boleto de cobrança e você não for o responsável pelo pagamento, por exemplo;

  • Adie, se não é algo urgente e que você possa incluir na sua lista de próximas tarefas ou no seu calendário, caso seja um compromisso com data pré-determinada.

Finalmente, caso você esteja planejando mais de um evento ao mesmo tempo, vale separá-los por projetos, já que cada um vai exigir um conjunto de ações que deverão ser feitas durante um longo período. Na pasta de cada um deles, que pode ser física ou virtual, armazene todos os arquivos de suporte que precisará no decorrer da organização.

O método GTD no planejamento de eventos

Quem trabalha organizando eventos sabe o quanto este processo pode ser estressante e como, por muitas vezes, temos que deixar o planejamento de lado e partir direto para a ação. Com o Getting Things Done é possível criar um sistema automatizado de ações, evitando a perda de documentos, esquecimento de informações importantes e aquele sentimento de que o dia tem poucas horas e que estamos rendendo pouco.

O método GTD pode ser aplicado em qualquer situação, mas para um organizador de eventos ele pode ser um grande alívio frente a correria e aos contratempos que acabam acontecendo.

Aqui discorremos brevemente sobre seu funcionamento e explicamos de forma sucinta os primeiros passos para adentrar o mundo do “fazer acontecer”. Mas, temos certeza de que, se você aplicar essas dicas, terá sucesso e tranquilidade no planejamento do seu próximo evento!

E então, vai aplicar o método GTD na organização de seus próximos eventos? Quer receber outras dicas para organizar eventos de forma mais eficiente? Então, assine nossa newsletter e não perca os próximos artigos!

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